Funktion: Filialen

Mehrere Standorte und Rollen: alle Filialen in einem Konto, jede mit eigener Leitung

Jede Filiale hat in InShift eigene Schichttypen, Positionen und eine eigene Leitung. Die Geschäftsführung sieht die ganze Kette, die Filialleitung nur ihren Standort, die Buchhaltung nur die Lohnliste. Wer was darf, legen Sie über Rollen fest, und Springer erscheinen in den Plänen aller Standorte, an denen sie arbeiten.

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So bildet InShift einen Betrieb mit Filialen ab

Eine Organisation in InShift besteht aus Standorten. Jeder Standort hat Namen, Adresse, Farbe, Arbeitstage, eigene Schichttypen mit Preisen und eigene Positionen, gruppiert in Abteilungen. Eine Person gehört zu einem „Primary Location“, kann unter „Additional Locations“ in weiteren Plänen stehen und als „Available for substitution“ dort aushelfen, wo sie sonst nicht arbeitet.

Was jemand sieht, bestimmt die Rolle in der Mitarbeiterkarte. Jedes Recht hat einen Geltungsbereich: „None“, „Own“, „My locations“ oder „Entire network“. So bearbeitet eine Filialleitung den Plan ihres Standorts, und die Stundensätze ändert nur, wessen Rolle „Change pay“ hat.

Standort

Jede Filiale mit eigenen Regeln

Die Karte eines Standorts hält alles, was ihn vom nächsten unterscheidet: Adresse, „Work days“, Abteilungen mit Positionen und unter „General shifts“ die Schichttypen mit Zeiten und Preisen. Café, Lager und Büro einer Kette planen mit verschiedenen Schichten.

  • Name, Adresse, Farbe und Arbeitstage je Standort
  • Eigene Schichttypen und Preise pro Schicht
  • Positionen nach Abteilungen innerhalb des Standorts
  • Eine „Group“ von Standorten, damit eine Regionalleitung ihre Filialen als eine Liste sieht
Standort anlegen (Englisch)

Abteilungen

Positionen, nach Abteilungen gruppiert

Der Reiter „Job positions“ beantwortet die Frage, wer was macht. Im Planer sitzen die Personen nach Abteilungen, etwa Küche, Service und Theke, und die Position entscheidet, wem eine Person im Tausch angeboten wird.

  • „Add department“ und „Add position“ direkt im Reiter
  • Wie viele Personen eine Position haben, steht in der Liste
  • Offene Schichten richten sich an eine Position oder an „Any position“
Positionen und Abteilungen (Englisch)

Rollen

Fertige Rollen anpassen oder eigene bauen

Unter „Access rights“ stehen die Rollen der Organisation. Eine neue Organisation startet mit sechs fertigen Rollen, vom Mitarbeiter über Schichtleitung, Kasse, Filialleitung und Buchhaltung bis zur Geschäftsführung. Sie ändern sie wie eigene Rollen.

  • Mitarbeiter: eigener Plan, eigener Lohn, Kollegen der eigenen Standorte
  • Filialleitung: Plan, Team, Anträge und Lohnliste der eigenen Standorte
  • Buchhaltung: Lohn des ganzen Netzes, am Plan nur die eigenen Schichten
  • Geschäftsführung: das ganze Netz mit Rollen und Standorten
  • Eigene Rolle: jede Kombination von Rechten
Rollen und Rechte (Englisch)

Rechte

Jedes Recht mit Geltungsbereich

Eine Rolle ist eine Liste von Rechten je Bereich: Plan, Team, Lohn, Anträge, Ankündigungen, Arbeitsmittel, Zeiterfassung. Jedes Recht gilt für „Own“, „My locations“ oder das „Entire network“.

  • „View rota“ und „Edit rota“ getrennt: Die eine Rolle sieht den Plan, die andere bearbeitet ihn
  • „Approve time-off“ und „Approve substitutions“ für alle, die über Anträge entscheiden
  • „Manage property“, „Manage time tracking“, „Publish announcements“ mit eigenem Bereich
  • „Admin panel access“: ohne dieses Recht arbeitet die Rolle nur in der App
Zugang zum Panel (Englisch)

Beispiel: Rollen einer Bäckerei mit drei Filialen

So könnte die Aufteilung aussehen. Die Rollen bauen Sie selbst unter „Access rights“.

Inhaberin · Alle drei Filialen, Lohn, Einstellungen

Alles, auch Sätze und Rollen

Filialleitung · Ihre Filiale: Plan, Team, Anträge, Lohnliste

Plan und Anträge ihrer Filiale

Schichtleitung · Plan und Team der eigenen Filiale

Stempelzeiten von Hand nachtragen

Lohnbüro · Lohnliste aller Filialen

Nichts am Plan, nur Export

Verkauf · Eigene Schichten, eigener Lohn

Eigene Anträge in der App

Die Kette im Blick

Alle Standorte und das ganze Team

Die Geschäftsführung sieht die Kette als Ganzes.

  • Alle Standorte auf einem Bildschirm, jeder als eigener Block.
  • „Employees“: Personen nach Standort und Position, mit Rolle.

Vom Handy

Das Team der Filiale in der App

Die Filialleitung braucht keinen Laptop: Team, Planer, Anträge und Tagesübersicht sind in der App. Oben schaltet sie zwischen den Standorten um, und sie sieht genau die, die ihre Rolle erlaubt.

  • Team nach Standort und Rolle, mit Suche nach Namen
  • Dieselben Rechte im Panel und auf dem Handy
Das Team in der App (Englisch)

Einen Betrieb mit Filialen in drei Schritten einrichten

  1. 1

    Standorte

    „Locations“, dann „Add Location“: Name, Adresse, Arbeitstage. In der Karte Schichttypen und Abteilungen mit Positionen.

  2. 2

    Personen und Rollen

    In jeder Karte Hauptstandort, Position und Rolle. Die Filialleitung bekommt eine Rolle mit Rechten für ihren Standort.

  3. 3

    Ein Plan je Filiale

    Jede Leitung plant ihren Standort, die Geschäftsführung sieht alle zusammen.

Eine Datei je Filiale oder ein Konto für alle

Plan der Kette

Datei oder Gruppe je Filiale
Mehrere Dateien, die sich widersprechen
Eine Organisation in InShift
Jeder Standort einzeln und alle zusammen

Springer

Datei oder Gruppe je Filiale
Zweimal eingetragen, Stunden doppelt gezählt
Eine Organisation in InShift
Eine Karte, Stunden aller Standorte zusammen

Wer den Lohn sieht

Datei oder Gruppe je Filiale
Jeder mit der Datei
Eine Organisation in InShift
Nur Rollen mit „View payroll“

Neue Filialleitung

Datei oder Gruppe je Filiale
Dateien und Passwörter übergeben
Eine Organisation in InShift
Rolle in der Karte, Zugriff nur auf ihren Standort

Häufige Fragen

Wie viele Standorte kann eine Organisation haben?▾

Im Tarif Basic so viele, wie Sie haben. Jeder Standort hat eigene Schichttypen, Positionen und einen eigenen Plan. Der Tarif Free umfasst einen Standort.

Kann eine Person an mehreren Filialen arbeiten?▾

Ja. In der Karte stehen ein „Primary Location“ und „Additional Locations“, an denen sie ebenfalls im Plan steht. „Available for substitution“ öffnet sie zusätzlich für einzelne Vertretungen an anderen Standorten. Die Stunden aller Standorte zählen in der Lohnliste zusammen.

Was sieht eine Filialleitung?▾

Mit der fertigen Rolle für die Filialleitung Plan, Team, Anträge, Lohnliste und Arbeitsmittel ihrer eigenen Standorte; Stundensätze ändert sie nicht. Andere Filialen und die Einstellungen der Organisation sieht sie nicht. Brauchen Sie es anders, ändern Sie die Rolle oder bauen eine neue.

Wie gebe ich der Buchhaltung nur den Lohn frei?▾

Dafür gibt es unter „Access rights“ eine fertige Rolle: Lohn des ganzen Netzes sehen, auszahlen und ändern, mit „Admin panel access“, am Dienstplan nur die eigenen Schichten. Die Buchhaltung meldet sich im Panel an und arbeitet in „Payroll“ mit dem Export. Soll sie nur lesen, nehmen Sie ihr „Change pay“ weg.

Lassen sich die fertigen Rollen ändern?▾

Ja. Die Rollen einer neuen Organisation sind gewöhnliche, vorab angelegte Rollen. Sie lassen sich umbenennen, ändern oder löschen, wenn niemand sie hat. Eine Änderung gilt sofort für alle mit dieser Rolle.

Brauchen Panel und App getrennte Konten?▾

Nein. Ein Login für beides: Wer „Admin panel access“ hat, öffnet admin.inshift.app und dieselbe App auf dem Handy. Ohne dieses Recht arbeitet eine Leitung nur in der App, mit Planer und Anträgen.

Alle Filialen in ein Konto holen

Im Tarif Basic ist die Zahl der Standorte nicht begrenzt.

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