Für Fitnessstudios

Dienstplan Fitnessstudio: Theke, Fläche und Kursplan in einem Plan

Morgens vor der Arbeit und abends ab fünf ist das Studio voll, mittags ruhig. Die Theke muss in jeder Servicezeit besetzt sein, auf der Fläche braucht es Trainer zu den Stoßzeiten, und jeder Kurs im Kursplan braucht eine Trainerin, sonst fällt er aus. InShift macht aus Theke, Fläche und Kursen eigene Schichttypen, bezahlt Honorarkräfte je Kurs und zeigt der Studioleitung am Montag, welcher Kurs nächste Woche noch niemanden hat.

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Länger geöffnet als besetzt, und der Kursplan ist auch ein Dienstplan

Viele Studios sind länger geöffnet, als Personal da ist. Mitglieder trainieren ab sechs, die Theke ist von 8 bis 12 und von 15 bis 22 Uhr besetzt, geöffnet ist bis 23 Uhr, am Wochenende kürzer. Für diese Servicezeiten braucht es Leute, meist Minijobber, Werkstudierende und duale Studierende, deren Präsenzwochen an der Hochschule den Plan durcheinanderbringen. Auf der Fläche stehen Trainer vor allem morgens und am Abend, und eine Studioleitung oder ihre Vertretung hat in jeder Servicezeit den Schlüssel.

Dazu kommt der Kursplan. Spinning am Montag um 18:00, Yoga am Mittwoch, Rücken-Fit am Samstagvormittag: Jeder Kurs braucht eine Trainerin, oft eine Honorarkraft, die je Kurs bezahlt wird. Werden Kursplan und Dienstplan getrennt geführt, stehen Mitglieder im Kursraum ohne Trainerin, oder die Trainerin kommt zu einem gestrichenen Kurs.

Unten sehen Sie ein Studio mit 20 Leuten in InShift: der Kursplan als Schichttypen, ein Werktag als Tabelle, Rollen für Leitung und Honorarkräfte und der Bildschirm der Studioleitung in der App.

Kursplan

Jeder Kurs ist ein Schichttyp mit Uhrzeit und Wochentagen

Schichttypen gehören zum Studio und tragen Uhrzeit und Wochentage. Die Theke hat „Vormittag 07:45–12:15“ und „Abend 14:45–22:15“, die Fläche „Vormittag 08:00–12:00“ und „Abend 16:30–21:30“, und jeder Kurs ist ein eigener Typ: „Spinning 18:00–18:45“ am Montag und Mittwoch, „Yoga 19:00–20:15“, „Rücken-Fit 10:00–11:00“ am Samstag. Ein Typ kann zu einer Position gehören, so wird ein Kurs nur Kurstrainern angeboten. Ein Kurs ohne Trainerin bleibt eine leere Zelle und fällt eine Woche vorher auf. Im Bild die Typen des Demo-Standorts.

  • „General shifts“ für das ganze Studio und eigene Schichttypen unter jeder Position: Theke, Fläche, Kurse
  • Wochentage je Typ: Spinning gibt es nur montags und mittwochs
  • Eine Farbe je Typ, damit Theke, Fläche und Kurs sofort zu unterscheiden sind
  • Fehlt die Trainerin, wird der Kurs zur offenen Schicht für alle Kurstrainer, Sie wählen aus

Ein Werktag im Studio mit 20 Leuten: wer wann wo ist

Zahl der Personen je Zeitspanne, Servicezeiten von 8 bis 12 und von 15 bis 22 Uhr. Dazwischen und danach trainieren die Mitglieder ohne Personal.

Wer08–1212–1515–1818–2222–23
Theke1·12·
Fläche2·13·
Kurse1··3·
Leitung1·11·
Reinigung·1··1

Die Kurszeile zählt Kurse in der Spanne: einer am Vormittag, drei am Abend. Die Reinigung kommt, wenn kein Personal da ist. Am Samstag und Sonntag sind die Servicezeiten kürzer, und die Spitze liegt am Vormittag.

Rollen

Studioleitung, Thekenkraft, Honorartrainerin: wer was sieht

Im Reiter „Access rights“ liegen die Rollen, und eine Rolle ist ein Bündel von Rechten: wessen Plan jemand öffnen und bearbeiten darf, wen er im Team sieht, ob er Löhne sieht, wessen Anträge er bestätigt. Die Vertretung der Studioleitung bekommt „Edit rota“ und „Approve substitutions“ für ihr Studio, die Honorartrainerin sieht nur ihre Kurse, die Buchhaltung nur „View payroll“. Jedes Recht hat vier Stufen: „None“, „Own“, „My locations“ und „Entire network“.

  • „View rota“ und „Edit rota“: die Studioleitung ihr Studio, die Bereichsleitung alle
  • „Approve time-off“ und „Approve substitutions“ je Standort
  • Mit „Add role“ legen Sie eigene Rollen an und benennen sie selbst
  • Im Bild die Rollen der Demo: „Manager“, „Director“, „Accountant“ und „Team Member“

Im Dienst

Der Bildschirm der Studioleitung in der App: die Woche, die Lücken, die offenen Anfragen

Die Studioleitung steht selten am Schreibtisch, und die App hat einen eigenen Bildschirm für sie. Er zeigt die Woche mit der Zahl der Schichten je Tag und wie viele noch keinen Namen haben, wer die App noch nicht verbunden hat und was wartet: Anträge auf Urlaub und Tausch, offene Schichten ohne Interessenten, das Ende des veröffentlichten Plans. „Planner“ und „Team“ sind einen Tipp entfernt.

  • Die Wochenleiste mit Schichten je Tag, die unbesetzten markiert
  • „Needs attention“: wartende Anträge, offene Schichten, wo der Plan endet
  • Wer ohne App ist und den Plan noch nicht auf dem Handy hat
  • „Planner“ mit „Publish“ vom Handy aus, „Team“ mit Anruf und Nachricht auf jeder Karte

Ein Studio an einem Nachmittag auf InShift

Für ein Studio mit 20 Leuten, der Kursplan eingeschlossen.

  1. 1

    Konto und Studio

    Mit E-Mail oder Google. Das Studio ist ein Standort; ein zweites ist ein zweiter Standort, und „All locations“ zeigt beide.

  2. 2

    Positionen und Kursplan

    Theke, Flächentrainer, Kurstrainer, Studioleitung, Reinigung. Schichttypen unter jeder Position: die Thekenzeiten, die Fläche zu den Stoßzeiten und ein Typ je Kurs mit Uhrzeit und Wochentagen.

  3. 3

    Team und Lohnmodelle

    „Add multiple“ nimmt alle Namen auf einmal; Stundenlohn für Theke und Fläche, „Per shift“ für Honorartrainer, Gehalt für die Leitung. „Invite team“ gibt jedem Code und QR-Code.

  4. 4

    Erste Woche und „Publish“

    Theke, Fläche und Kurse, dann „Publish“. Die nächste Woche ist „Copy week“: Der Kursplan bleibt, nur Namen ändern sich.

Häufige Fragen

Kann ein Kurs eine Schicht sein, damit die Trainerin je Kurs bezahlt wird?▾

Ja. Ein Kurs ist ein Schichttyp mit eigener Uhrzeit, etwa „Spinning 18:00–18:45“, mit seinen Wochentagen und an die Position Kurstrainer gebunden. Das Lohnmodell der Trainerin im Reiter „Pay“ ist „Per shift“, ein fester Betrag je Kurs, oder „Shift price“, bei dem jeder Kurstyp seinen eigenen Preis hat. „Payroll“ zählt die Kurse des Zeitraums, „Export to Excel“ liefert die Zahl für die Honorarabrechnung.

Was passiert, wenn eine Trainerin kurzfristig absagt?▾

Der Kurs wird zur offenen Schicht: Mit „Offer to the team“ bekommen alle Kurstrainer eine Push-Nachricht, und Sie wählen unter denen, die „I want it“ gedrückt haben. Oder die Trainerin sucht selbst Ersatz über „Substitute“, und „Request rules“ entscheiden, ob Sie zustimmen müssen.

Wie plane ich duale Studierende mit Präsenzphasen?▾

Die Wochen an der Hochschule markieren Sie bei der Person mit „Can’t work“. „Publish“ listet vor dem Veröffentlichen jede Schicht auf, die doch dort steht. In den Praxiswochen setzen Sie sie wie alle anderen ein, mit „Copy week“ als Grundlage.

Gehören selbständige Personal Trainer in den Plan?▾

Wenn die Theke wissen soll, wann sie da sind, ja. Sie stehen mit dem Lohnmodell „Unpaid“ in der Liste, ihre Zeiten im Plan und unter „Who else is working“, und „Payroll“ rechnet für sie nichts.

Wie stempelt das Team?▾

Mit dem Modul Zeiterfassung: Ein Tablet an der Theke wird zum Terminal, das Team scannt den Code mit der App oder tippt Personalnummer und PIN. Die gestempelten Zeiten stehen in „Payroll“ in einer eigenen Spalte neben den geplanten.

Was kostet InShift für ein Studio mit 20 Leuten?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Zeiterfassung und Team-App inklusive. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Theke, Fläche und Kursplan in einem Plan

Positionen, Kursplan und die erste Woche an einem Nachmittag. Jede Trainerin sieht ihre Kurse noch am selben Tag in der App.

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