Für Pflegeheime und ambulante Pflegedienste

Dienstplan Pflege: Früh, Spät und Nacht, Einspringen per App

Ein Pflegedienstplan muss jeden Tag halten, auch wenn um halb sechs jemand krank wird. InShift plant Früh-, Spät- und Nachtdienst je Wohnbereich oder Tour, zählt den Nachtdienst als einen Dienst, schreibt eine Lücke als offene Schicht an alle passenden Kolleginnen aus und zeigt jeder Pflegekraft in der App ihre Dienste und Stunden.

Kostenlos startenZur Beispielwoche ↓

Der Plan steht am 20. des Vormonats, und am 3. wurde er schon dreimal geändert

Die Wohnbereichsleitung schreibt den Plan für den nächsten Monat: Wünsche aus dem Wunschbuch, Urlaub, Fortbildungen, Teilzeitkräfte mit festen Tagen, und in jedem Früh- und Spätdienst eine Pflegefachkraft. Ist der Plan ausgehängt, beginnt die zweite Arbeit. Eine Kollegin ist krank, eine andere hat ein krankes Kind, und die Lücke wird mit Anrufen im Frei geschlossen, oft bei denselben drei Leuten, die immer Ja sagen.

InShift ersetzt die Zettelwirtschaft. Der Plan entsteht im Browser, geht mit „Publish“ auf jedes Handy, und eine Lücke wird zur offenen Schicht, auf die sich melden kann, wer möchte. Wer einspringt, entscheiden weiterhin Sie.

Eine Woche in einem Wohnbereich mit 30 Bewohnern

Früh 06:00–14:00 mit einer Fachkraft und zwei Pflegehilfskräften, Spät 13:30–21:30 mit einer Fachkraft und einer Hilfskraft, Nacht 21:15–06:15 mit einer Nachtwache. F, S und N wie auf dem Plan im Dienstzimmer.

WerMoDiMiDoFrSaSo
Fachkraft AFFSS··F
Fachkraft BSS·FFF·
Fachkraft C··F·SSS
Hilfskraft 1FFS··FS
Hilfskraft 2F·FFSS·
Hilfskraft 3SS·FF·F
Hilfskraft 4·FFS·F·
Teilzeit····F·F
Nachtwache 1NNNN···
Nachtwache 2····NNN

Jeder Früh- und Spätdienst hat eine Fachkraft, jede Nacht eine Nachtwache. Auf einen Spätdienst folgt nie ein Frühdienst am nächsten Morgen. In der zweiten Woche tauschen die Zeilen, damit die Wochenenden wechseln. Betreuung, Hauswirtschaft und Küche sind eigene Abteilungen im selben Plan.

Wochenplan

Die Woche nach Abteilungen, mit der Zahl der Dienste im Kopf jedes Tages

In der Wochenansicht steht jede Person in ihrer Abteilung, etwa Wohnbereich 1, Wohnbereich 2, Betreuung und Hauswirtschaft, und jeder Tag ist eine Spalte mit der Zahl der Dienste im Kopf. Früh, Spät und Nacht haben eigene Farben, ein Tag mit einem Dienst zu wenig fällt vor der Veröffentlichung auf. Der Demo-Standort im Bild hat eigene Abteilungen und Schichttypen.

  • Ein Schichttyp über Mitternacht: „Nacht 21:15–06:15“ ist ein Dienst am Tag seines Beginns
  • Die Zeilen „Open shift“ und „Substitution“ stehen in der Woche, dort, wo die Lücken sind
  • Wunschfrei tragen Sie bei der Person mit „Can’t work“ ein; „Publish“ warnt vor Diensten an diesen Tagen
  • „Copy week“ übernimmt das Muster als Entwurf; Sie passen die Namen an und veröffentlichen

Einspringen

Krankmeldung um halb sechs, offene Schicht um sechs

Die Pflegekraft meldet sich in der App unter „Day off“ mit „Sick leave“ und einer Notiz. Die Meldung erscheint unter „Requests“ im Browser und in der App der Leitung. Sie bestätigen sie und bieten den Dienst als offene Schicht an: Alle mit passender Position bekommen eine Push-Nachricht und tippen „I want it“, wenn sie einspringen können. Sie wählen aus, und wer frei hat und nicht einspringen möchte, wird nicht angerufen.

  • „Time off“, „Swaps“ und „Open shifts“ als Reiter, jede Anfrage mit „Approve“ und „Reject“
  • Tausch unter Kolleginnen über „Substitute“; unter „Request rules“ legen Sie fest, ob Sie zustimmen müssen
  • Springer und Pool mit „Available for substitution“ sehen offene Schichten in allen Häusern des Trägers
  • Wer nie für Dienste angeboten werden soll, etwa in Elternzeit, bekommt „Not scheduled“

Ambulanter Pflegedienst: Touren als Dienste, der geteilte Dienst als zwei Schichten

Im ambulanten Dienst plant die Pflegedienstleitung Touren: Frühtour 1 von 06:30 bis 12:30, Abendtour 1 von 16:30 bis 21:00, dazu der Wochenenddienst, meist an jedem zweiten Wochenende. In InShift ist jede Tour ein Schichttyp mit ihren Wochentagen. Wer früh und abends fährt, hat zwei Schichten am selben Tag, und ihre Stunden werden zusammengezählt.

Die Reihenfolge der Klienten, die Leistungsnachweise und die Abrechnung mit den Kassen übernimmt InShift nicht; dafür bleibt Ihre Pflegesoftware. InShift beantwortet die Frage davor: Wer fährt heute welche Tour, und wer springt ein, wenn jemand ausfällt. Dienstbeginn und Dienstende stempelt das Team am Tablet im Büro, per App oder mit PIN. Diensthandys, Autoschlüssel und die Schlüssel der Klienten können Sie im Modul „Inventory“ führen: wer hat welchen Schlüssel, seit wann.

In der App

Jede Pflegekraft sieht ihre Dienste, Stunden und den Betrag des Monats

Der Bildschirm „Stats“ in der App rechnet den Zeitraum aus dem veröffentlichten Plan: Dienste, Stunden und den Betrag nach dem Lohnsatz der Person, Tag für Tag. Es sind dieselben Zahlen, die die Leitung in „Payroll“ sieht. Die Nachtwache weiß also vor der Abrechnung, wie ihr Monat aussieht, und ein fehlender Dienst fällt ihr auf, bevor das Geld überwiesen ist.

  • Lohnsatz je Person: Stundenlohn für Pflege- und Aushilfskräfte, Gehalt für die Leitung
  • „Night hours“ und „Holiday work“ unter „Premiums“, mit der Höhe, die Sie festlegen
  • „Payroll“ zeigt je Person angefallen, ausgezahlt und offen; „Export to Excel“ für das Lohnbüro
  • Fremde Löhne sieht niemand, die Leitung nur, wenn ihre Rolle „View payroll“ hat

Ein Haus an einem Nachmittag auf InShift

Für ein Pflegeheim mit 40 Beschäftigten oder einen ambulanten Dienst mit 20.

  1. 1

    Konto und Haus

    Mit E-Mail oder Google. Das Heim oder der Dienst ist ein Standort; ein zweites Haus des Trägers ist ein zweiter Standort mit eigener Leitung.

  2. 2

    Abteilungen, Positionen, Dienste

    Wohnbereiche oder Touren als Abteilungen, Pflegefachkraft, Pflegehilfskraft, Betreuung und Hauswirtschaft als Positionen. Dienste „Früh“, „Spät“, „Nacht“ oder „Frühtour 1“, „Abendtour 1“ mit ihren Wochentagen.

  3. 3

    Team und Lohnsätze

    „Add multiple“ nimmt die Namensliste auf einmal, jede Person mit Position, Abteilung und Lohnsatz. „Invite team“ gibt Code und QR-Code für die App.

  4. 4

    Der erste Monat

    Nächte zuerst, dann die Fachkräfte, dann die Hilfskräfte, dann „Publish“. Danach „Copy week“, Namen anpassen, Urlaub eintragen.

Häufige Fragen

Wie zählt ein Nachtdienst von 21:15 bis 06:15?▾

Als ein Dienst am Tag seines Beginns, mit neun Stunden. Ein Schichttyp darf über Mitternacht gehen. Die Stunden im Fenster der Regel „Night hours“ stehen in „Payroll“ in einer eigenen Spalte, mit dem Zuschlag, den Sie eingetragen haben.

Prüft InShift, ob in jedem Dienst eine Fachkraft steht?▾

Eine automatische Prüfung gibt es nicht. Sie sehen es im Plan: Die Position steht bei jeder Person, die Abteilungen sind Gruppen, und im Kopf jedes Tages steht die Zahl der Dienste. Offene Schichten und Tausch gehen nur an Personen mit passender Position, eine Fachkraftschicht also nicht an eine Hilfskraft.

Wie gehen Wunschfrei und Urlaub in den Plan?▾

Urlaub beantragt die Pflegekraft in der App unter „Day off“ mit „Holiday“, Sie bestätigen unter „Requests“. Wunschfrei-Tage, die man Ihnen sagt, tragen Sie bei der Person mit „Can’t work“ ein, ganztägig oder für einige Stunden; „Publish“ listet vor dem Veröffentlichen die Dienste auf, die auf solche Tage fallen.

Ist InShift eine Tourenplanung für den ambulanten Dienst?▾

Nein. InShift plant, wer welche Tour wann fährt. Die Reihenfolge der Klienten und die Leistungsnachweise bleiben in Ihrer Pflegesoftware. Jede Tour ist ein Schichttyp; früh und abends sind zwei Schichten derselben Person am selben Tag, und ihre Stunden werden zusammengezählt.

Können Springer in mehreren Häusern einspringen?▾

Ja. Jedes Haus ist ein Standort. Wer in der Personalkarte „Available for substitution“ hat, sieht die offenen Schichten aller Häuser und kann sich melden. Wer fest in zwei Häusern arbeitet, wird beiden zugeordnet und sieht beide Pläne in einer App.

Was kostet InShift für ein Pflegeheim mit 40 Beschäftigten?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Standorte, Lohnberechnung, Zeiterfassung und Team-App inklusive. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Den nächsten Monat schon in InShift planen

Wohnbereiche, Dienste und die erste Woche an einem Nachmittag. Das Team sieht den Plan noch am selben Tag in der App, und Lücken gehen als offene Schicht raus.

Kostenlos starten