Учёт имущества это реестр вещей организации: форма, ключи, планшеты, инструмент. У каждой вещи свой инвентарный номер, карточка с историей и статус: свободна, выдана, в ремонте, утеряна, списана. Вещи группируются в каталог: группа, в ней название оборудования, а уже в названии живут вещи с номерами. Так планшет не ищут среди кофемашин.
Это модуль: владелец или совладелец включает его в «Настройки» → «Модули» → «Учёт имущества». Выключение не стирает заведённых вещей и выдач.
Раздел «Имущество» видят владелец, совладельцы и те, у кого в роли есть право «Управлять имуществом», за свои локации или всю сеть.
Где найти
«Имущество» → вкладки «Вещи», «Каталог», «История». Справа кнопки «Настройки», «Архив» и «Добавить вещь». Над списком итог «6 вещей · проверка наличия выключена» и плитки «Всего вещей», «На руках», «Свободные», «Просрочено».
Поиск по инвентарному или серийному номеру, названию вещи или имени того, у кого она, фильтры «Позиция» и «У кого». Нажатие на плитку сужает список.
Пока модуль выключен, владелец и совладельцы видят в меню «Имущество» с заставкой и кнопкой «Включить модуль», остальная команда раздела не видит.
Шаг за шагом: завести вещь
- Нажмите «Добавить вещь». В окне «Новая вещь» подсказка: «Обязательно только название. Инвентарный номер присвоим сами».
Окно «Новая вещь» с раскрытыми «Другие поля»: название, «Сколько штук», «Фото», серийный номер, стоимость, состояние, локация, «Где лежит», заметка - Впишите «Название», например «Планшет Samsung Tab A9». Под полем панель подскажет «Такая позиция уже есть в каталоге» или «Новая позиция создастся автоматически»: название становится позицией каталога, к которой потом добавляются другие такие же вещи.
- «Сколько штук»: для одинаковых вещей, как фартуки, поставьте количество, и кнопка станет «Завести 4 шт.». Каждая штука получит свой номер, серийные номера для пачки заполняются позже в карточках.
- «Фото»: до нескольких фото на вещь, первое становится главным.
- Раскройте «Другие поля»: «Серийный номер», «Стоимость», «Состояние» («Новая», «Б/у», «Нужен ремонт»), «Локация», «Где лежит», например «Шкаф в подсобке», и «Заметка».
- Нажмите «Завести». Вещь появится в списке со статусом «Свободна» и номером вида INV-000001.
Список «Вещи»: позиции «Фартук фирменный», «Ключ от склада», «Планшет Samsung Tab A9», у каждой вещи номер, статус «Свободна» и галочка
Карточка вещи
Нажмите номер вещи в списке. На странице название, статус, номер и три блока. «Где она сейчас»: «У кого», «Место», «Вернуть до». «О вещи»: серийный номер, стоимость, состояние, фото, дата «Изменено». «История»: все события от «Заведено» до последнего, с датой и тем, кто это сделал.
Кнопки: «Выдать» для свободной вещи или «Принять назад» для выданной, «Редактировать» открывает «Правка вещи» с теми же полями, что при заведении. Меню «Другие действия»: «В ремонт», «Утеряна», «Списать», для вещи из ремонта «Вернуть в работу», и «Удалить». Ремонт, утеря и списание просят «Причина» с подсказкой «Через месяц именно по этой строке будет видно, почему вещь исчезла из списка».
«Удалить» не стирает: «Вещь уйдёт в архив вместе со всей историей. Оттуда её можно вернуть в любой момент.». Архив открывается кнопкой «Архив» над списком, в нём «Вернуть в список».
Каталог: группы и правила позиции
Вкладка «Каталог» показывает группы, в них позиции со счётчиком «вещей: 4». «Новая группа» создаёт группу, например «Планшеты», «Форма», «Инструмент». Значок настроек в строке позиции открывает «Позиция каталога»: «Как обращаться с таким типом вещей».
«Требовать подтверждение получения»: «Человек нажимает «Получил» в приложении». Включено по умолчанию.
«Вещь возвращают»: «Выключите для того, что выдают навсегда, как форма». Без этого выдача не ждёт возврата и не просрочивается.
«Можно передавать между сотрудниками»: «Коллега принимает вещь сам, без руководителя», статья Выдача, возврат и передача вещей.
«Есть заводской серийный номер»: «Подсказывает заполнить его при заведении».
«Дополнительные поля»: свои поля карточки, например IMEI. «Добавить поле» и название поля.
Удалить позицию можно только пустую: «Вещей в позиции: 4. Сначала уберите их в архив или перенесите в другую позицию». Удаление группы позиции не трогает: «Они останутся в каталоге, но без группы».
Проверка наличия
Кнопка «Настройки» над списком открывает страницу «Учёт имущества»: «Время от времени спрашиваем держателя, вещь всё ещё у него. Ответ в приложении в одно касание». Варианты «Проверка наличия»: «Не спрашивать», «Раз в 30 дней», «Раз в 90 дней», «Раз в 180 дней». Нажмите «Сохранить».
Человек в приложении видит «Подтвердите, что вещь всё ещё у вас» и нажимает «Да, у меня». Ответ ложится в историю вещи событием «Наличие подтверждено».
Почему действия нет
Нет раздела «Имущество»: модуль выключен и вы не владелец и не совладелец, или у вашей роли нет права «Управлять имуществом».
«Вещей в позиции: N» при удалении позиции: сначала уберите вещи в архив или перенесите в другую позицию через «Правка вещи».
Вещь не находится поиском: инвентарный номер ищется целиком («149» или «INV-149» найдёт INV-000149), серийный с начала, название и имя любой частью. Или вещь в архиве.
«Вещь не найдена. Возможно, её убрали в архив или ссылка устарела»: откройте «Архив».
Нет плитки «Просрочено» с числом: ни у кого нет вещей с просроченной датой возврата.
Вопросы и ответы
Чем группа отличается от позиции?
Позиция это название оборудования, например «Планшет Samsung Tab A9», и правила для всех таких вещей. Группа объединяет позиции: «Планшеты». Вещь с номером всегда принадлежит позиции.
Можно ли изменить инвентарный номер?
Нет, номер присваивает панель и он остаётся за вещью навсегда, в том числе в архиве.
Что делать с вещью, которую больше не используют?
«Списать» с причиной, если она изношена, или «Удалить» в архив, если просто убираете из списка. История остаётся в обоих случаях.
Видят ли вещи руководители точек?
Да, в пределах своих локаций, если в роли есть право на имущество. Вещь, которая ни за кем не числится и не привязана к локации, то есть лежит на складе организации, видна всем, кому открыто имущество.