Arbeitszeitkonto führen: Plus- und Minusstunden richtig rechnen

Ein Arbeitszeitkonto zeigt, wie stark die gearbeiteten Stunden vom vereinbarten Soll abweichen: Plusstunden, wenn mehr gearbeitet wurde, Minusstunden, wenn weniger. Die Rechnung ist einfach: Ist minus Soll plus der Stand aus dem Vormonat. Schwierig wird es erst, wenn niemand den Saldo im Blick hat. Hier rechnen wir einen ganzen Oktober durch und zeigen die Regeln, mit denen das Konto nicht aus dem Ruder läuft.

Was ein Arbeitszeitkonto ist

Ein Arbeitszeitkonto ist eine laufende Rechnung pro Person. Auf der einen Seite steht das Soll, also die vereinbarte Arbeitszeit, auf der anderen das Ist, die tatsächlich gearbeitete Zeit ohne Pausen. Die Differenz ist der Saldo. Er wird von Woche zu Woche oder von Monat zu Monat fortgeschrieben.

Der Zweck: Arbeit darf schwanken, ohne dass jede Schwankung sofort bezahlt oder abgezogen wird. In einer vollen Woche entstehen Plusstunden, in einer ruhigen werden sie abgebaut. Am Ende eines vereinbarten Zeitraums soll der Saldo nahe null liegen.

Soll, Ist und Saldo: die Rechnung

Soll  = Arbeitstage × Sollstunden pro Tag
Ist   = gearbeitete Stunden ohne Pausen
Saldo = Saldo Vormonat + Ist − Soll

Drei Regeln machen die Rechnung eindeutig:

• Feiertage haben ein Soll von null. Ein Monat mit Feiertag hat also weniger Sollstunden.
• Urlaubstage und Tage mit Krankmeldung werden in den meisten Betrieben mit dem Tagessoll als Ist gebucht. Sie erzeugen weder Plus noch Minus.
• Stunden als Dezimalzahl. 7 Stunden und 45 Minuten sind 7,75. Wer 7,45 schreibt, verliert 18 Minuten. Mehr dazu im Artikel Dezimalstunden und Industrieminuten.

Beispiel: ein Monat im Arbeitszeitkonto

Vollzeit, 40 Stunden pro Woche, 8 Stunden pro Tag. Der Oktober 2026 hat 22 Arbeitstage von Montag bis Freitag, der 3. Oktober fällt auf einen Samstag. Das Soll beträgt 22 × 8 = 176 Stunden. Aus dem September kommt ein Saldo von −6,5 Stunden.

Der Oktober bringt vier Plusstunden. Mit dem Übertrag aus dem September steht das Konto Ende Oktober bei −6,5 + 4,0 = −2,5 Stunden. Die Person hat im Oktober also mehr gearbeitet als vereinbart und trotzdem noch Minus auf dem Konto. Genau das sieht nur, wer den Saldo weiterträgt.

Minusstunden: woher sie kommen und wie sie abgebaut werden

Minusstunden entstehen auf drei Wegen, und es lohnt sich, sie auseinanderzuhalten:

1. Der Plan sieht zu wenige Stunden vor. Der Dienstplan für den Monat gibt einer Person mit 176 Sollstunden nur 152. Das Minus ist geplant, bevor jemand einen Fuß in den Betrieb setzt.
2. Der Betrieb schickt Leute früher nach Hause. Wenig Gäste, schlechtes Wetter, die Schicht endet eine Stunde früher.
3. Die Person geht früher oder kommt später, auf eigenen Wunsch.

Halten Sie schriftlich fest, wie mit jeder dieser Ursachen umgegangen wird, bevor das erste Minus entsteht. Abgebaut werden Minusstunden mit längeren Schichten oder Zusatzschichten in den folgenden Wochen. Planen Sie den Abbau ein: Zwei Stunden mehr pro Woche bauen zehn Minusstunden in fünf Wochen ab, ohne dass jemand an einem Tag zehn Stunden arbeitet.

Der wirksamste Hebel ist der erste Punkt. Prüfen Sie vor dem Veröffentlichen des Plans, ob alle im Team auf ihr Soll kommen. Im „Planner“ von InShift stehen die geplanten Stunden der Woche unter jedem Namen, ein zu dünner Plan fällt dort auf, bevor er Minusstunden erzeugt.

Woher Minusstunden im Einzelnen kommen und wie ein Abbauplan Woche für Woche mit Zahlen aussieht, zeigt der Artikel Minusstunden.

Plusstunden: abfeiern oder auszahlen

Für Plusstunden gibt es zwei Wege, und beide brauchen eine Grenze:

• Freizeit. Einzelne Stunden früher gehen oder ganze freie Tage. Am einfachsten, wenn sie im Dienstplan wie eine Abwesenheit eingetragen werden, damit niemand mit der Person rechnet.
• Auszahlung. Plusstunden über einer Grenze werden mit dem Stundenlohn ausgezahlt, gegebenenfalls mit einem vereinbarten Zuschlag. Wie Sie den Betrag ausrechnen, zeigt der Artikel Überstunden berechnen.

Ohne Grenze wächst das Konto unbemerkt. 80 Plusstunden sind zwei volle Wochen, die irgendwann im Dienstplan fehlen.

Wie Sie Plusstunden mit freien Tagen oder kürzeren Schichten abbauen, ohne dass eine Schicht leer bleibt, zeigt der Artikel Überstunden abbauen an einer Hotelrezeption.

Kontoarten: Gleitzeitkonto, Jahreskonto, Ampelkonto

Beim Ampelkonto legt der Betrieb Grenzen fest, zum Beispiel grün bis ±20 Stunden, gelb bis ±40, rot darüber. Bei Gelb steuert die Person selbst gegen, bei Rot gibt es ein Gespräch und einen Plan zum Abbau.

Arbeitszeitkonto in Excel

Für ein kleines Team reicht eine Tabelle mit einer Zeile pro Person und Woche:

A: Woche   B: Soll   C: Ist   D: Differenz   E: Saldo
D2 = C2-B2
E2 = E1+D2        (E1 = Übertrag aus dem Vormonat)

Tragen Sie die Stunden als Dezimalzahl ein, also 7,75 für 7:45, und runden Sie erst den Saldo am Ende. Für einzelne Tage mit Beginn, Ende und Pause rechnet der Arbeitszeitrechner die Stunden ohne Anmeldung aus.

Soll und Ist im Stundenzettel sehen

Das Ist kommt im Idealfall direkt aus der Zeiterfassung, ohne Abschreiben. In InShift stempelt das Team mit dem Handy oder am Tablet am Eingang. Unter „Payroll“ stehen für jeden Zeitraum pro Person die Stunden nach Dienstplan unter „Scheduled“ und die gestempelten unter „Checked in“ nebeneinander, die Differenz ist das Plus oder Minus dieses Zeitraums. Die Übersicht lässt sich als Excel-Datei herunterladen.

Einen Saldo, der über Monate weitergetragen wird, führt InShift nicht als eigenes Konto: Den Übertrag tragen Sie in Ihrer Tabelle weiter. Wie die Zeiterfassung im Betrieb aussieht, zeigt die Seite Zeiterfassung-App.