Urlaubsantrag Vorlage für Excel und PDF

Ein Formular für Urlaub, Sonderurlaub und Freizeitausgleich: Zeitraum, Urlaubstage, Resturlaub, Vertretung und die Entscheidung der Führungskraft. Die Excel-Datei zählt die Tage automatisch, das PDF ist zum Ausdrucken. Download ohne Anmeldung.

Urlaubsantrag Vorlage

Ein Blatt mit allem, was die Führungskraft für die Entscheidung braucht. Die Excel-Datei berechnet Arbeitstage und Resturlaub automatisch, das PDF füllen Sie von Hand aus.

  • Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub oder Freizeitausgleich zum Ankreuzen
  • Arbeitstage Montag bis Freitag per Formel, Feiertage ziehen Sie selbst ab
  • Urlaubskonto: Anspruch, bereits genommen, dieser Antrag, Rest danach
  • Vertretung, Unterschriften und Entscheidung, bei Ablehnung mit Grund
Excel herunterladen9 KBPDF herunterladen58 KB
Das PDF zum Ausdrucken. Die Excel-Datei hat dieselben Felder und berechnet Arbeitstage und Resturlaub.

Urlaubsanträge ohne Papier und ohne Nachfragen

In InShift stellt Ihr Team den Antrag in der App, Sie sehen die Schichten an diesen Tagen und entscheiden mit einem Tipp. Der Tarif Free umfasst einen Standort und bis zu 10 Personen, größere Teams zahlen pro Person.

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Urlaub per App

Der Antrag kommt vom Handy, die Entscheidung mit einem Tipp

In der InShift-App wählt die Person unter „New time-off request“ die Art sowie den ersten und letzten Tag und schreibt eine Notiz dazu. Darüber steht der Resturlaub des Jahres. Die Teamleitung sieht den Antrag unter „Requests“ zusammen mit den Schichten an diesen Tagen und tippt auf „Approve“ oder „Reject“, bei einer Ablehnung mit Grund. Über die Entscheidung informiert eine Push-Nachricht.

  • Arten „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ und „Unpaid“
  • Urlaubstage pro Jahr je Person, „Used“ und „Left“ in der App
  • Nach der Genehmigung werden die Schichten an diesen Tagen frei, und beim Kopieren einer Woche bekommt niemand im Urlaub eine Schicht
Dienstplan und Urlaubsanträge mit InShift

Was in einen Urlaubsantrag gehört

Damit die Führungskraft sofort entscheiden kann, stehen auf dem Antrag:

  • Name, Personalnummer und Abteilung, damit der Antrag eindeutig zugeordnet werden kann
  • die Art: Erholungsurlaub, Sonderurlaub mit Anlass, unbezahlter Urlaub oder Freizeitausgleich für Überstunden
  • erster und letzter Urlaubstag und die Zahl der Urlaubstage dazwischen
  • das Urlaubskonto: Anspruch im Jahr, bereits genommen, dieser Antrag, Rest danach
  • wer in dieser Zeit vertritt
  • Datum und Unterschrift, unten die Entscheidung mit Unterschrift der Führungskraft

Die Vorlage enthält genau diese Felder, in der Reihenfolge, in der man sie ausfüllt.

Urlaubstage richtig zählen

Als Urlaubstage zählen nur die Arbeitstage im Zeitraum. Wer von Montag bis Freitag arbeitet, zählt nur diese Tage: Vom 2. bis 13. August 2027 sind das 10 Urlaubstage. Die Excel-Vorlage zählt sie mit der Funktion NETTOARBEITSTAGE (englisch NETWORKDAYS) automatisch.

Feiertage im Zeitraum tragen Sie in die Zeile „davon Feiertage“ ein, sie werden abgezogen. Welche Tage das sind, hängt vom Bundesland oder Kanton ab, deshalb sind in der Datei keine Feiertage hinterlegt.

Im Schichtbetrieb mit Wochenenddiensten zählen die Tage, an denen Sie laut Dienstplan arbeiten würden. Schreiben Sie diese Zahl direkt in „Beantragte Urlaubstage“. Für den Überblick über das ganze Team und das Jahr eignet sich ein Urlaubsplaner besser als einzelne Anträge.

So läuft der Antrag im Betrieb

  1. Termin mit dem Team und der Vertretung abstimmen, bevor der Antrag geschrieben wird.
  2. Antrag ausfüllen, unterschreiben und möglichst früh abgeben.
  3. Die Führungskraft prüft Dienstplan, andere Urlaube im selben Zeitraum und die Vertretung.
  4. Entscheidung ankreuzen, bei Ablehnung mit Grund, unterschreiben und zurückgeben.
  5. Eine Kopie kommt zur Personalakte, der Urlaub wird im Dienstplan eingetragen.

Urlaubsantrag per E-Mail: Muster

Wenn Ihr Betrieb kein Formular verlangt, reicht oft eine kurze E-Mail mit denselben Angaben:

Betreff: Urlaubsantrag vom 2. bis 13. August 2027

Hallo Herr Wagner,
hiermit beantrage ich Erholungsurlaub vom 2. bis einschließlich 13. August 2027, das sind 10 Urlaubstage. Mein Resturlaub für 2027 beträgt danach 8 Tage. Vertreten wird mich Tim Schulz, die Übergabe ist mit ihm abgesprochen. Ich freue mich über eine kurze Bestätigung.

Viele Grüße
Laura Becker

Vom Papier zur App

Ein Formular pro Antrag funktioniert, solange das Team klein ist. Ab ein paar Dutzend Mitarbeitern mit Schichten wird es mühsam: Wer hat wann schon Urlaub, wer vertritt, ist die Schicht dann besetzt? Wer die Anwesenheit im Monat festhält, findet dafür die Anwesenheitsliste als Vorlage mit dem Kürzel U für Urlaub. In InShift sieht die Teamleitung beim Antrag gleich die Schichten an diesen Tagen.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich einen Urlaubsantrag?+

Name, Art des Urlaubs, erster und letzter Tag, Zahl der Urlaubstage, Resturlaub, Vertretung, Datum und Unterschrift. Die Vorlage hat alle Felder, per E-Mail reichen dieselben Angaben in einem kurzen Text.

Wie viele Tage vorher stelle ich den Urlaubsantrag?+

So früh wie möglich, damit Vertretung und Dienstplan geplant werden können. Viele Betriebe legen eigene Fristen fest, etwa für den Sommerurlaub. Fragen Sie im Zweifel Ihre Führungskraft.

Zählen Wochenende und Feiertage als Urlaubstage?+

Bei einer Woche von Montag bis Freitag nein. Die Excel-Vorlage zählt nur Arbeitstage von Montag bis Freitag, Feiertage tragen Sie in einer eigenen Zeile ein, sie werden abgezogen. Wer am Wochenende arbeitet, trägt die Urlaubstage laut Dienstplan selbst ein.

Kann ich das PDF am Computer ausfüllen?+

Das PDF ist zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand. Am Computer füllen Sie die Excel-Datei aus, sie rechnet auch die Tage, und drucken sie dann oder speichern sie als PDF.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?+

Ja. Die Formeln nutzen nur Funktionen, die Excel, Google Sheets und LibreOffice gleich rechnen.

Was passiert, wenn der Urlaub abgelehnt wird?+

Die Führungskraft kreuzt „Abgelehnt“ an und schreibt den Grund dazu, zum Beispiel, dass in diesem Zeitraum schon zu viele Kollegen fehlen. Danach sprechen Sie einen anderen Termin ab und stellen einen neuen Antrag.

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