Stundennachweis richtig ausfüllen: Stundenzettel mit Beispiel

Stundennachweis, Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis: drei Namen für dieselbe Liste mit Datum, Beginn, Ende und Pause. Sie ist schnell ausgefüllt und trotzdem Anlass für die meisten Rückfragen am Monatsende. Hier erfahren Sie, was in jede Spalte gehört, sehen ein ausgefülltes Wochenbeispiel und die Fehler, die sich in fast jeden Stundenzettel irgendwann einschleichen.

Was ist ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis hält fest, wann eine Person tatsächlich gearbeitet hat. Er ist die Grundlage für den Lohn bei Bezahlung nach Stunden, für das Arbeitszeitkonto bei festen Wochenstunden und für jede Frage wie „Habe ich im September mehr gearbeitet als geplant?“.

Ob er Stundenzettel, Stundenaufstellung oder Arbeitszeitnachweis heißt, hängt von den Gepflogenheiten im Betrieb ab. Wichtig ist der Unterschied zum Dienstplan: Der Plan zeigt, wer arbeiten soll. Der Stundennachweis zeigt, wer wirklich gearbeitet hat, mit allen Abweichungen, die eine Woche so mit sich bringt.

Was in jede Zeile gehört

Oben auf das Blatt kommen Name, Monat und Standort oder Abteilung. Danach eine Zeile pro Arbeitstag mit diesen Spalten:

• Datum, am besten mit Wochentag. Ein „Sa“ neben dem Datum fällt beim Prüfen sofort auf.
• Beginn und Ende als tatsächliche Uhrzeit, also 07:55, wenn die Arbeit um 07:55 begonnen hat.
• Pause in Minuten. Eine eigene Spalte, damit sie niemand im Kopf abziehen muss.
• Arbeitszeit: Ende minus Beginn minus Pause, als Stunden und Minuten oder als Dezimalzahl.
• Bemerkung für alles, was später Fragen aufwerfen könnte: getauschte Schicht, früher gegangen, Schulung.

Unten stehen die Summe des Monats und, wenn Ihr Betrieb das so handhabt, die Unterschriften der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und der Führungskraft. Eine fertige Tabelle mit diesen Spalten finden Sie bei unseren Vorlagen für Stundenzettel und Dienstplan, als Excel zum Ausfüllen am Rechner oder zum Ausdrucken. Wer Sollstunden und Saldo für den ganzen Monat braucht, nimmt die Vorlage für den Arbeitszeitnachweis.

Ausgefülltes Beispiel: eine Woche im Café

Eine Barista mit wechselnden Schichten, Woche vom 21. bis 27. September. Mittwoch und Sonntag hat sie frei.

Am Donnerstag ist sie 20 Minuten länger geblieben, weil die Abendschicht zu spät kam. Genau so etwas gehört in die Bemerkung, mit dem Namen der Kollegin. Vier Wochen später erinnert sich niemand mehr daran, warum dort 19:20 steht.

Wer Arbeitszeiten für einen einzelnen Tag nachrechnen will, nimmt den Arbeitszeitrechner: Beginn, Ende und Pause eingeben, und er zeigt Arbeitszeit und Dezimalstunden an, ohne Anmeldung.

Pausen richtig eintragen

Die Pause ist die Spalte mit den meisten Fehlern. Drei Regeln helfen:

1. Die tatsächliche Pause eintragen. Wer wegen eines vollen Ladens nur 15 Minuten Pause hatte, schreibt 15. Eine pauschal eingetragene halbe Stunde macht den Nachweis ungenau, in beide Richtungen.
2. Mehrere Pausen addieren. 15 Minuten am Vormittag und 30 am Mittag sind 45 Minuten in der Spalte.
3. Eine Null ist eine Angabe. Eine leere Pausenspalte lässt offen, ob es keine Pause gab oder ob sie vergessen wurde. Eine 0 beantwortet die Frage.

Welche Pausen bei Ihnen bezahlt sind und welche nicht, regelt Ihr Betrieb. Für den Stundenzettel zählt nur, dass jede Pause sichtbar ist. Alles Weitere lässt sich daraus berechnen.

Uhrzeit oder Dezimalstunden?

Beides ist richtig, solange es nicht gemischt wird. Stunden und Minuten (7:45) liest jeder sofort, Dezimalstunden (7,75) lassen sich direkt mit einem Stundenlohn multiplizieren. Die Umrechnung ist einfach: Minuten durch 60. 45 Minuten sind 0,75 Stunden, 20 Minuten sind 0,33 Stunden.

Gefährlich wird es, wenn beides in derselben Spalte steht. 7,40 auf einem Stundenzettel heißt 7 Stunden und 24 Minuten. Wer darin 7:40 liest, rechnet 16 Minuten zu viel. Legen Sie deshalb für den ganzen Betrieb eine einheitliche Schreibweise fest. Wie Sie Stunden pro Tag, Woche und Monat sauber zusammenrechnen, zeigt der Artikel Arbeitsstunden berechnen.

Nachtschicht und Schichten über Mitternacht

Eine Schicht von 22:00 bis 06:15 gehört in eine Zeile, und zwar unter dem Datum, an dem sie beginnt. Zwei halbe Zeilen auf zwei Tagen sehen ordentlich aus und lassen sich später kaum zuordnen.

Gerechnet wird über Mitternacht hinweg: von 22:00 bis 24:00 sind 2 Stunden, von 00:00 bis 06:15 sind 6 Stunden 15 Minuten, zusammen 8:15. Mit 45 Minuten Pause bleiben 7:30, also 7,50 Stunden. Ein Hinweis in der Bemerkung („bis 06:15 am 26.09.“) erspart die Rückfrage, ob sich jemand beim Ende vertippt hat.

Urlaub, Krankheit und freie Tage

Tage ohne Arbeit gehören trotzdem auf den Stundennachweis, mit einem Kürzel in der ersten Zeitspalte, zum Beispiel:

• U für Urlaub
• K für krank
• F für frei laut Plan
• S für Schulung oder Seminar, wenn sie nicht als normale Arbeitszeit eingetragen wird

Verwenden Sie dieselben Kürzel wie im Dienstplan. Steht F dort für Frühdienst, nehmen Sie für freie Tage ein anderes Zeichen; gängige Kürzel erklärt der Artikel Dienstplan Abkürzungen.

Wie solche Tage in Stunden zählen, legt Ihr Betrieb fest. Der Stundennachweis sorgt nur dafür, dass kein Tag des Monats fehlt. Eine leere Zeile wirft am Monatsende als Erstes Fragen auf.

Falsche Zeiten nachvollziehbar korrigieren

Fehler kommen vor: Jemand vergisst zu stempeln, ein Ende wird zu früh eingetragen, eine Schicht wurde getauscht. Wichtig ist, dass jede Korrektur nachvollziehbar bleibt.

• Auf Papier den alten Wert durchstreichen, lesbar lassen und den neuen danebenschreiben. Überschreiben oder Tipp-Ex machen jede Zahl verdächtig.
• Den Grund dazuschreiben, auch wenn er banal ist: „Handy leer, Ende laut Kasse 21:40“.
• Zeitnah korrigieren. Eine Korrektur am selben Tag ist eine Kleinigkeit, eine Korrektur nach drei Wochen ist eine Diskussion.

Fünf typische Fehler im Stundenzettel

1. Aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Wer am 30. den ganzen Monat nachträgt, schreibt die Zeiten aus dem Dienstplan ab. Abweichungen gehen dabei verloren, und genau um die geht es.
2. Die Pause fehlt. Dann ist die Arbeitszeit jeden Tag um 30 Minuten zu hoch, über den Monat kommen schnell zehn Stunden zusammen.
3. Stunden und Minuten als Kommazahl übernommen. Aus 7:50 wird 7,50, richtig wäre 7,83.
4. Summe von Hand addiert. 22 Zeilen mit Stunden und Minuten im Kopf zu addieren geht selten gut. Eine Tabelle mit Formel oder eine Zeiterfassung rechnet zuverlässiger.
5. Getauschte Schichten nicht vermerkt. Dann passen zwei Stundenzettel nicht zum Plan, und beim Abgleich sieht es so aus, als hätte die eine Person doppelt und die andere gar nicht gearbeitet.

Stundennachweis aus der Zeiterfassung

Am wenigsten Arbeit macht der Stundennachweis, den niemand abschreiben muss. In InShift stempelt das Team per App oder am Tablet an der Tür. Alle im Team sehen in der App unter „Check in“ ihre Tage mit Beginn, Ende, Pause und der Summe des Monats, also den eigenen Stundennachweis.

Führungskräfte sehen unter „Time tracking“ alle Stempelzeiten neben der geplanten Schicht. Hat jemand vergessen zu stempeln, wird die Schicht dort mit „Correct the shift“ nachgetragen, mit Kommen, Gehen, Pause und einem Grund. Unter „Payroll“ stehen pro Person die geplanten und die gestempelten Stunden als Dezimalzahl, und „Export to Excel“ liefert die Liste für die Lohnabrechnung.

Mehr dazu auf der Seite Zeiterfassung-App.