Arbeitszeitnachweis Vorlage für Excel und PDF

1. Name, Personalnummer und den ersten Tag des Monats in die gelben Felder oben eintragen.
2. „Soll pro Arbeitstag“ setzen, etwa 8 Stunden bei 40 Wochenstunden oder 7,7 bei 38,5.
3. „Übertrag Vormonat“ aus dem letzten Nachweis übernehmen, Minusstunden mit Minus.
4. Je Arbeitstag Beginn, Ende und Pause in Minuten eintragen.
5. An Urlaubs-, Krankheits- und Feiertagen U, K oder F in die Spalte „Kürzel“ schreiben.
6. Am Monatsende ausdrucken und von beiden Seiten unterschreiben lassen, jede Seite bekommt eine Kopie.

Ist ergibt sich aus Ende minus Beginn minus Pause, in Dezimalstunden: 7:30 bis 16:00 mit 30 Minuten Pause sind 8,00. Soll ist an jedem Arbeitstag von Montag bis Freitag der Wert aus „Soll pro Arbeitstag“, an Wochenenden und an Tagen mit Kürzel 0. Die Differenz je Tag ist Ist minus Soll.

Im Beispiel der Datei, November 2026 in einer Küche: 159,50 Stunden Ist, 152,00 Soll, ein Saldo von +7,50 im Monat. Mit +2,50 Übertrag steht der neue Saldo bei +10,00 Stunden. Diese Zahl tragen Sie im nächsten Monat als Übertrag ein.

Arbeiten Sie regelmäßig am Samstag oder in wechselnden Schichten, schreiben Sie das Soll des Tages direkt in die Spalte „Soll“.

Die Pause tragen Sie in Minuten ein, sie wird abgezogen. Endet ein Dienst nach Mitternacht, etwa 22:00 bis 6:00, zählt die Formel 8 Stunden und bucht sie auf den Tag des Beginns. Alle Stunden stehen als Dezimalzahl, weil sich damit rechnen lässt: 8:30 sind 8,50. Einzelne Zeiten rechnen Sie mit dem Industrieminuten-Rechner um, den Wert einer Stunde zeigt der Stundenlohn-Rechner.

Kopieren Sie das Blatt in Excel für jeden Monat (Rechtsklick auf den Reiter, „Verschieben oder kopieren“), ändern Sie das Datum oben und übernehmen Sie den neuen Saldo als Übertrag. Legen Sie pro Person eine eigene Datei an, dann bleiben die Unterschriften sauber getrennt. Für die Frage, wer an welchem Tag überhaupt da war, gibt es die Anwesenheitsliste für das ganze Team.