Einarbeitungsplan Vorlage für neue Mitarbeiter

Ein Plan von der Vorbereitung bis zum Ende der Probezeit: Aufgaben, Verantwortliche, Fälligkeiten und Feedbackgespräche. Die Excel-Datei berechnet die Termine aus dem ersten Arbeitstag, das PDF ist zum Ausdrucken. Download ohne Anmeldung.

Einarbeitungsplan Vorlage

Fünf Phasen von der Vorbereitung bis zum Ende der Probezeit, 17 Aufgaben als Vorschlag. Excel berechnet die Fälligkeiten aus dem ersten Arbeitstag.

  • Erster Arbeitstag und Probezeit in Monaten in den gelben Zellen, alle Termine passen sich an
  • Feedbackgespräche nach einer Woche, einem Monat, drei Monaten und vor Ende der Probezeit
  • Ein Datum in „Erledigt am“ setzt den Status, oben der Fortschritt in Prozent
  • Für Betriebe mit Schichten: erste Schichten mit Pate oder Patin
Das PDF mit allen Aufgaben. In Excel stehen die Fälligkeiten schon als Datum.

Neue Mitarbeiter einplanen, ohne dass eine Schicht ohne Paten bleibt

In InShift markieren Sie neue Mitarbeiter als „Trainee“, wählen den Mentor je Schicht und sehen, wo noch einer fehlt. Der Tarif Free umfasst einen Standort und bis zu 10 Personen, größere Teams zahlen pro Person.

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Einarbeitung im Dienstplan: das Modul „Training“ in InShift

Der Einarbeitungsplan legt fest, was neue Mitarbeiter lernen. Ob in jeder ihrer Schichten jemand dabei ist, der es ihnen zeigt, entscheidet sich im Dienstplan.

Als „Trainee“ markieren

Ab einem gewählten Datum gilt die Person als „Trainee“: Für ihre Schichten braucht sie einen „Mentor“, der am selben Standort Dienst hat.

Mentor je Schicht

Ein Mentor für die ganze Schicht oder mehrere, nach Stunden aufgeteilt. Schichten ohne Mentor stehen unter „Needs attention“.

Bezahlung in der Einarbeitung

„Trainee pay“ pro Stunde, pro Schicht oder unbezahlt, dazu auf Wunsch ein „Mentor bonus“ für die Mentoren.

Übernahme ins Team

Mit „Move to staff“ gilt ab einem Datum die normale Bezahlung, und die Person beantragt Urlaub und tauscht Schichten selbst in der App.

Was ein Einarbeitungsplan regelt

Ein Einarbeitungsplan legt fest, was neue Mitarbeiter bis wann können sollen und wer es ihnen zeigt. Er teilt die ersten Wochen in Phasen ein, gibt jeder Aufgabe einen Verantwortlichen und ein Datum und setzt feste Termine für Feedbackgespräche. So hängt die Einarbeitung nicht davon ab, wer gerade Schicht hat.

Die Vorlage hat fünf Phasen: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat und bis zum Ende der Probezeit. Die 17 Aufgaben sind ein Vorschlag für Betriebe mit Schichten wie Gastronomie, Handel, Pflege oder Lager. Passen Sie sie an die jeweilige Stelle an: ändern, löschen, ergänzen.

Die Phasen der Einarbeitung

  • Vor dem ersten Tag: Unterlagen vollständig, Pate oder Patin benannt, Zugänge angelegt, die ersten zwei Wochen mit gemeinsamen Schichten im Dienstplan, Arbeitskleidung und Schlüssel bereitgelegt.
  • Erster Tag: Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team, Sicherheits- und Hygieneunterweisung, Dienstplan, Schichttausch, Urlaubsantrag und Stempeln erklären, kurzes Gespräch am Ende des Tages.
  • Erste Woche: Kernaufgaben Schritt für Schritt, jede Schicht mit dem Paten, Geräte und Abläufe selbst bedienen, Feedbackgespräch nach der ersten Woche.
  • Erster Monat: erste Schichten allein mit erreichbarem Paten, Ziele für die Probezeit schriftlich vereinbart, Feedbackgespräch nach dem ersten Monat.
  • Bis zum Ende der Probezeit: Zwischengespräch nach drei Monaten, Abschlussgespräch rechtzeitig vor dem Ende.

Pate oder Patin: Wer zeigt was?

Die Führungskraft plant und führt die Gespräche, der Pate oder die Patin zeigt die Arbeit in der Schicht. Ein Pate kann nur dann einarbeiten, wenn er in denselben Schichten Dienst hat. Tragen Sie deshalb schon vor dem Start die ersten zwei Wochen mit gemeinsamen Schichten in den Dienstplan ein.

Im Schichtbetrieb lohnt sich ein zweiter Pate für Schichten, in denen der erste frei hat. Tragen Sie beide im Plan ein, damit keine Schicht ohne Ansprechpartner bleibt.

Feedbackgespräche und Probezeit

Die Vorlage sieht Gespräche nach einer Woche, nach einem Monat, nach drei Monaten und zwei Wochen vor dem Ende der Probezeit vor. Tragen Sie die Probezeit aus dem Arbeitsvertrag in Monaten ein, die Termine passen sich an. Notieren Sie nach jedem Gespräch in der Spalte „Notiz“ oder auf einem eigenen Blatt, was gut läuft, was noch fehlt und was bis zum nächsten Termin passieren soll.

Nach der Einarbeitung

Ist die Einarbeitung abgeschlossen, dient der ausgefüllte Plan als Nachweis, was gezeigt wurde. Für den Alltag danach gibt es die Anwesenheitsliste für Schulungen und Unterweisungen und den Urlaubsantrag für den ersten Urlaub.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Einarbeitungsplan?+

Name, Stelle, erster Arbeitstag, Pate oder Patin, Führungskraft und Ende der Probezeit, dazu Aufgaben nach Phasen mit Verantwortlichen, Fälligkeit und Erledigt-Datum und feste Termine für Feedbackgespräche.

Wie lange dauert die Einarbeitung?+

Bei den meisten Stellen mit Schichten sitzt das Wichtigste nach einigen Wochen, die ganze Einarbeitung läuft bis zum Ende der Probezeit. Die Vorlage plant bis dahin, die Probezeit tragen Sie in Monaten ein.

Wer erstellt den Einarbeitungsplan?+

Die Führungskraft der neuen Person, am besten gemeinsam mit dem Paten oder der Patin, denn diese Person zeigt die Arbeit in der Schicht.

Wie ändere ich die Termine in der Excel-Vorlage?+

Tragen Sie den ersten Arbeitstag oben ein, alle Fälligkeiten verschieben sich mit. Einzelne Termine überschreiben Sie direkt in der Spalte „Fällig am“.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?+

Ja. Die Formeln für Datum, Status und Fortschritt rechnen in Excel, Google Sheets und LibreOffice gleich.

Gibt es den Einarbeitungsplan als PDF?+

Ja, mit allen Aufgaben und leeren Spalten für Fälligkeit, Erledigt-Datum und Kürzel, dazu eine leere Zeile pro Phase für eigene Punkte.