Dienstplan Abkürzungen: F, S, N, U, K und eine eigene Legende

F heißt Frühdienst, S Spätdienst, N Nachtdienst, U Urlaub, K krank. So weit sind sich die meisten Dienstpläne einig. Danach wird es bunt: Z, X, ZA, B oder FB bedeuten in jedem Betrieb etwas anderes, und manche Buchstaben haben sogar zwei Bedeutungen. Hier finden Sie die gängigen Kürzel als Tabelle, die typischen Verwechslungen und eine Legende, die Sie für Ihren Plan übernehmen können.

Kürzel für Dienste und Schichten

Die Uhrzeiten sind Beispiele aus Produktion und Pflege. Im Café beginnt F oft um 6:30, im Handel S erst um 12 Uhr. Welche Schichtmodelle hinter F, S und N stehen, zeigt der Überblick Schichtarbeit; wie Bereitschaft und Rufbereitschaft geplant werden, der Artikel Bereitschaftsdienst.

Kürzel für Abwesenheit und freie Tage

ZA heißt in Österreich fast immer Zeitausgleich: abgebaute Mehr- oder Überstunden. Wie man ihn plant, steht im Artikel Zeitausgleich.

Ein Buchstabe, zwei Bedeutungen

Die meisten Missverständnisse entstehen, weil derselbe Buchstabe in zwei Listen steht:

• F: im Dienstplan Frühdienst, auf vielen Stundenzetteln „frei“.
• K: meist krank, im Handel manchmal Kasse, in der Gastronomie Küche.
• S: Spätdienst oder Schulung.
• B: Berufsschule oder Bereitschaft.
• FA: Fortbildung, Freizeitausgleich oder Feiertag, je nach Haus.

Ein Beispiel aus einem Pflegedienst: Eine neue Kollegin liest „F“ am Samstag als frei, die Tour um 6:30 Uhr bleibt unbesetzt. Eine Legende auf dem Plan hätte das verhindert. Im Stundennachweis verwenden Sie am besten dieselben Kürzel wie im Dienstplan.

Kürzel nach Branche

• Gastronomie: Neben F und S oft ein Abenddienst (A) und der geteilte Dienst mit Pause am Nachmittag. Aushilfen bekommen manchmal ein eigenes Zeichen, etwa ein Sternchen hinter dem Kürzel.
• Hotel: Die Rezeption plant F, S und N, das Housekeeping meist nur einen Tagdienst (T). Ein „N“ an der Rezeption und ein „N“ im Service sind oft verschiedene Uhrzeiten, deshalb gehört die Abteilung in die Legende.
• Handel: Viele Filialen planen ohne Buchstaben, direkt mit der Uhrzeit wie „9–18“ oder „12–20“. Wer Öffnen und Schließen eigens kennzeichnen will, legt dafür eigene Kürzel in der Legende fest.
• Pflege und ambulante Dienste: F1, F2, S1, S2 und N, dazu GD für den geteilten Dienst und Kürzel für Touren. Hier sind Ziffern-Varianten am häufigsten.
• Sicherheitsdienst: Oft Tag (T) und Nacht (N) mit 12 Stunden, dazu oft ein eigenes Kürzel für das Objekt, im Haus festgelegt, etwa „N-Hbf“ für die Nacht im Objekt Hauptbahnhof.
• Werk: F, S und N, bei Kontischicht ergänzt um die Gruppe (A, B, C, D), damit klar ist, wer mit wem wechselt.

Eigene Legende in fünf Schritten

1. Ein Kürzel pro Schichtart, immer mit Uhrzeit: „F = 6:00 bis 14:00“.
2. Varianten mit Ziffer: F1 und F2 erkennt jeder sofort als Frühdienste, auch ohne Legende.
3. Abwesenheiten mit eigenen Buchstaben: Ein Buchstabe, der für eine Schicht vergeben ist, steht nie für frei, krank oder Urlaub.
4. Kein Buchstabe doppelt: Schreiben Sie alle Kürzel untereinander und lesen Sie jedes laut vor. Wo zwei Bedeutungen passen, ändern Sie eines.
5. Legende auf jeden Plan: auf jede Seite, mit Stand-Datum. Farben helfen zusätzlich, doch der Ausdruck ist oft schwarzweiß.

Legende zum Kopieren

Für ein Werk mit Kontischicht ergänzen Sie F, S und N um die Gruppen A bis D, für einen Pflegedienst um F1 und F2 und den geteilten Dienst. Eine leere Planvorlage, in die die Legende passt, finden Sie als Dienstplan-Vorlage für Excel.

Kürzel oder Uhrzeit?

Buchstaben lohnen sich, wenn die Zeiten fest sind: Ein F ist immer 6:00 bis 14:00. Wechseln die Zeiten jede Woche, wie in vielen kleinen Cafés und Läden, schreiben Sie besser die Uhrzeit in die Zelle, etwa „9–17“. Ein Plan mit zwölf verschiedenen Buchstaben für zwölf leicht verschiedene Zeiten liest sich schlechter als einer mit Uhrzeiten.

Kürzel im InShift-Planner

In InShift entsteht das Kürzel aus dem Namen der Schichtart. In der Monatsansicht des „Planner“ steht jede Schicht als Kästchen mit dem ersten Buchstaben ihres Namens: Heißen Ihre Schichtarten „Früh“, „Mittel“, „Spät“ und „Nacht“, sehen Sie F, M, S und N. Eine Schichtart, die nur aus einer Uhrzeit besteht, etwa „09:00 - 18:00“, zeigt die Startstunde: 9.

Daraus folgt die Regel für die Namen: Jede Schichtart braucht einen eigenen Anfangsbuchstaben. Im Bild unten beginnen „Morning“ und „Midday“ beide mit M und unterscheiden sich im Monat nur durch die Farbe. Varianten wie F1 und F2 zeigen im Monat beide F; die Wochenansicht nennt den vollen Namen mit Uhrzeit.

Urlaub und Krankheit tragen Sie nicht als Buchstaben ein. Die Mitarbeiterin stellt in der App einen Antrag („Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ oder „Unpaid“), Sie entscheiden unter „Requests“, und mit „Approve“ wird die Person aus den Schichten dieser Tage ausgetragen. Mehr auf der Seite Dienstplan-App.