Funktion: Arbeitsmittel

Inventar­verwaltung für Arbeitsmittel: was ausgegeben ist und wer es gerade hat

Dienstkleidung, Schlüssel, Funkgeräte, Laptops, Werkzeug. In InShift hat jedes Stück eine Inventarnummer und eine Karte, die Person bestätigt den Empfang in der App, und jede Rückgabe oder Übergabe steht im Verlauf. Verlässt jemand das Team, zeigt das Panel, was noch nicht zurück ist und was es wert ist.

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Arbeitsmittel gehören zu Menschen und Schichten

Eine klassische Inventarverwaltung kennt Räume, Kostenstellen und Barcodes. Im Schichtbetrieb lautet die Frage meist anders: Wer hat den dritten Filialschlüssel, seit wann, und wer hat das Funkgerät nach der Spätschicht übernommen? Der Bereich „Property“ in InShift beantwortet das neben dem Team und dem Dienstplan, mit denen Sie ohnehin arbeiten.

Er besteht aus drei Teilen. Der Katalog: Gruppen, Einträge und darin nummerierte Stücke. Die Ausgabe: Stücke, Person und auf Wunsch ein Rückgabedatum wählen, die Person bestätigt in der App. Der Verlauf: jedes Ereignis mit jedem Stück, vom Anlegen bis zur Ausmusterung.

Übersicht

Alle Arbeitsmittel des Betriebs auf einem Bildschirm

Der Reiter „Items“ zeigt den Bestand nach Gruppen mit den Kacheln „Items total“, „Held“, „Available“ und „Overdue“. Filter nach Gruppe, Eintrag und Person beantworten Fragen wie „Was hat Helen gerade?“ oder „Wie viele Headsets sind frei?“.

  • Status je Stück: „Available“, „Issued“, „In repair“, „Lost“, „Written off“
  • Zustand: „New“, „Used“, „Needs repair“
  • „Overdue“, sobald das Rückgabedatum überschritten ist
  • „Hand over“ direkt aus der Zeile, auch mehrere Stücke auf einmal
Bestand anlegen (Englisch)

Katalog

Gruppe, Eintrag, nummeriertes Stück

Der Katalog hat drei Ebenen: eine Gruppe wie „Dienstkleidung“ oder „Laptops“, darin Einträge wie „Kochjacke Gr. M“, darin die einzelnen Stücke. Die Inventarnummer vergibt das Panel selbst, die Seriennummer des Herstellers kommt in die Karte.

  • Inventarnummer im Format INV-000001 für jedes Stück
  • Seriennummer, Wert, Zustand und Foto in der Karte
  • „Archive“ für ausgemusterte Stücke, mit vollständigem Verlauf

In der App

Der Empfang wird vom Handy bestätigt

Nach der Ausgabe bekommt die Person eine Push-Nachricht, und auf der Startseite der App erscheint „Property issued to you“ mit „Received“ und „Not with me“. Ein Fingertipp genügt, und im Verlauf steht „Receipt confirmed“ mit Uhrzeit.

  • „My property“: alles, was auf die Person läuft, mit Rückgabedaten
  • „Pass to a colleague“: Schlüssel nach Schichtende an die nächste Schicht, mit Bestätigung, wenn der Eintrag sie verlangt
  • Eine Ablehnung landet ebenfalls im Verlauf: „Receipt declined“
Arbeitsmittel in der App (Englisch)

Karte

Wo ein Stück ist und was damit passiert ist

Jedes Stück hat eine eigene Seite: wer es hat und seit wann, Gruppe, Wert und Zustand, dazu der komplette Verlauf. „Take back“ nimmt es zurück, „Send to repair“, „Mark lost“ und „Write off“ fragen nach einem Grund.

  • Aktueller Halter mit Datum der Ausgabe
  • Rücknahme mit einem Klick
  • Grund bei Reparatur, Verlust und Ausmusterung

Verlauf

Jede Ausgabe und Rückgabe mit Name und Zeit

Der Reiter „History“ listet alle Ereignisse über den ganzen Bestand. Ein Filter nach Ereignis zeigt etwa nur „Lost“ im letzten Quartal.

  • „Added“, „Issued“, „Receipt confirmed“, „Returned“, „Passed to a colleague“, „Lost“, „Written off“
  • Wer es getan hat und wann, auf die Minute
  • Der Verlauf bleibt nach Archivierung und nach dem Austritt einer Person erhalten

Was Betriebe typischerweise erfassen

Beispiele für Gruppen im Katalog, je nach Branche.

Gastronomie · Kochjacken, Schürzen, Kassenschlüssel

Wer hat den Schlüssel zur Kasse?

Einzelhandel · Filialschlüssel, Handscanner, Namensschilder

Welche Filiale hat noch einen freien Scanner?

Hotel · Generalschlüssel, Funkgeräte, Uniformen

Ist das Funkgerät der Nachtschicht zurück?

Sicherheitsdienst · Funkgeräte, Dienstausweise, Taschenlampen

Was hat der Mitarbeiter beim Austritt noch?

Gebäudereinigung · Maschinen, Objektschlüssel, Arbeitskleidung

Wer hat den Schlüssel für das Objekt am Montag?

Was der Bereich „Property“ sonst kann

Austritt mit Kontrolle

Beim Austritt zeigt das Panel „Items not returned“ mit dem Gesamtwert. Rücknahme direkt im selben Dialog.

Bestandsprüfung

Alle 30, 90 oder 180 Tage fragt die App, ob die Person das Stück noch hat. Die Antwort ist ein Fingertipp.

Rückgabedatum

Ausgabe mit „Return by“; danach erscheint das Stück als „Overdue“ in der Übersicht.

Rechte je Standort

Das Recht „Manage property“ gilt für eigene Standorte oder die ganze Kette.

Ausgabeliste auf Papier oder „Property“ in InShift

Empfang bestätigt

Ausgabeliste oder Excel
Unterschrift, wenn sie jemand einholt
„Property“ in InShift
Die Person in der App, mit Uhrzeit im Verlauf

Wer es gerade hat

Ausgabeliste oder Excel
Liste von oben durchlesen
„Property“ in InShift
Karte des Stücks: Name und Datum

Übergabe zwischen Schichten

Ausgabeliste oder Excel
Mündlich
„Property“ in InShift
„Pass to a colleague“, die Kollegin bestätigt

Austritt

Ausgabeliste oder Excel
Erinnern, was ausgegeben war
„Property“ in InShift
„Items not returned“ mit Wert im Austrittsdialog

Bestandsprüfung

Ausgabeliste oder Excel
Einmal im Jahr durch den Betrieb gehen
„Property“ in InShift
Die App fragt alle 30, 90 oder 180 Tage

Häufige Fragen

Welche Arbeitsmittel lassen sich erfassen?▾

Alles, was an Menschen ausgegeben wird: Dienstkleidung, Schlüssel, Ausweise, Funkgeräte, Kartenlesegeräte, Laptops, Werkzeug. Gruppen und Einträge benennen Sie selbst, die Inventarnummern vergibt das Panel.

Wie bestätigt eine Person den Empfang?▾

Nach der Ausgabe kommt eine Push-Nachricht, und die Startseite der App zeigt „Property issued to you“ mit „Received“ und „Not with me“. Ein Fingertipp, und im Verlauf steht „Receipt confirmed“ mit Uhrzeit.

Was passiert beim Austritt eines Mitarbeiters?▾

Der Austrittsdialog zeigt „Items not returned“ mit Anzahl und Gesamtwert. Sie nehmen die Stücke dort mit „Take back“ zurück; was fehlt, markieren Sie als „Lost“ oder „Written off“ mit Grund.

Kann ein Stück ohne die Leitung weitergegeben werden?▾

Ja. In der App unter „My property“ wählt die Person „Pass to a colleague“, die Kollegin bestätigt den Empfang, wenn der Eintrag das verlangt, und im Verlauf steht „Passed to a colleague“.

Gibt es Barcodes oder RFID?▾

Nein. Jedes Stück bekommt eine Inventarnummer und ein Foto in der Karte, gefunden wird es über die Filter nach Gruppe, Eintrag und Person im Panel. Barcodes und RFID-Etiketten liest InShift nicht, einen Scanner brauchen Sie also nicht.

Ist die Inventarverwaltung im Tarif enthalten?▾

Sie gehört zum Tarif Basic, ohne Aufpreis. „Property“ ist ein Modul, das Inhaber oder Mitinhaber unter „Settings“ → „Modules“ einschalten; installieren müssen Sie nichts.

Arbeitsmittel heute erfassen und ausgeben

Katalog anlegen, Stücke ausgeben, und Ihr Team bestätigt den Empfang in der App.

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