Майно

Облік майна: що кому видано і в кого зараз

Форма, ключі, бейджі, ноутбуки, інструмент. Кожна річ має номер і картку, видача підтверджується людиною в застосунку, повернення й передачі лишаються в історії. При звільненні панель сама показує, що людина не повернула і на яку суму.

Почати безкоштовноПодивитись екрани ↓

Навіщо облік майна в програмі для графіка

Команда зі змінним графіком постійно передає речі з рук у руки: ключі від точки, рації, термінали, форму, ноутбуки. Поки їх десять, керівник пам'ятає. Коли їх сотня на три локації, з'ясувати, у кого зараз третій комплект ключів, стає окремою роботою. Розділ «Майно» в InShift тримає це в одному місці, поруч із людьми, яким речі видані, і графіком, за яким вони працюють.

Три частини. Каталог: групи, всередині позиції, у позиції речі з номерами. Видача: обираєте речі, людину, за потреби дату повернення, і людина отримує push «Вам видали майно» з кнопкою підтвердити. Історія: кожна подія з кожною річчю, від «Заведено» до «Списано». Нижче всі екрани на живих кадрах панелі й застосунку.

Речі

Усі речі організації на одному екрані

Вкладка «Речі» показує майно за групами з лічильниками «Усього речей», «На руках», «Вільні» і «Прострочено». Фільтри за групою, посадою й людиною відповідають на «що зараз у Олени» і «скільки вільних рацій на Head Office».

  • Статус кожної речі: «Вільна», «Видана», «У ремонті», «Втрачена», «Списана»
  • Стан: «Нова», «Вживана», «Потребує ремонту»
  • «Прострочено», коли минула дата повернення, і «Чекає підтвердження», поки людина не натиснула в застосунку
  • Кнопка «Видати» просто з рядка: кілька речей одним актом на одну людину
Завести речі

Каталог

Групи, позиції й речі з номерами

Каталог має три рівні: група, наприклад «Форма» чи «Техніка», позиція всередині групи, наприклад «MacBook Air 13», і речі з інвентарними номерами. Номер панель дає сама, серійний номер виробника додається до картки.

  • Інвентарний номер INV-000001 кожній речі автоматично
  • Серійний номер, вартість, стан і до трьох фото в картці
  • «Архів» для речей, яких більше немає, з усією історією
  • Річ, яка не повернулась, залишається в списку з причиною: «Втрачена», «Списана»

Картка речі

Де вона зараз і що з нею було

У кожної речі своя сторінка: «Де вона зараз» з іменем людини, «Про річ» із групою, вартістю й станом, «Історія» з усіма подіями. Кнопка «Прийняти назад» повертає річ у вільні, «У ремонт» і «Списати» пишуть причину, яку через місяць видно саме в цьому рядку.

  • У кого річ, з якого дня і де вона буде: «вдома», «на об'єкті»
  • «Прийняти назад» одним натисканням, коли людина повернула
  • «У ремонт», «Втрачена», «Списати» з обов'язковою причиною
  • Історія речі за весь час: заведено, видано, підтверджено, повернуто

У застосунку

Людина підтверджує отримання сама

Після видачі людина отримує push «Вам видали майно», а на головній застосунку стоїть картка «Вам видали, підтвердьте». Один дотик, і в панелі подія «Підтверджено отримання». На екрані «Моє майно» людина бачить усе, що за нею числиться, і може передати річ колезі.

  • «Моє майно»: список речей за собою з датами повернення
  • «Передати колезі»: зміна закінчилась, ключі перейшли наступному, колега підтверджує в застосунку
  • «Підтвердьте, що річ досі у вас»: періодична перевірка наявності одним дотиком
  • Відмова підтвердити теж пишеться в історію: «Отримання не підтверджено»
Моє майно в застосунку

Історія

Кожна подія з кожною річчю

Вкладка «Історія» це стрічка подій за всім майном: хто видав, хто підтвердив, хто повернув, що відправили в ремонт і хто це зробив. Фільтр за типом події звужує до потрібного: наприклад, лише «Втрачено» за квартал.

  • Події: «Заведено», «Видано», «Підтверджено отримання», «Повернуто», «Передано колезі», «Втрачено», «Списано»
  • Хто виконав дію і коли, з точністю до хвилини
  • Історія лишається і після архівування речі, і після звільнення людини

Що ще вміє розділ «Майно»

Звільнення з перевіркою

При звільненні панель показує «Не повернуто речей» із загальною вартістю. Речі приймаються назад тут же, до того як людина зникне з графіка.

Перевірка наявності

У «Налаштуваннях» майна: раз на 30, 90 або 180 днів застосунок питає людину, чи річ досі в неї. Відповідь одним дотиком, результат в історії.

Дата повернення

Видача з «Повернути до»: коли дата минула, річ підсвічується як «Прострочено» на вкладці «Речі».

Хто керує майном

Право «Керувати майном» видається ролі окремо: свої локації або вся мережа. Керівник точки бачить речі своєї точки.

Вартість на руках

У кожній речі вартість, тож панель рахує, на яку суму майна числиться за кожною людиною і за командою.

Передача між людьми

Річ переходить від людини до людини без повернення на склад: колега підтверджує в застосунку, в історії стоїть «Передано колезі».

Завести майно за один вечір

  1. 1

    Групи й позиції

    У «Каталозі» створити групи: форма, ключі, техніка. Всередині позиції з назвами.

  2. 2

    Речі з номерами

    «Додати річ»: кількість, серійні номери, вартість, стан. Номери панель дає сама.

  3. 3

    Видати

    Обрати речі, людину, дату повернення. Людина отримує push і підтверджує в застосунку.

  4. 4

    Далі само

    Передачі, повернення, ремонт і списання пишуться в історію. При звільненні панель нагадає, що не повернуто.

Журнал видачі й розділ «Майно»

Різниця в підтвердженні: у журналі підпис ставить керівник, тут людина сама натискає в застосунку.

Хто підтверджує отримання

Журнал або таблиця
Підпис у журналі, якщо не забули
Розділ «Майно» InShift
Людина в застосунку, подія в історії з часом

У кого річ зараз

Журнал або таблиця
Перечитати журнал з початку
Розділ «Майно» InShift
Картка речі: ім'я, з якого дня, де буде

Передача між змінами

Журнал або таблиця
Усно
Розділ «Майно» InShift
«Передати колезі» в застосунку, колега підтверджує

Звільнення

Журнал або таблиця
Згадати, що видавали
Розділ «Майно» InShift
«Не повернуто речей» із сумою прямо в діалозі звільнення

Перевірка наявності

Журнал або таблиця
Обхід раз на рік
Розділ «Майно» InShift
Застосунок питає людину сам раз на 30, 90 або 180 днів

Часті запитання

Які речі можна вести в обліку майна?▾

Будь-які, що передаються людям: форма, ключі, бейджі, рації, термінали, ноутбуки, інструмент, техніка. Групи й позиції ви називаєте самі, речі отримують інвентарні номери автоматично, серійний номер виробника додається в картку.

Як людина підтверджує, що отримала річ?▾

Після видачі приходить push «Вам видали майно», а на головній застосунку з'являється картка «Вам видали, підтвердьте». Один дотик, і в історії речі стоїть «Підтверджено отримання» з часом. Відмова теж записується.

Що буде при звільненні людини, у якої є речі?▾

Діалог звільнення показує «Не повернуто речей» із кількістю й загальною вартістю. Речі приймаються назад тут же кнопкою «Прийняти назад», а те, що не повернулось, позначається «Втрачена» або «Списана» з причиною.

Чи можна передати річ колезі без керівника?▾

Так. На екрані «Моє майно» кнопка «Передати колезі»: людина обирає, кому, колега підтверджує, і в історії стоїть «Передано колезі». Керівник бачить це в панелі одразу.

Як дізнатися, чи речі досі в людей?▾

У «Налаштуваннях» майна вмикається перевірка наявності раз на 30, 90 або 180 днів. Застосунок питає людину «Підтвердьте, що річ досі у вас», відповідь одним дотиком, результат «Наявність підтверджено» в історії.

Чи є фото речей?▾

Так, до трьох фото на річ у картці. Зручно для техніки й форми, коли треба зафіксувати стан при видачі.

Хто в організації бачить майно?▾

Ті, у чиїй ролі є право «Керувати майном» на свої локації або на всю мережу. Співробітник бачить лише своє майно в застосунку. Права задаються на сторінці «Права доступу».

Чи входить облік майна в тариф?▾

Облік майна входить у тариф «Базовий» без доплат: платять лише за людей, ціна на сторінці «Ціни». Сам розділ «Майно» уже є в панелі, окремо встановлювати нічого не треба.

Заведіть майно і роздайте за один вечір

Почати можна безкоштовно з усією командою. Розділ «Майно» вже є в панелі, окремо вмикати не треба.

Почати безкоштовно