Für Zahnarzt- und Arztpraxen

Dienstplan Zahnarztpraxis: jedes Zimmer mit Assistenz, der Empfang auch über Mittag

Ein Behandlungszimmer arbeitet nur, wenn Zahnärztin und ZFA beide da sind, und das Telefon klingelt auch in der Mittagspause. InShift macht aus jedem Zimmer einen Schichttyp, stellt Behandlerin und Assistenz in dieselbe Zelle, plant Prophylaxe, Steri und Empfang im selben Plan und rechnet die Stunden für die Lohnabrechnung. Für die Arztpraxis mit MFA, Labor und Anmeldung gilt dasselbe.

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Sprechzeiten mit Mittagspause, ein freier Mittwochnachmittag und mehr Leute als Zimmer

Eine Zahnarztpraxis mit drei Behandlungszimmern hat oft mehr Behandler als Zimmer: die Inhaberin an vier Tagen, ein angestellter Zahnarzt an fünf, eine Kollegin in Teilzeit am Donnerstag und Freitag, dazu die Prophylaxe im eigenen Zimmer. Jedes Zimmer, das arbeitet, braucht eine ZFA am Stuhl. Eine weitere kümmert sich um die Aufbereitung im Steri, der Empfang ist ab Viertel vor acht besetzt, und die Azubi ist dienstags und freitags in der Berufsschule.

Die Sprechzeiten haben eine Mittagspause: vormittags von acht bis zwölf, nachmittags von zwei bis sechs, am Mittwoch und Freitag nur vormittags. Wer Vormittag und Nachmittag arbeitet, hat in InShift zwei Schichten an einem Tag, und am Mittwoch nur eine. Das Telefon und die Schmerzpatienten richten sich nicht nach der Mittagspause, deshalb bekommt der Empfang einen versetzten Dienst, der über Mittag geht.

Das Terminbuch geht davon aus, dass alle da sind. Fällt die ZFA aus Zimmer 2 aus, arbeitet der Zahnarzt mit der Kollegin aus dem Steri, und die Aufbereitung staut sich. Ein gemeinsamer Plan zeigt solche Lücken schon am Freitag der Vorwoche.

Behandlungszimmer

Ein Zimmer ist ein Schichttyp, Behandlerin und Assistenz stehen in derselben Zelle

Jedes Zimmer bekommt einen Schichttyp mit den Sprechzeiten: „Zimmer 1 vormittags 07:45–12:15“, „Zimmer 1 nachmittags 13:45–18:15“, und so weiter. Prophylaxe, Steri und Empfang bekommen eigene Typen unter ihrer Position. Die Ansicht „List“ zeigt den Tag nach Schichttypen, jedes Zimmer ist eine Spalte mit zwei Namen darin. Ein Zimmer mit Behandler und ohne Assistenz ist eine Zelle mit einem Namen, sichtbar, bevor Sie „Publish“ drücken. Im Bild die Typen des Demo-Standorts.

  • Ein Typ je Zimmer in eigener Farbe, das Paar sind zwei Namen in einer Zelle
  • Nachmittagstypen nur am Montag, Dienstag und Donnerstag
  • „Week“, „Month“, „Year“ und „List“; „Print“ für den Aushang, „Download Excel“ für die Inhaberin
  • Eine ZFA, die auch am Empfang arbeitet, bekommt den Empfang unter „Add positions for cover“ als zweite Position

Die Woche einer Praxis mit drei Zimmern: wer in welchem Zimmer arbeitet

Drei Zahnärzte, eine Dentalhygienikerin, fünf ZFA, eine Azubi und zwei Kolleginnen am Empfang. Die Buchstaben stehen für die Personen; am Mittwoch- und Freitagnachmittag ist die Praxis zu.

ZimmerMoDiMiDoFr
Zimmer 1A+Z1A+Z1A+Z1A+Z1C+Z1
Zimmer 2B+Z2B+Z2B+Z2B+Z2B+Z2
ProphylaxeDH·DHDH·
Zimmer 3···C+Z3·
SteriZ4Z5Z4Z5Z4
EmpfangE1+E2E1+E2E1E1+E2E2

A ist die Inhaberin an vier Tagen, B der angestellte Zahnarzt, C die Kollegin in Teilzeit am Donnerstag und Freitag; DH die Dentalhygienikerin in der Prophylaxe; Z1 bis Z5 die ZFA, Z3 in Teilzeit. Die Azubi arbeitet montags, mittwochs und donnerstags mit am Stuhl oder im Steri und ist dienstags und freitags in der Berufsschule. Am Empfang hat eine Kollegin den Dienst 07:45–16:00, die andere 10:00–18:15, so ist das Telefon über Mittag besetzt.

Stunden

Die Stunden hinter den Terminen: ZFA und Empfang in der Lohnliste

„Payroll“ macht aus den Diensten Beträge. Jede ZFA und jede Kollegin am Empfang hat im Reiter „Pay“ einen Satz, pro Stunde oder als Monatsgehalt, und der Reiter „Accruals“ zeigt je Person Schichten, geplante Stunden, Satz, Zuschläge und den Betrag. Die Inhaberin steht mit dem Lohnmodell „Unpaid“ im Plan, für sie rechnet „Payroll“ nichts. „Export to Excel“ für das Steuerbüro, „Close period“ schließt den Monat ab.

  • Reiter „Pay“: pro Stunde, „Per shift“, Monatsgehalt oder „Unpaid“
  • „Accruals“ je Person: Schichten, Stunden, Satz, Zuschläge, angefallen, ausgezahlt, offen
  • Zwei Schichten am Tag, vormittags und nachmittags, werden zusammengezählt
  • „Export to Excel“ für das Steuerbüro, „Close period“ für den abgeschlossenen Monat

Urlaub und Praxisurlaub

Urlaub zwischen zwei Patienten bestätigt, und das Terminbuch weiß rechtzeitig Bescheid

Die Praxismanagerin bekommt Anträge im Browser und in der App. Unter „Requests“ stehen die offenen mit „Approve“ und „Reject“: eine ZFA möchte eine Woche im Juni, zwei tauschen den Donnerstag, eine Krankmeldung kam um sieben. Genehmigter Urlaub steht in der Tagesansicht unter „Off“, und der Empfang weiß, welches Zimmer nicht ins Terminbuch kommt. Im Praxisurlaub setzen Sie in diesen Wochen einfach keine Dienste.

  • Reiter „Time off“, „Swaps“ und „Open“ mit „Mine“ und „Pending“
  • „Approve“ oder „Reject“ mit einem Tipp; die Kollegin bekommt eine Push-Nachricht
  • „Approve time-off“ und „Approve substitutions“ sind Rechte der Rolle, je Standort
  • Tausch nur innerhalb derselben Position: Der Donnerstag einer ZFA geht an eine ZFA

Eine Praxis in einer Stunde auf InShift

Für eine Praxis mit zwölf Leuten, die Einladung des Teams eingeschlossen.

  1. 1

    Konto und Praxis

    Mit E-Mail oder Google. Die Praxis ist ein Standort; eine Zweigpraxis ist ein zweiter Standort mit eigenem Plan.

  2. 2

    Positionen und Zimmer

    Zahnärztin, Dentalhygienikerin, ZFA, Azubi, Empfang. Je Zimmer ein Schichttyp vormittags und nachmittags, dazu „Steri“, „Prophylaxe“ und die beiden Empfangsdienste.

  3. 3

    Team und Sätze

    „Add multiple“ nimmt alle Namen auf einmal; Stundenlohn oder Gehalt im Reiter „Pay“, „Unpaid“ für die Inhaberin, „Vacation days per year“ auf jeder Karte. „Invite team“ gibt jedem Code und QR-Code.

  4. 4

    Erste Woche und „Publish“

    Behandler und Assistenz in jedes Zimmer, Steri, Empfang, dann „Publish“. Danach „Copy week“; die Teilzeitkräfte behalten ihre Tage.

Häufige Fragen

Wie sorgt der Plan dafür, dass jede Zahnärztin eine Assistenz hat?▾

Beide stehen auf demselben Schichttyp. Jedes Zimmer ist ein Typ, das Paar sind zwei Namen in einer Zelle der Ansicht „List“, und ein Zimmer mit nur einem Namen fällt auf. Eine automatische Prüfung, ob jedes Zimmer eine ZFA hat, gibt es nicht; Sie sehen es im Planer vor „Publish“.

Wie plane ich Vormittag und Nachmittag mit Mittagspause?▾

Als zwei Schichten derselben Person am selben Tag, etwa „vormittags 07:45–12:15“ und „nachmittags 13:45–18:15“. Ihre Stunden werden zusammengezählt, die Pause dazwischen zählt nicht. Die Nachmittagstypen haben eigene Wochentage, am Mittwoch und Freitag gibt es sie nicht.

Was ist mit dem Notdienst am Wochenende?▾

Ein Notdienst ist eine einzelne Schicht mit freier Uhrzeit („Custom shift“) an diesem Samstag oder Sonntag, für die Zahnärztin und die ZFA, die ihn übernehmen. Zahlen Sie dafür einen eigenen Betrag, tragen Sie ihn direkt in der Schicht ein („Amount for this shift, instead of the calculation“).

Passt InShift auch für eine Hausarztpraxis mit MFA?▾

Ja. In der Hausarztpraxis werden Anmeldung, Labor und Blutabnahme am Morgen, Sprechstunde und Hausbesuche zu Schichttypen, die MFA zur Position. Der freie Mittwochnachmittag und zwei Schichten am Tag funktionieren genauso.

Liest InShift unsere Praxissoftware aus?▾

Nein, eine Anbindung an Praxisverwaltungssysteme gibt es nicht. Termine und Abrechnung bleiben dort, InShift plant, wer wann arbeitet, und zählt die Stunden. Für eine eigene Anbindung gibt es API-Schlüssel und Webhooks unter „Integrations“.

Was kostet InShift für eine Praxis mit zwölf Leuten?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Lohnberechnung und Team-App inklusive. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Die ganze Praxis in einem Dienstplan

Zimmer, Positionen und die erste Woche in einer Stunde. Jede ZFA sieht ihre Tage noch am selben Nachmittag in der App.

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