Überstunden berechnen: Formel, Beispiele und Vergütung

Überstunden sind die Stunden über Ihrer vereinbarten Arbeitszeit: gearbeitete Zeit minus Sollzeit. Die Formel passt in eine Zeile, die Fallstricke liegen davor und danach: Zählen Sie pro Tag oder pro Woche, ist die Pause abgezogen, sind die Minuten richtig umgerechnet? Dieser Artikel zeigt die Rechnung Schritt für Schritt, mit einer Woche, die je nach Zählweise 3,5 oder 0,5 Überstunden ergibt, und dem Weg vom Stundenzettel zum Betrag.

Die Grundformel

Überstunden = Ist-Arbeitszeit − Soll-Arbeitszeit
Ist  = Gehen − Kommen − Pause
Soll = vereinbarte Stunden für denselben Zeitraum

Ist das Ergebnis negativ, sind es Minusstunden. Wie Plus und Minus über Wochen und Monate weitergeführt werden, steht im Artikel Arbeitszeitkonto führen.

Wie Sie Minusstunden schon im Dienstplan verhindern und wieder abbauen, steht im Artikel Minusstunden.

Schritt 1: Arbeitszeit pro Tag ohne Pause

Beginnen Sie mit den Uhrzeiten und ziehen Sie die Pause ab, bevor Sie irgendetwas mit dem Soll vergleichen. Ein Beispiel: Kommen 07:52, Gehen 17:10, Pause 45 Minuten.

17:10 − 07:52 = 9:18 Anwesenheit
9:18 − 0:45  = 8:33 Arbeitszeit
8:33         = 8 + 33 ÷ 60 = 8,55 Stunden
8,55 − 8,00  = 0,55 Überstunden

Der letzte Schritt vor dem Vergleich ist die Umrechnung in Dezimalstunden: 33 Minuten sind 33 ÷ 60 = 0,55 Stunden. Wie das in beide Richtungen geht, erklärt der Artikel Dezimalstunden und Industrieminuten, für ganze Listen gibt es den Industrieminuten-Rechner.

Schritt 2: pro Tag oder pro Woche zählen

Ob ein langer Montag einen kurzen Mittwoch ausgleicht, entscheidet die Zählweise. Sie steht im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Regelung, manchmal ist sie einfach gelebte Praxis. Klären Sie sie, bevor Sie rechnen:

• Pro Tag: Jede Stunde über dem Tagessoll ist eine Überstunde. Kurze Tage gleichen lange nicht aus.
• Pro Woche: Erst die Wochensumme über dem Wochensoll zählt. Tage gleichen sich innerhalb der Woche aus.
• Pro Monat oder über ein Zeitkonto: Wie pro Woche, nur über einen längeren Zeitraum. Bei Gleitzeit ist das der Normalfall.

Beispiel: dieselbe Woche, zwei Ergebnisse

Soll 8 Stunden pro Tag und 40 pro Woche. Die Zeiten sind bereits ohne Pause angegeben.

• Pro Tag gezählt: 1,5 + 2,0 = 3,5 Überstunden. Die 3 fehlenden Stunden der kurzen Tage werden je nach Regel als Minusstunden geführt oder gar nicht verrechnet.
• Pro Woche gezählt: 40,5 − 40 = 0,5 Überstunden.

Bei 16 Euro Stundenlohn liegen die beiden Ergebnisse in einer einzigen Woche 48 Euro auseinander. Klären Sie die Zählweise deshalb vor jeder Rechnung.

Überstundenvergütung: Stunden mal Stundenlohn

Vergütung = Überstunden × Stundenlohn × (1 + Zuschlag)

Der Zuschlag ist der Wert aus Ihrer Vereinbarung, oft auch null. Mit den 3,5 Überstunden aus dem Beispiel und 16 Euro Stundenlohn:

• ohne Zuschlag: 3,5 × 16,00 = 56,00 Euro
• mit einem vereinbarten Zuschlag von 25 Prozent: 3,5 × 16,00 × 1,25 = 70,00 Euro

Werden Überstunden mit Freizeit ausgeglichen, entfällt die Rechnung in Euro: 3,5 Stunden auf dem Konto bedeuten 3,5 Stunden Freizeit an einem anderen Tag, oder mehr, wenn auch für den Freizeitausgleich ein Zuschlag vereinbart ist.

Wie Sie den Freizeitausgleich im Dienstplan unterbringen, ohne dass Lücken entstehen, steht im Artikel Überstunden abbauen.

Überstunden bei Monatsgehalt

Bei festem Gehalt brauchen Sie zuerst den Stundenlohn. Weil Monate unterschiedlich viele Arbeitstage haben, rechnet man mit 13 Wochen pro Quartal:

Stundenlohn = Monatsgehalt × 3 ÷ 13 ÷ Wochenstunden

Bei 3.000 Euro brutto und 40 Wochenstunden: 3.000 × 3 ÷ 13 ÷ 40 = 17,31 Euro. Sechs Überstunden im Monat ohne Zuschlag sind 6 × 17,3077 = 103,85 Euro brutto. Rechnen Sie mit dem ungerundeten Stundenlohn und runden Sie erst den Betrag: Mit 17,31 kämen 103,86 Euro heraus. Mehr Beispiele für Teilzeit und Schichtdienst stehen im Artikel Stundenlohn aus Gehalt: 5 Beispiele, die schnelle Rechnung macht der Stundenlohn-Rechner.

Fünf typische Fehler bei der Überstundenberechnung

1. Uhrzeit als Kommazahl. Aus 8:33 wird fälschlich 8,33, richtig sind 8,55. Pro Tag sind das 13 Minuten, über einen Monat mehrere Stunden.
2. Pause vergessen. Wer Anwesenheit mit Arbeitszeit verwechselt, rechnet jeden Tag 30 oder 45 Minuten zu viel.
3. Tageswerte gerundet, dann addiert. Runden Sie erst die Summe am Ende.
4. Zählweise gemischt. Plus wird pro Tag gezählt, Minus pro Woche verrechnet. Legen Sie eine Regel für beides fest.
5. Teilzeit mit Vollzeit-Soll verglichen. Bei 25 Wochenstunden ist das Soll 25, und erst darüber beginnt das Plus.

Überstunden automatisch abrechnen

In InShift legen Sie unter „Payroll“ im Reiter „Premiums“ eine Regel „Over the daily norm“ an: die Tagesnorm in Stunden und einen Faktor, mit dem Stunden darüber bezahlt werden. Alternativ zahlt „Flat overtime pay“ einen festen Betrag für Stunden über der Tagesnorm. Die Regel gilt für den ganzen Betrieb, einen Standort, eine Position oder einzelne Personen, ab einem Datum, das Sie wählen. InShift zählt pro Tag: Zwei Schichten mit je 6 Stunden bei einer Norm von 8 ergeben 4 Stunden über der Norm.

Den Lohn berechnet InShift nach dem Dienstplan, die gestempelten Stunden stehen zum Vergleich daneben. Ist jemand länger geblieben, verlängern Sie die Schicht im Plan, dann rechnet „Payroll“ den Betrag samt Zuschlag neu. Für eine einzelne Woche rechnet der Arbeitszeitrechner die Überstunden über einer Wochenarbeitszeit aus, die Sie selbst eintragen.