Für Inhaber und Führungskräfte

Das Admin-Panel: Dienstplan, Anträge, Zeiten und Lohn in einem Browserfenster

Ihr Arbeitsplatz unter admin.inshift.app. Links das Menü in der Reihenfolge eines Arbeitstags: Überblick, Planer, Anträge, Chat, Team, Zeiterfassung, Lohn, Arbeitsmittel, Standorte, Integrationen. Ihr Team arbeitet in der App mit denselben Daten: Was Sie hier veröffentlichen, steht im selben Moment auf den Handys.

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Ein Panel für den ganzen Schichtbetrieb

Das Admin-Panel läuft in jedem aktuellen Browser auf Laptop, Tablet oder Handy, installiert wird nichts. Hier legen Sie Standorte und Schichttypen an, laden das Team ein, planen die Woche, entscheiden über Anträge, sehen, wer gerade da ist, und bekommen am Monatsende die Lohnliste. Es passt zum Café mit fünf Leuten genauso wie zur Kette mit Filialleitungen, Abteilungen und eigenen Rollen.

Panel und App gibt es derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch, jede Person wählt ihre Sprache selbst. Deshalb nennen wir die Bereiche unten so, wie sie im Menü stehen: „Dashboard“, „Planner“, „Requests“, „Chat“, „Employees“, „Time tracking“, „Payroll“, „Property“, „Locations“, „Integrations“, „Settings“. Alle Bilder stammen aus unserem Demo-Konto.

Dashboard

Der Tag auf einen Blick, bevor Sie durch den Betrieb laufen

Wer arbeitet gerade, wo hat die Woche Lücken, was wartet auf Ihre Entscheidung und wie steht der Monat in Zahlen: Das „Dashboard“ beantwortet es in zehn Sekunden.

  • Wer jetzt arbeitet, mit Foto und einem Balken des Tages nach Stunden
  • „Week ahead“: sieben Tage mit Schichten, Stunden und Lücken ohne Besetzung
  • Monatszahlen: „Payroll fund“, „Owed to team“, geplante und geleistete Stunden
  • „Awaiting decision“: offene Anträge und offene Schichten
  • „Activity“: wer einen Antrag gestellt hat, wessen Tausch genehmigt wurde, wer die App verbunden hat
Das Dashboard lesen (Englisch)

Planner

Der Dienstplan aus Schichttypen, Zelle für Zelle

Schichttypen legen Sie einmal je Standort an: Name, Zeiten, Wochentage, Farbe. Danach entsteht der Plan aus dem Menü einer Zelle. Bis „Publish“ sehen nur Sie den Entwurf, danach hat jede Person ihre Schichten in der App.

  • Ansichten „Week“, „Month“, „Year“ und „List“ für denselben Plan
  • Personen nach Abteilungen gruppiert, die Wochenstunden neben jedem Namen
  • „Copy week“ übernimmt die Vorwoche als Entwurf
  • „Open shift“ für eine Schicht ohne Namen, auf die sich das Team bewirbt
  • „Custom shift“ mit freier Uhrzeit für den Tag, der aus dem Raster fällt
  • „Download Excel“ und Druck je Standort oder mit „Print all locations“
Mehr zur Dienstplanung

Ansichten

Ein Plan, vier Ansichten

In der Woche wird geplant, im Monat sehen Sie Stunden und Auslastung, im Jahr den Urlaub, in der Liste den Tag. Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.

  • Monat: Schichten je Person, die Stunden unter dem Namen.
  • Alle Standorte: die ganze Kette auf einem Bildschirm.
  • Jahr: zwölf Monate für Urlaub und lange Planung.
  • Liste: Tag für Tag, wer Früh-, Mittel- oder Spätschicht hat.

Requests

Urlaub, Tausch und offene Schichten in einer Liste

Alles, was das Team in der App beantragt, landet unter „Requests“: Urlaub, Krankmeldung, ein freier Tag, ein Schichttausch, eine Bewerbung auf eine offene Schicht. Ein Klick auf „Approve“ oder „Reject“, und die Person bekommt die Antwort per Push.

  • Drei Reiter, „Time off“, „Swaps“ und „Open shifts“, mit Zählern
  • Daten, Anzahl der Tage und Notiz der Person in jeder Zeile
  • „Request rules“: wer was selbst darf und wer freigibt
  • Standortleitungen sehen nur die Anträge ihrer Standorte
Mehr zu Schichttausch und Urlaub

Employees

Team, Positionen und Zugriffsrechte

Person anlegen, Einladungscode oder QR-Code schicken, fertig: Ab dem ersten Login sieht sie ihren Plan. Führungskräfte bekommen Rollen, und jede Berechtigung hat eine Reichweite: „Own“, „My locations“ oder „Entire network“.

  • Personalkarte mit Standorten, Abteilung, Position, Kontakt und Betriebszugehörigkeit
  • Status „Connected“ in der Liste, wer die App schon nutzt
  • „Add multiple“ für ein ganzes Team, „Invite team“ stellt die Codes aller Fehlenden in einem Text zum Weiterschicken zusammen
  • Reiter „Job positions“, „Access rights“ und „Events“ neben der Personenliste
  • Austritt ohne Datenverlust: Schichten, Lohn und ausgegebene Arbeitsmittel bleiben erhalten
Mehr zu Standorten und Rollen

Payroll

Die Lohnliste entsteht aus dem Dienstplan

Die Vergütung legen Sie je Person einmal fest: Stundenlohn, Schichtpauschale oder Monatsgehalt. Ab dann wird jede Schicht im Plan zu einem Betrag. Zuschläge, Auszahlungen und offene Beträge stehen im selben Bereich.

  • Lohnliste je Zeitraum: Schichten, Soll- und Ist-Stunden, Satz, Zuschläge, berechnet, ausgezahlt, offen
  • Zuschläge als Regeln, etwa „Night hours“ oder „Percentage of sales“, mit Werten, die Sie selbst eintragen
  • „Close period“, damit ein abgeschlossener Monat so bleibt, wie er war
  • Ausdruck als „Short, for payment“, „Full sheet“ oder „One person’s sheet“
  • Stunden und Lohnliste für Ihr Lohnbüro: „Export to Excel“ oder Export für DATEV
Mehr zur Lohnberechnung

Time tracking

Stempelzeiten direkt neben dem Plan

Ein Tablet am Eingang zeigt einen Code, das Team scannt ihn mit der App oder stempelt mit PIN. Im Panel steht unter „Board“, wer vor Ort ist, wer Pause macht und wer fehlt, mit geplanter und tatsächlicher Zeit nebeneinander.

  • Status „On site“, „On break“, „Expected“, „No check-in“, „Left“ je Standort
  • „Terminals“: alle gekoppelten Tablets mit „Online“ oder „Offline“
  • „Without a phone“: Personalnummern und PINs für alle ohne Smartphone
  • Ein Modul, das Sie unter „Settings“ → „Modules“ einschalten
Mehr zum Zeiterfassung-Terminal

Chat

Team-Chat und Ankündigungen mit Lesebestätigung

Ein „General chat“ für alle, ein Kanal je Standort und Gruppen, die Sie selbst anlegen. Eine Ankündigung steht mit dem Etikett „Announcement“ im Chat, kommt als Push, und das Panel zeigt, wie viele sie gelesen haben.

  • Gruppen nach Bedarf: Küche, Wochenendteam, neue Kolleginnen und Kollegen
  • Ankündigungen an alle oder an ausgewählte Standorte
  • Wer ankündigen darf, regelt das Recht „Publish announcements“ in der Rolle
Chat und Plan in der Mitarbeiter-App

Property

Dienstkleidung, Schlüssel, Geräte: wer hat was

Ein Verzeichnis der Arbeitsmittel Ihres Betriebs und wer sie gerade hat. Die Personalkarte zeigt, was ausgegeben ist, und dasselbe sieht die Person in ihrer App.

  • Katalog nach Gruppen mit Seriennummer und Wert
  • „Items total“, „Held“, „Available“, „Overdue“ oben im Bereich
  • „Hand over“ und „Take back“ mit Verlauf je Gegenstand und je Person
Mehr zur Inventarverwaltung

Integrations

Kasse, API-Schlüssel und Webhooks

Ist eine Kasse angebunden, kommen die Umsätze jeder Person an der Kasse automatisch an und fließen als Umsatzbeteiligung in den Lohn. Eigene Systeme lesen über API-Schlüssel, Webhooks melden Änderungen im selben Moment.

  • Kassensystem: Poster ist angebunden, SumUp, Lightspeed, Zettle, Square und Shopify POS auf Anfrage
  • API-Schlüssel mit Rechten je Bereich: ein fremdes System liest nur, was es soll
  • Webhooks melden Art und Kennung des Ereignisses, die Daten holt das System mit seinem Schlüssel
  • Claude und ChatGPT arbeiten per MCP mit denselben Daten, mit einem Schlüssel von hier
Alle Integrationen

Employee’s view

Die App so sehen, wie Ihr Team sie sieht

„Employee’s view“ öffnet die App mit den Augen einer beliebigen Person: ihr Plan, ihr Lohn, ihr Chat, ihre Rechte. Praktisch vor dem Veröffentlichen und wenn jemand fragt, warum er eine Schicht nicht sieht.

  • Person aus der Liste wählen, die App öffnet sich in ihrer Sicht
  • Wer „Not joined yet“ ist, bekommt den Einladungscode direkt hier
  • Rolle ändern und das Ergebnis sofort prüfen
Über „Employee’s view“ (Englisch)

Vom Handy

Das Panel funktioniert auch auf dem Handy

Den Plan für dreißig Leute bauen Sie am bequemsten am Laptop. Einen Antrag freigeben, nachsehen, wer im Dienst ist, oder dem Team schreiben geht auch vom Handy. Führungskräfte haben zusätzlich die App mit eigener Teamübersicht.

  • „Time off“, „Swaps“ und „Open shifts“ mit Freigabe auf einem Bildschirm
  • Das Menü hinter dem Symbol oben links, der Plan scrollt seitlich
  • In der InShift-App: eigener Plan, Teamübersicht und dieselben Anträge
Die Ansichten für Führungskräfte in der App

Wer im Admin-Panel arbeitet

Ein Panel, verschiedene Rollen. Jede Person sieht genau das, was ihre Rechte erlauben, und die Rollen benennen Sie selbst.

Inhaber

Voller Zugriff: Standorte, Rollen, Lohn, Integrationen, Module. Sieht die ganze Kette oder einen Standort.

Bereichs- oder Betriebsleitung

Eine Rolle mit „Entire network“: Pläne, Personen und Anträge aller Standorte, Ankündigungen an alle.

Filialleitung

Eine Rolle mit „My locations“: plant den eigenen Standort, lädt Leute ein, gibt Anträge frei, ändert keine Stundensätze.

Lohnbüro oder Buchhaltung

Rechte für den Lohn aller Standorte: Lohnliste, Auszahlungen, Export. Am Dienstplan ändert sie nichts.

Schichtleitung

Setzt Schichten, sieht das Team des Standorts und korrigiert Stempelzeiten, sieht aber keine fremden Löhne.

Das Team

Kein Panel: die App mit eigenem Plan, eigenen Stunden, Anträgen und Chat.

Admin-Panel und Mitarbeiter-App im Vergleich

Beide arbeiten gleichzeitig mit denselben Daten. Der Unterschied liegt darin, wie tief man eingreift.

Dienstplan

Admin-Panel im Browser
Planen in Woche, Monat, Jahr und Liste
InShift-App
Eigene Schichten; Führungskräfte planen im „Planner“ der App

Anträge

Admin-Panel im Browser
Liste mit Entscheidung und „Request rules“
InShift-App
Antrag stellen; Führungskräfte geben frei, wenn die Rolle es erlaubt

Lohn

Admin-Panel im Browser
Lohnliste, Zuschläge, Auszahlungen, Export
InShift-App
Eigene Stunden und eigener Lohn unter „Stats“

Zeiterfassung

Admin-Panel im Browser
„Board“, „Terminals“, „Without a phone“
InShift-App
„Check in“ mit der Kamera am Code des Tablets

Rollen, Standorte, Integrationen

Admin-Panel im Browser
Nur hier
InShift-App
Keine

Häufige Fragen

Was kostet das Admin-Panel?▾

Panel und Team-App gehören zu einem Abo, das Panel kostet nichts extra. Der Tarif Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen, Basic wird pro aktiver Person und Monat abgerechnet, in Paketen à 5 Personen. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Muss ich etwas installieren?▾

Nein. Das Panel läuft in Chrome, Safari, Firefox oder Edge unter admin.inshift.app. Ihr Team braucht nur die InShift-App aus dem App Store oder von Google Play.

Können mehrere Führungskräfte gleichzeitig arbeiten?▾

Ja. Jede hat ein eigenes Login und eine eigene Rolle. Eine Filialleitung mit „My locations“ sieht nur ihre Standorte, eine Rolle mit „Entire network“ die ganze Kette. Änderungen sind sofort für alle sichtbar.

Funktioniert das Panel auf Handy und Tablet?▾

Ja, die Ansicht passt sich an. Auf dem Handy geben Sie Anträge frei, sehen, wer im Dienst ist, und schreiben dem Team. Einen Wochenplan für viele Personen bauen Sie am bequemsten am Laptop.

Wie trenne ich die Zugriffe in einer Kette mit mehreren Filialen?▾

Jedes Recht in einer Rolle hat eine Reichweite: „Own“, „My locations“ oder „Entire network“. Eine Filialleitung sieht Plan, Personen, Lohn und Anträge ihrer Standorte und keine anderen. Ob jemand das Panel überhaupt öffnen darf, regelt der Schalter „Admin panel access“ in der Rolle.

Bekommt unser Lohnbüro die Daten aus dem Panel?▾

Ja. Stunden und Lohnliste eines Zeitraums laden Sie mit „Export to Excel“ herunter oder als Export für DATEV, den Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro einliest. Die eigentliche Lohnabrechnung mit Steuern und Sozialabgaben macht weiterhin Ihr Lohnbüro.

Gibt es eine Anbindung an das Kassensystem?▾

Angebunden ist derzeit Poster: Die Umsätze jeder Person an der Kasse kommen automatisch an, ein Prozentsatz davon kann in den Lohn fließen. SumUp, Lightspeed, Zettle, Square, Shopify POS und andere Kassen mit Schnittstelle binden wir auf Anfrage an.

Das ganze Team in einem Plan

Organisation anlegen, Standort und Team hinzufügen, den ersten Plan veröffentlichen. Alle Bereiche sind vom ersten Tag an offen.

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