Für Apotheken und Filialverbünde

Dienstplan Apotheke: in jeder Öffnungsstunde eine approbierte Person

Ohne Apothekerin oder Apotheker im Haus öffnet keine Apotheke, deshalb baut sich der Dienstplan um eine einzige Zeile herum: Wer ist von 8 bis 18:30 und am Samstagvormittag als Apothekerin oder Apotheker im Haus? In InShift sehen Sie diese Zeile für die Hauptapotheke und jede Filiale auf einem Bildschirm, PTA und PKA planen Sie darum herum, und der Notdienst steht als eigene Nachtschicht im Plan.

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Der Apotheken-Dienstplan hängt an einer Zeile

Eine Apotheke mit langen Öffnungszeiten hat mehr Stunden, als eine approbierte Person arbeiten kann. Die Filialleiterin übernimmt den Vormittag, ein angestellter Apotheker in Teilzeit den Nachmittag, und an seinem freien Tag springt ein Kollege aus der Hauptapotheke ein. Erst wenn diese Zeile steht, verteilen Sie die PTA auf Früh und Spät, die PKA auf Wareneingang und Bestellungen und die Auszubildenden auf die Tage, an denen jemand Zeit für sie hat.

Fehler entstehen fast immer an derselben Stelle. Der Springer ist am Donnerstag in zwei Filialen eingetragen, weil zwei Filialleitungen unabhängig voneinander geplant haben. Eine PTA tauscht ihren Samstag per WhatsApp, und im ausgedruckten Plan steht weiter der alte Name. Der Notdienst wurde im Januar fürs ganze Jahr verteilt, aber die Teilzeitkraft, die im Mai dazukam, taucht in dieser Liste nirgends auf.

Unten sehen Sie eine Woche in einer Filiale mit sieben Personen, wie die Hauptapotheke und drei Filialen auf einem Bildschirm stehen, wie der Notdienst geplant wird und wie eine kranke PTA am Morgen ersetzt wird, ohne dass die Filialleiterin zehn Nummern anruft.

Eine Woche in der Filiale am Markt

Montag bis Freitag 8:00 bis 18:30, Samstag 8:30 bis 13:00, am Donnerstag Notdienst. Die approbierten Zeilen stehen oben, darunter das Team.

WerMoDiMiDoFrSa
Apothekerin (Leitung)FSFFFSa
Apotheker (Teilzeit)SF·S+N··
Apotheker (Springer)··S·S·
PTA 1FFSFFSa
PTA 2SSFS·Sa
PTA 3 (Teilzeit)·SS·S·
PKATTTTT·

F ist „Früh 07:45–13:30“, S ist „Spät 13:00–18:45“, T ist „Tag 08:00–16:30“, Sa ist „Samstag 08:15–13:15“ und gilt nur samstags, N ist „Notdienst 18:45–08:30“. Vormittag und Nachmittag sind an jedem Tag approbiert besetzt: die Leiterin und der Teilzeit-Apotheker im Wechsel, am Mittwoch- und Freitagnachmittag der Springer, der an den übrigen Tagen in den anderen Filialen arbeitet. Den Notdienst am Donnerstag übernimmt der Teilzeit-Apotheker im Anschluss an seine Spätschicht und hat am Freitag frei.

Hauptapotheke und Filialen

Alle Filialen auf einem Bildschirm, der Springer in seiner Zeile

Jede Filiale ist in InShift ein eigener Standort mit eigenen Schichttypen und eigener Leitung. Die Ansicht „All locations“ zeigt sie untereinander: die Woche, die Personen in Zeilen und wie viele heute im Dienst sind. Der Springer ist eine Person mit „Also works at other locations“; seine Schichten stehen in der Filiale, in der er an diesem Tag arbeitet. Soll er am Donnerstag zur selben Zeit in zwei Filialen stehen, lässt der Planer das nicht zu und meldet „Time conflict“.

  • Die Inhaberin sieht alle Filialen, eine Filialleitung mit „Edit rota“ für „My locations“ nur ihre eigene
  • Schichttypen je Filiale: die Filiale im Einkaufszentrum öffnet länger als die am Markt
  • „Print all locations“ für die Pinnwand im Backoffice, „Download Excel“ für die Hauptapotheke
  • Wochenstunden neben jedem Namen, damit Teilzeitkräfte nicht unbemerkt über ihre vereinbarten Stunden kommen
So funktioniert die Dienstplan-App

Notdienst

Der Notdienst als eigener Schichttyp für die Nacht

Den Tag über läuft der Notdienst in der normalen Besetzung. Für die Stunden nach Ladenschluss legen Sie einen Schichttyp „Notdienst 18:45–08:30“ an. Diese Schicht zählt zu dem Tag, an dem sie beginnt, auch wenn sie erst am nächsten Morgen endet. Einen 24-Stunden-Dienst als einzelne Schicht kennt InShift nicht, deshalb besteht der Notdiensttag aus der Tagschicht und dieser Nacht. Die Notdiensttermine tragen Sie ein, sobald der Notdienstplan für das neue Jahr vorliegt, und jede Person sieht ihre Termine in der App.

  • Ein Schichttyp trägt seine Wochentage und Zeiten und steht nur an diesen Tagen zur Auswahl
  • Für die Nacht direkt in der Schicht ein eigener Betrag: „Amount for this shift, instead of the calculation“
  • Oder unter „Premiums“ die Regel „Night hours“ mit Ihrem Zeitfenster und Ihrem Satz, Standard 0
  • Die Monatsansicht zählt die Schichten je Person, so fällt auf, wer mit dem Notdienst schon dran war

Vertretung

Eine PTA fällt aus: Die Schicht geht nur an PTA, die in dieser Filiale einspringen können

Um 7:10 meldet sich eine PTA krank. Die Filialleiterin legt eine „Open shift“ an: Filiale, Position PTA, Schichttyp „Früh“, bei „How many people needed“ eine Person, Häkchen bei „Offer to the team“. Alle PTA, die dieser Filiale zugeordnet sind oder „Available for substitution“ eingeschaltet haben, bekommen die Push-Nachricht gleichzeitig; wer kann, tippt auf „I want it“, und die Leiterin wählt aus. Die PKA sehen dieses Angebot nicht, denn es geht nach Position.

  • Fehlt eine approbierte Person, geht das Angebot nur an Approbierte, fehlt eine PTA, nur an PTA
  • „Requests, manager picks“: Die Leitung entscheidet, wer die Schicht bekommt
  • Tausch unter Kolleginnen mit „Substitute“, auf Wunsch mit Freigabe der Filialleitung
  • Urlaubsanträge mit Resturlaub in der App, genehmigt unter „Requests“

Unterwegs

Das ganze Team aller Filialen in der Tasche der Inhaberin

Unter „Team“ zeigt die App der Leitung alle Personen aller Filialen, mit einem Filter je Filiale und Gruppen nach Rolle. Die Inhaberin findet zwischen zwei Terminen den Apotheker der Filiale am Bahnhof und ruft ihn mit „Call“ an, eine neue PTA ohne App bekommt von hier ihren Einladungscode. Der Planer mit „Publish“ und die offenen Anträge liegen in derselben App.

  • Filter je Filiale, Suche nach Namen, Gruppen nach Rolle
  • „Call“ und „Message“ direkt aus der Karte einer Person
  • „View team“ mit „Entire network“ für die Inhaberin, „My locations“ für Filialleitungen
  • Löhne anderer sieht nur, wer „View payroll“ hat

Häufige Fragen

Kann der Dienstplan verhindern, dass eine Filiale ohne approbierte Person öffnet?▾

Eine Sperre gibt es nicht, dafür ist die Lücke früh sichtbar. Die approbierte Zeile jeder Filiale steht in „All locations“ oben, ein Tag ohne Namen ist eine leere Zelle, und eine angelegte, aber niemandem zugewiesene Schicht zählt auf dem „Dashboard“ als offene Lücke der kommenden Woche. So sehen Inhaberin und Filialleitung die Lücke Tage vorher und füllen sie mit dem Springer, einer offenen Schicht oder einer Vertretung.

Wie plane ich den Notdienst?▾

Als zwei Schichten derselben Person: die normale Tagschicht und der Schichttyp „Notdienst“ von Ladenschluss bis zum nächsten Morgen, der als eine Schicht zum Tag seines Beginns zählt. Eine einzelne 24-Stunden-Schicht gibt es in InShift nicht. Die Termine aus dem Notdienstplan tragen Sie im Voraus ein, und die Monatsansicht zeigt, wie sie sich auf das Team verteilen.

Wie arbeitet ein Springer zwischen den Filialen?▾

Als eine Person mit „Also works at other locations“: Auf ihrer Karte stehen die Filialen, die sie betreut, ihre Schichten liegen jeweils in der Filiale des Tages, und in ihrer eigenen Zeile sieht sie die ganze Woche. Mit der Regel „Shift at another location“ unter „Premiums“ können Sie einen festen Betrag für Einsätze außerhalb der eigenen Filiale zahlen, wenn Sie das so vereinbart haben.

Sehen PTA die Gehälter der Approbierten?▾

Nein. Jede Person sieht in der App ihre eigenen Schichten, wer am selben Tag mit ihr arbeitet („Who else is working“), ihre Anträge und unter „Stats“ ihre eigenen Stunden. Löhne anderer und den ganzen Plan sieht nur eine Rolle mit den passenden Rechten unter „Access rights“.

Wie bekommt das Lohnbüro die Stunden?▾

„Payroll“ zählt aus den veröffentlichten Schichten die Stunden, Nachtstunden und Beträge je Person für den Zeitraum. Daraus gibt es „Export to Excel“ und einen Export für DATEV mit Stunden und Lohnliste für Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro.

Was kostet InShift für eine Apotheke mit drei Filialen?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Mit Filialen nutzen Sie den Tarif Basic: Sie zahlen pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Standorte, Lohnberechnung und die Team-App sind enthalten. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Die approbierte Zeile jeder Filiale auf einen Blick

Filialen, Positionen und die erste Woche an einem Nachmittag, und jede PTA sieht ihren Plan noch am selben Tag in der App.

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