Облік майна це реєстр речей організації: форма, ключі, планшети, інструмент. У кожної речі свій інвентарний номер, картка з історією і статус: вільна, видана, у ремонті, втрачена, списана. Речі групуються в каталог: група, у ній назва обладнання, а вже в назві живуть речі з номерами. Так планшет не шукають серед кавомашин.
Це модуль: власник або співвласник вмикає його в «Налаштування» → «Модулі» → «Облік майна». Вимкнення не стирає заведених речей і видач.
Розділ «Майно» бачать власник, співвласники і ті, у чиїй ролі є право «Керувати майном», за свої локації або всю мережу.
Де знайти
«Майно» → вкладки «Речі», «Каталог», «Історія». Праворуч кнопки «Налаштування», «Архів» і «Додати річ». Над списком підсумок «6 речей · перевірка наявності вимкнена» і плитки «Усього речей», «На руках», «Вільні», «Прострочено».
Пошук за інвентарним чи серійним номером, назвою речі або ім'ям того, у кого вона, фільтри «Позиція» і «У кого». Натискання на плитку звужує список.
Поки модуль вимкнено, власник і співвласники бачать у меню «Майно» із заставкою і кнопкою «Увімкнути модуль», решта команди розділу не бачить.
Крок за кроком: завести річ
- Натисніть «Додати річ». У вікні «Нова річ» підказка: «Обовʼязкова лише назва. Інвентарний номер призначимо самі».
Вікно «Нова річ» з розкритими «Інші поля»: назва, «Скільки штук», «Фото», серійний номер, вартість, стан, локація, «Де лежить», примітка - Впишіть «Назва», наприклад «Планшет Samsung Tab A9». Під полем панель підкаже «Така позиція вже є в каталозі» або «Нова позиція створиться автоматично»: назва стає позицією каталогу, до якої потім додаються інші такі самі речі.
- «Скільки штук»: для однакових речей, як фартухи, поставте кількість, і кнопка стане «Завести 4 шт.». Кожна штука отримає свій номер, серійні номери для пачки заповнюються пізніше в картках.
- «Фото»: до кількох фото на річ, перше стає головним.
- Розкрийте «Інші поля»: «Серійний номер», «Вартість», «Стан» («Нова», «Вживана», «Потребує ремонту»), «Локація», «Де лежить», наприклад «Шафа в підсобці», і «Примітка».
- Натисніть «Завести». Річ з'явиться в списку зі статусом «Вільна» і номером виду INV-000001.
Список «Речі»: позиції «Фартух фірмовий», «Ключ від складу», «Планшет Samsung Tab A9», у кожній речі номер, статус «Вільна» і галочка
Картка речі
Натисніть номер речі в списку. На сторінці назва, статус, номер і три блоки. «Де вона зараз»: «У кого», «Місце», «Повернути до». «Про річ»: серійний номер, вартість, стан, фото, дата «Змінено». «Історія»: усі події від «Заведено» до останньої, з датою і тим, хто це зробив.
Кнопки: «Видати» для вільної речі або «Прийняти назад» для виданої, «Редагувати» відкриває «Правка речі» з тими самими полями, що при заведенні. Меню «Інші дії»: «У ремонт», «Втрачена», «Списати», для речі з ремонту «Повернути в роботу», і «Видалити». Ремонт, втрата і списання просять «Причина» з підказкою «Через місяць саме за цим рядком буде видно, чому річ зникла зі списку».
«Видалити» не стирає: «Річ піде в архів разом з усією історією. Звідти її можна повернути будь-коли.». Архів відкривається кнопкою «Архів» над списком, у ньому «Повернути в список».
Каталог: групи і правила позиції
Вкладка «Каталог» показує групи, у них позиції з лічильником «речей: 4». «Нова група» створює групу, наприклад «Планшети», «Форма», «Інструмент». Значок налаштувань у рядку позиції відкриває «Позиція каталогу»: «Як поводитись із таким типом речей».
«Вимагати підтвердження отримання»: «Людина натискає «Отримав» у застосунку». Увімкнено за замовчуванням.
«Річ повертають»: «Вимкніть для того, що видають назавжди, як форма». Без цього видача не чекає повернення і не прострочується.
«Можна передавати між співробітниками»: «Колега приймає річ сам, без керівника», стаття Видача, повернення і передача речей.
«Є заводський серійний номер»: «Підказує заповнити його при заведенні».
«Додаткові поля»: свої поля картки, наприклад IMEI. «Додати поле» і назва поля.
Видалити позицію можна лише порожню: «Речей у позиції: 4. Спершу приберіть їх в архів або перенесіть в іншу позицію». Видалення групи позиції не чіпає: «Вони лишаться в каталозі, але без групи».
Перевірка наявності
Кнопка «Налаштування» над списком відкриває сторінку «Облік майна»: «Час від часу питаємо тримача, чи річ досі в нього. Відповідь у застосунку в один дотик». Варіанти «Перевірка наявності»: «Не питати», «Раз на 30 днів», «Раз на 90 днів», «Раз на 180 днів». Натисніть «Зберегти».
Людина в застосунку бачить «Підтвердьте, що річ досі у вас» і натискає «Так, у мене». Відповідь лягає в історію речі подією «Наявність підтверджено».
Чому дії немає
Немає розділу «Майно»: модуль вимкнено і ви не власник і не співвласник, або у вашої ролі немає права «Керувати майном».
«Речей у позиції: N» при видаленні позиції: спершу приберіть речі в архів або перенесіть у іншу позицію через «Правка речі».
Річ не знаходиться пошуком: інвентарний номер шукається цілим («149» чи «INV-149» знайде INV-000149), серійний з початку, назва й ім'я будь-якою частиною. Або річ в архіві.
«Річ не знайдено. Можливо, її прибрали в архів або посилання застаріло»: відкрийте «Архів».
Немає плитки «Прострочено» з числом: ні в кого немає речей з простроченою датою повернення.
Питання і відповіді
Чим група відрізняється від позиції?
Позиція це назва обладнання, наприклад «Планшет Samsung Tab A9», і правила для всіх таких речей. Група об'єднує позиції: «Планшети». Річ з номером завжди належить позиції.
Чи можна змінити інвентарний номер?
Ні, номер призначає панель і він лишається за річчю назавжди, зокрема в архіві.
Що робити з річчю, яку більше не використовують?
«Списати» з причиною, якщо вона зношена, або «Видалити» в архів, якщо просто прибираєте зі списку. Історія лишається в обох випадках.
Чи бачать речі керівники точок?
Так, у межах своїх локацій, якщо в ролі є право на майно. Річ, яка ні за ким не числиться і не прив'язана до локації, тобто лежить на складі організації, видно всім, кому відкрито майно.