Einarbeitungsplan: neue Mitarbeiter im Schicht­betrieb einarbeiten

In Schichtbetrieben scheitert Einarbeitung oft an der Organisation: Die neue Kollegin arbeitet in der ersten Woche mit fünf verschiedenen Leuten, jeder zeigt ihr etwas anderes, und am Ende weiß niemand, was sie schon kann. Ein Einarbeitungsplan legt drei Dinge fest: mit wem sie welche Schicht arbeitet, was sie danach können soll und wann jemand nachfragt.

Was in einen Einarbeitungsplan gehört

• Ein Ziel für das Ende: zum Beispiel „führt die Frühschicht allein, inklusive Öffnen und Kassenabschluss“.
• Ein fester Pate oder eine feste Patin: eine erfahrene Person, die in den ersten Schichten dieselbe Schicht arbeitet.
• Die Schichten der ersten zwei bis vier Wochen, mit Datum und Uhrzeit, bevor der erste Tag beginnt.
• Lerninhalte pro Schicht oder Woche, vom Einfachen zum Schwierigen.
• Drei kurze Gespräche mit festen Terminen.
• Eine Checkliste, die Pate und neue Kollegin gemeinsam abhaken.

Eine fertige Tabelle mit diesen Punkten finden Sie als Einarbeitungsplan-Vorlage zum Herunterladen.

Vor dem ersten Tag

• Die Schichten der ersten zwei Wochen stehen fest, und die neue Person kennt sie.
• Der Pate ist informiert und in genau diesen Schichten eingeplant.
• Zugänge und Ausstattung sind vorbereitet: Dienstplan-App, Kasse, Schlüssel oder Karte, Arbeitskleidung in der richtigen Größe.
• Eine kurze Nachricht am Vortag: Wann und wo, wer erwartet sie, was sie mitbringen soll.

In InShift legen Sie die neue Person unter „Employees“ an und schicken ihr einen Einladungscode, per WhatsApp, Telegram oder E-Mail. Mit dem Code meldet sie sich in der App an und sieht ihre Schichten, bevor sie zum ersten Mal kommt.

Die erste Woche: Schichten mit Pate

Drei Regeln machen den Unterschied: derselbe Pate in den ersten drei bis fünf Schichten, ruhige Schichten zuerst und am Ende jeder Schicht zehn Minuten Rückblick. Ein Beispiel für eine Barista in einem Café:

Der Dienstag ist bewusst gewählt: Am ersten Tag soll Zeit für Fragen sein, der Samstag kommt erst, wenn die Handgriffe sitzen. Die Unterweisungen, die Ihr Betrieb für neue Leute vorsieht, gehören in den ersten Tag und werden mit Datum abgehakt.

Woche 2 bis 4: mehr Verantwortung

Wer schneller lernt, überspringt eine Stufe; wer mehr Zeit braucht, bekommt eine Woche mehr. Wichtig ist nur, dass die Stufe abgehakt wird, bevor die nächste beginnt.

Soll die neue Kollegin später selbst Schichten führen, finden Sie die Aufgaben und drei Checklisten im Artikel Schichtleiter: Aufgaben.

Einarbeitung im Hotel und im Handel

Rezeption

Check-in und Check-out im Tagdienst lernen, erst danach Spätdienst mit Abrechnung. Den Nachtdienst übernimmt die neue Person erst, wenn sie alle Abläufe des Tages kennt, und in den ersten Nächten ist jemand in Rufweite.

Einzelhandel

Zuerst Fläche und Ware, dann Kasse mit Begleitung, dann Warenannahme und Reklamationen. Der erste Samstag oder der erste Tag im Schlussverkauf kommt frühestens in Woche zwei.

Drei kurze Gespräche

• Nach dem ersten Tag, fünf Minuten: Was war unklar? Fehlt etwas: Kleidung, Zugang, Spind?
• Nach der ersten Woche, 15 Minuten: Was klappt schon allein? Wo braucht es noch eine Schicht mit Pate?
• Nach Woche vier, 30 Minuten: Ist das Ziel erreicht? Welche Schichten passen künftig, welche weniger?

Planen Sie die Gespräche mit Uhrzeit in eine Schicht ein, in der Sie beide da sind. Ein „Wir reden mal“ ohne Termin findet erfahrungsgemäß selten statt.

Einarbeitung im Dienstplan sichtbar machen

InShift hat dafür den Bereich „Training“. Sie markieren die neue Person als „Trainee“, ihre eigentliche Position behält sie. In jeder ihrer Schichten wählen Sie aus, wer sie betreut („Who mentors the trainee on this shift“), und die Patin wird benachrichtigt, sobald die Schicht veröffentlicht ist. Schichten von Trainees zählen nicht als reguläre Besetzung. So steht die Patin nie allein da, nur weil auf dem Papier zwei Leute eingetragen sind. Für Trainees legen Sie pro Position eine eigene Bezahlung fest, für die Patin eine Zulage unter „Mentoring“. Ist die Einarbeitung abgeschlossen, schließen Sie sie mit „Move to staff“ ab.

Weiterlesen: Was eine Stunde und eine Schicht Personal kosten, zeigt der Artikel Personalkosten berechnen, wie die Übergabe zwischen zwei Schichten gelingt, der Artikel Schichtübergabe. Mehr zum Dienstplan auf der Seite Dienstplan-App, alle Seiten auf der Startseite.