Dienstplan online und als App

Dienstplan-App: Sie erstellen den Dienstplan online, Ihr Team hat ihn auf dem Handy

Sie planen die Woche im Browser am Laptop oder in der App unterwegs. Mit „Publish“ geht der Plan ans Team: Alle sehen ihre Schichten in der InShift-App für iPhone und Android, bekommen eine Push-Nachricht, bieten Schichten zum Tausch an und beantragen Urlaub. Sie entscheiden mit einem Klick, und der Plan aktualisiert sich von selbst.

Kostenlos startenSo funktioniert es ↓

Was ein Online-Dienstplan leisten muss

Ein Dienstplan in Excel oder auf Papier hat drei Schwachstellen. Er hängt an einem Ort, und wer nicht vor dem Aushang steht, fragt per WhatsApp nach. Jede Änderung muss jemand von Hand weitergeben. Und am Monatsende rechnet jemand die Stunden pro Person mit Formeln nach, die beim Einfügen einer neuen Zeile kaputtgehen.

InShift besteht aus zwei Teilen, die mit denselben Daten arbeiten. Das Admin-Panel unter admin.inshift.app öffnen Sie in jedem Browser: Dort legen Sie Standorte und Schichttypen an, verteilen die Schichten und entscheiden über Anträge. Die InShift-App aus dem App Store und von Google Play zeigt allen im Team den eigenen Plan, wer am selben Tag arbeitet, Tauschangebote, offene Schichten und die eigenen Stunden. Führungskräfte planen in derselben App auch vom Handy aus.

Admin-Panel und App gibt es derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch, und jeder wählt seine Sprache selbst. Die Schaltflächen nennen wir auf dieser Seite deshalb so, wie sie auf dem Bildschirm stehen.

Dienstplan online erstellen in sechs Schritten

Vom leeren Konto bis zur veröffentlichten Woche auf den Handys Ihres Teams. Für einen Betrieb mit 15 Mitarbeitern reicht ein Nachmittag.

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    Konto und Standort

    Registrieren Sie sich mit E-Mail und Passwort oder mit Google. Ihr Betrieb ist der erste Standort; eine zweite Filiale oder ein zweites Haus legen Sie später unter „Locations“ genauso an.

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    Schichttypen festlegen

    Für jeden Standort legen Sie Schichttypen mit Name, Beginn, Ende, Wochentagen und Farbe an, zum Beispiel „Früh 06:00–14:00“, „Spät 14:00–22:00“ oder „Nacht 22:00–06:00“. Eine Nachtschicht über Mitternacht bleibt eine einzige Schicht.

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    Team einladen

    Über „Add Employee“ oder „Add multiple“ fügen Sie die Namen aus Ihrer bisherigen Liste ein, je Zeile eine Person mit Position und Standort. Alle bekommen einen sechsstelligen Code, geben ihn in der App ein und sehen ab sofort ihren Plan.

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    Die Woche planen

    Klick auf eine leere Zelle, Schichttyp wählen, fertig. Neben jedem Namen zählen die Wochenstunden mit, und Überschneidungen werden sofort markiert. Eine Schicht, für die noch niemand feststeht, setzen Sie als „Open shift“; das Team bewirbt sich in der App darauf.

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    Veröffentlichen

    Bis dahin ist alles ein Entwurf, den nur Sie sehen. „Publish“ zeigt, wie viele Schichten veröffentlicht werden, und schickt jedem im Team eine einzige Push-Nachricht mit dem eigenen Plan.

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    Jede weitere Woche

    „Copy week“ übernimmt die Vorwoche als Entwurf. Sie ändern nur, was diese Woche anders ist, und veröffentlichen erneut.

Planer im Browser

Wochenplan aus Schichttypen, mit den Stunden neben jedem Namen

Im „Planner“ hat jede Person eine Zeile und jeder Tag eine Spalte. Eine Schicht entsteht mit einem Klick aus dem Schichttyp des Standorts, Zeit und Farbe kommen aus der Vorlage. Wer eingeteilt ist, wie viele Stunden die Woche hat und wo noch jemand fehlt, sehen Sie auf einen Blick.

  • Ansichten „Week“, „Month“, „Year“ und „List“, je Standort oder unter „All locations“ für alle zusammen
  • Wochen- und Monatsstunden neben jedem Namen, berechnet aus den Schichten
  • Überschneiden sich zwei Schichten einer Person, markiert der Planer das sofort
  • Abteilungen wie Küche, Service oder Kasse als Gruppen im Plan
  • Derselbe Planer in der App, für eine Änderung auf dem Heimweg
Anleitung: der erste Dienstplan (Englisch)

Team-App

Die Schichtplan-App für Ihr ganzes Team

Nach „Publish“ steht der Plan auf jedem Handy. Die Startseite zeigt die heutige Schicht mit Zeit und Standort, der Kalender den ganzen Monat, und unter „Who else is working“ sieht man, wer am selben Tag Dienst hat. Jede Änderung am veröffentlichten Plan kommt als Push-Nachricht, und vor jeder Schicht gibt es eine Erinnerung.

  • Eigene Schichten aller Standorte in einem Kalender
  • „Substitute“: eine Schicht Kollegen zur Übernahme anbieten
  • Mit „I want it“ auf offene Schichten bewerben
  • Urlaub, Krankmeldung oder freien Tag beantragen und den Status sehen
  • Eigene Stunden und Lohn unter „Stats“, Team-Chat in derselben App
  • Den Plan auf Wunsch in den Kalender des Handys übernehmen

Tausch, offene Schichten, Urlaub

Was das Team vom Handy beantragt, landet in einer Liste

Tauschwünsche, Bewerbungen auf offene Schichten, Urlaub und Krankmeldungen stehen gesammelt unter „Requests“. Sie sehen, um welche Person und welche Schicht es geht, und klicken auf „Approve“ oder „Reject“. Nach der Freigabe eines Tauschs ändert sich der Plan automatisch, und die Antwort kommt per Push aufs Handy.

  • Regeln für den Tausch unter „Request rules“: „Coworker only“, „Manager only“ oder „Coworker + manager“
  • Offene Schichten mit „Requests, manager picks“: Sie wählen unter den Bewerbungen aus
  • Urlaubsanspruch pro Jahr im Mitarbeiterprofil, die App zeigt den Resturlaub
  • Tage, an denen jemand nicht kann, markieren Sie mit „Can’t work“; beim Veröffentlichen warnt „Publish“ vor Schichten an diesen Tagen
Was das Team selbst darf (Englisch)

Excel und Druck

Der Dienstplan als Excel-Datei und zum Aushang

Wer den Plan weiterhin aushängen oder an die Buchhaltung geben möchte, holt ihn aus dem Planer. Im Menü „Print“ gibt es „Download Excel“ (eine Datei mit dem Plan und einem Blatt mit der Besetzung je Tag) und den Ausdruck des angezeigten Zeitraums; „Print all locations“ druckt alle Standorte.

  • Woche oder Monat, je nachdem, was der Planer gerade zeigt
  • Entwürfe nur mit Häkchen bei „Include drafts“, dann als Entwurf gekennzeichnet
  • In der Datei stehen Schichten und Stunden, keine Löhne
  • Stunden und Lohn je Person exportieren Sie unter „Payroll“ mit „Export to Excel“

Mehr aus dem Panel

Vier Ansichten aus dem Demo-Konto

Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.

  • Schichttypen: Name, Tage, Zeit und Schichtpauschale, einmal je Standort angelegt
  • „Copy week“: die Vorwoche als Entwurf, das Team sieht nichts vor „Publish“
  • Die Einladung: ein sechsstelliger Code, sieben Tage gültig
  • „Request rules“: was das Team selbst darf und wer freigibt

Dienstplan in Excel und in InShift im Vergleich

Was sich für die Planung ändert, wenn der Dienstplan nicht mehr in einer Datei steckt.

Wo der Plan liegt

Excel oder Papier
Datei im Büro, Foto in der WhatsApp-Gruppe
InShift
Im Panel; nach „Publish“ auf jedem Handy

Änderung am Plan

Excel oder Papier
Neue Version verschicken, alle müssen sie finden
InShift
Push-Nachricht an die betroffene Person

Schichttausch

Excel oder Papier
Nachrichten hin und her, am Ende weiß es keiner genau
InShift
„Substitute“ in der App, Sie bestätigen mit einem Klick

Stunden je Person

Excel oder Papier
Formeln, die von Hand gepflegt werden
InShift
Neben dem Namen im Plan und in „Payroll“

Mehrere Standorte

Excel oder Papier
Eine Datei pro Filiale
InShift
„All locations“ für Inhaber, jede Standortleitung sieht ihren Standort

Urlaub

Excel oder Papier
Zettel, Mail oder Zuruf
InShift
Antrag in der App, mit Resturlaub und Status

Häufige Fragen

Wie erstelle ich einen Dienstplan online?▾

Standort anlegen, Schichttypen mit Zeiten festlegen, Team per Code einladen, die Woche per Klick in die Zellen planen und auf „Publish“ klicken. Ab der zweiten Woche übernimmt „Copy week“ die Vorwoche als Entwurf, und Sie ändern nur die Unterschiede.

Was kostet die Dienstplan-App?▾

Der Tarif Free umfasst einen Standort und bis zu 10 Personen, inklusive Lohnberechnung. Für größere Teams gibt es Basic: Sie zahlen pro aktiver Person und Monat in Paketen à 5, mit beliebig vielen Standorten, bei jährlicher Zahlung 20 % weniger. Die App für das Team ist in beiden Tarifen enthalten. Die genauen Beträge finden Sie unter Preise.

Gibt es die App für iPhone und Android?▾

Ja, die InShift-App steht im App Store und bei Google Play. Das Team sieht dort seinen Plan, tauscht Schichten und stellt Anträge. Für die Planung brauchen Sie nichts zu installieren: Das Admin-Panel läuft im Browser, und Führungskräfte planen auch in der App.

Kann ich meinen bisherigen Excel-Dienstplan übernehmen?▾

Die Namen kopieren Sie aus der Tabelle in „Add multiple“, eine Person pro Zeile. Die Schichten setzen Sie aus den Schichttypen neu; das geht mit einem Klick pro Zelle, und ab der zweiten Woche übernimmt „Copy week“ den Großteil.

Wie funktioniert der Schichttausch?▾

Der Mitarbeiter wählt in der App seine Schicht und tippt auf „Substitute“, eine Kollegin oder ein Kollege übernimmt. Je nach Einstellung unter „Request rules“ ist der Tausch dann sofort im Plan („Coworker only“) oder wartet auf Ihr „Approve“ („Coworker + manager“).

Was passiert, wenn jemand an einem Tag nicht kann?▾

Sie markieren den Tag bei der Person mit „Can’t work“, ganztägig oder für einige Stunden. Im Plan ist der Tag gekennzeichnet, und „Publish“ listet vor dem Veröffentlichen die Schichten auf, die auf solche Tage fallen. Die Markierung nimmt niemandem eine Schicht weg, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Kann ich mehrere Standorte in einem Konto planen?▾

Ja. Jeder Standort hat eigene Schichttypen und eine eigene Leitung, die nur ihren Plan sieht. Unter „All locations“ sehen Inhaber alle Standorte untereinander. Wer an mehreren Standorten arbeitet, erscheint in jedem dieser Pläne.

In welcher Sprache sind Panel und App?▾

Derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch; jeder stellt seine Sprache in den Einstellungen ein. Diese Website und der Chat-Assistent sind auf Deutsch.

Den ersten Dienstplan heute veröffentlichen

Konto anlegen, Schichttypen festlegen, Team einladen: Am Abend steht die Woche auf allen Handys.

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