Выдача это акт: одна или несколько вещей, кому, до какого дня вернуть и где вещь будет. Человек получает уведомление в приложении и подтверждает «Получил», так что видно, кто именно принял вещь. Возврат оформляет руководитель кнопкой «Принять назад». Передать вещь коллеге человек может сам в приложении, без руководителя, если это разрешено для позиции.
Вещь на руках остаётся за человеком, пока её не примут назад, не передадут или не спишут. Дата возврата, если её назвали, показывает просрочку на плитке «Просрочено» и в карточке.
Выдавать и принимать могут владелец, совладельцы и те, у кого в роли есть право «Управлять имуществом», людям своих локаций.
Где найти
Выдать несколько вещей: «Имущество» → «Вещи» → галочки в строках вещей → кнопка «Выдать» над списком. В один акт входит до 50 вещей: «В один акт входит до 50 вещей. Снимите лишние».
Выдать или принять одну вещь: карточка вещи → «Выдать» или «Принять назад».
Кто что держит: фильтр «У кого» над списком, плитка «На руках», в карточке человека блок имущества с «Числится» и «Просрочено».
Все события: вкладка «История» с фильтром «Событие».
Шаг за шагом: выдать вещи
- В списке «Вещи» разверните позицию и поставьте галочки возле нужных номеров. Над списком появится «Выбрано: 2» с кнопками «Отмена» и «Выдать».
- Нажмите «Выдать». В окне «Выдать» перечень «Позиций в акте: 2», каждую можно снять крестиком.
Окно «Выдать»: две вещи в акте, «Кому» Мария Шевченко, «Вернуть до», «Где будет», «Заметка» - В поле «Кому» начните вводить имя и выберите человека. Список показывает только действующих сотрудников ваших локаций.
- При необходимости заполните «Вернуть до», «Где будет», например «Дома, на объекте», и «Заметка».
- Нажмите «Выдать». Вещи получат статус «Выдана», в карточке «У кого» станет имя, а человеку придёт уведомление с названием первой вещи и номером. Если для позиции включено «Требовать подтверждение получения», акт ждёт, пока человек нажмёт «Получил» в приложении: подтверждается акт целиком.
Карточка вещи после выдачи: статус «Выдана», «У кого», «Место», «Вернуть до», история «Выдано» и «Заведено»
Если вещь успел выдать кто-то другой, пока вы заполняли акт, панель откажет и назовёт номера, которые уже заняты: акт откатывается целиком.
Подтверждение и отказ
Человек видит в приложении карточку «Вам выдали имущество» с перечнем и кнопками «Получил» и «Это не у меня».
«Получил»: в истории вещи появляется «Получение подтверждено» с именем человека.
«Это не у меня»: акт закрывается, вещи возвращаются в «Свободна», в истории «Получение не подтверждено». Так человек не может остаться ответственным за вещь, которой не получал. Вы получите уведомление об отказе.
Отказаться можно только до подтверждения. После «Получил» возврат оформляет тот, кто выдавал.
Шаг за шагом: принять назад
- Откройте карточку вещи, нажмите «Принять назад». Вещь станет «Свободна», «У кого» очистится, в истории появится «Возвращено».
- Если вещь вернулась повреждённой или её утеряли, вместо возврата откройте меню «Другие действия» → «В ремонт», «Утеряна» или «Списать», впишите «Причина» и подтвердите. Вещь из ремонта возвращают кнопкой «Вернуть в работу».
Для позиций с выключенным «Вещь возвращают», например формы, дата возврата не нужна и просрочка не считается: вещь числится за человеком, пока её не примут назад или не спишут.
Передача между сотрудниками
Если в позиции каталога включено «Можно передавать между сотрудниками», человек в приложении нажимает «Передать коллеге», выбирает коллегу, и вещь переходит к нему сразу. Старый акт закрывается, новый ждёт подтверждения коллеги, если позиция его требует. В истории вещи: «Передано коллеге» с обоими именами.
Передать можно только вещь, которая действительно на руках у человека, и только действующему коллеге своей организации. Руководитель в этом не участвует, но всё видит в «История» и в карточке вещи.
Увольнение с вещами на руках
В окне увольнения панель напоминает: «Не возвращено вещей: 2» и «Общая стоимость: 9 000 ₴». Вещи остаются за человеком и после увольнения, пока вы их не примете назад или не спишете: в карточке уволенного человека их видно. Если карточку человека удалить совсем, его вещи становятся свободными, а их история остаётся; для того, кто работал, правильный путь увольнение.
Почему действия нет
Нет кнопки «Выдать» над списком: не отмечено ни одной вещи, или отмеченные вещи не свободны.
Кнопка «Выдать» серая: в акте больше чем 50 вещей.
Человека нет в поле «Кому»: он уволен или из локации, которую вы не ведёте.
Человек не видит карточку «Вам выдали имущество»: он не подключил приложение, или приложение давно не открывали. Вещи при этом за ним уже числятся.
У человека нет кнопки «Передать коллеге»: в позиции выключено «Можно передавать между сотрудниками».
Плитка «Просрочено» не растёт, хотя дата прошла: для позиции выключено «Вещь возвращают».
Вопросы и ответы
Можно ли выдать вещь без подтверждения в приложении?
Да: выключите «Требовать подтверждение получения» в позиции каталога. Вещь будет числиться за человеком сразу после «Выдать».
Что будет, если человек не нажмёт «Получил»?
Вещь и так числится за ним с момента выдачи. Подтверждение только фиксирует, что он принял вещь, и без него в акте остаётся состояние ожидания.
Можно ли изменить дату возврата после выдачи?
Нет, акт после выдачи не редактируется. Примите вещь назад и выдайте снова с новой датой.
Как посмотреть, что держит конкретный человек?
Фильтр «У кого» над списком вещей или карточка человека в «Сотрудники»: блок имущества с перечнем.
Получает ли человек напоминания о возврате?
Да, если в акте заполнено «Вернуть до»: накануне человеку в приложение приходит «Завтра нужно вернуть» с перечнем вещей. Срок прошёл, а вещи не вернули: «Срок возврата прошёл» получают владелец, совладельцы и руководители с правом «Управлять имуществом» на точке человека. Кроме того, о вещи на руках приложение напоминает при проверке наличия, если она включена в настройках имущества, статья Реестр вещей: завести, каталог и карточка.