Планувальник

Планування графіка змін: тиждень, місяць і рік на одному екрані

Типи змін задаються один раз, далі графік складається з меню клітинки. Чернетку бачите лише ви, команда отримує графік у застосунку після кнопки «Опублікувати». Тиждень, місяць, рік і список, кілька локацій разом, з ноутбука або з телефона.

Почати безкоштовноПодивитись екрани ↓

Як складається графік змін в InShift

Графік змін в InShift живе в розділі «Планувальник» адмін-панелі. Люди стоять рядками за відділами, дні тижня колонками, у клітинці стоїть зміна: тип, час і колір. Спочатку для локації задаються типи змін, наприклад «Morning 08:00–16:00» або «Evening 13:00–21:00», з днями тижня і своїм часом на кожен день. Потім керівник натискає на порожню клітинку, обирає тип із меню, і зміна стоїть.

Поки графік складається, це чернетка: її бачить лише той, хто працює в панелі. Кнопка «Опублікувати» показує кількість змін, які підуть команді, і після неї кожна людина бачить свої зміни в застосунку InShift, а телефон отримує push. Далі на цій сторінці кожен крок показано на живих кадрах панелі й застосунку з демо-організації.

Клітинка

Зміна ставиться з меню клітинки

Порожня клітинка відкриває меню з типами змін локації. Один клік ставить зміну, другий клік по зміні відкриває правку: інший час, «Своя зміна» з довільним часом або видалення. Зайняті посади на день видно у шапці відділу.

  • Типи змін локації одразу в меню: «Morning», «Midday», «Evening» або ваші назви
  • «Своя зміна» з довільним часом для дня, який не вкладається в шаблон
  • Конфлікт часу підсвічується одразу: людина вже стоїть в іншій зміні в цей час
  • Години кожного за тиждень поруч з іменем, щоб бачити перевантаження до публікації
  • Кнопка «Опублікувати» з кількістю чернеток: команда бачить графік лише після неї
Скласти перший графік

Типи змін

Типи змін задаються один раз для локації

У картці локації в блоці «Загальні зміни» лежать типи змін: назва, дні тижня, час початку й кінця, колір і ціна зміни. Зміна через північ це одна зміна, а її нічні години рахує правило «Нічні години» в розділі «Зарплата».

  • Дні тижня для кожного типу: «Morning» лише в будні, «Evening» щодня
  • Час через північ, наприклад 22:00–06:00, і нічні години в підсумку людини
  • «+ інший час для інших днів», коли субота починається пізніше за понеділок
  • «Ціна зміни» для тих, кому платять за вихід
  • Свої типи для кожної локації: кав'ярня і склад мережі живуть за різними змінами
Створити локацію і типи змін

Вигляди

Тиждень, місяць, рік і список

Тижнем ставлять зміни, місяцем дивляться години й навантаження кожного, роком планують відпустки, списком читають день за днем. Мережа відкриває всі локації разом.

  • Місяць: зміни кожного по днях, поруч години й нарахування за період.
  • Рік: дванадцять місяців на одному екрані для відпусток і довгих планів.
  • Список: день за днем, хто виходить у ранкову, денну й вечірню зміну.
  • «Усі локації разом»: мережа на одному екрані, кожна точка своїм блоком.

Повторюваний тиждень

«Скопіювати минулий тиждень» замість сорока кліків

У більшості команд тиждень схожий на попередній. Кнопка над графіком копіює всі зміни минулого тижня в поточний як чернетки: панель показує, скільки змін скопіюється, а ви правите лише відмінності й публікуєте.

  • Зміни копіюються як чернетки: команда не побачить їх, поки ви не опублікуєте
  • Кількість змін видно до підтвердження, наприклад «Скопіювати (40)»
  • Після копіювання правите точково: відпустка, заміна, новий співробітник
  • Порожній минулий тиждень панель не копіює і каже про це прямо
Як скопіювати тиждень

Вільна зміна

Зміна без виконавця, на яку команда подає заявки

Коли потрібна людина, а кого ставити, ще не ясно, створюється «Вільна зміна»: посада, тип зміни, дні й кількість людей. Команда бачить її в застосунку, охочі натискають «Хочу взяти», а ви обираєте, кого затвердити.

  • Посада «Будь-яка» або конкретна: бариста, касир, охоронець
  • Кілька днів одразу: одна вільна зміна на весь тиждень із «Скільки людей потрібно»
  • «Віддати команді»: зміну видно в застосунку одразу після публікації
  • Заявки збираються в «Запитах», обраний кандидат стає в графік
Як працюють вільні зміни

З телефона

Керівник ставить зміни з телефона

Планувальник є і в застосунку керівника: той самий тиждень, ті самі типи змін, та сама кнопка публікації. Зручно поправити графік з дороги або з зали, коли ноутбук лишився в офісі.

  • Клітинка відкриває меню типів змін, як у панелі
  • Чернетки й «Опублікувати» працюють однаково на всіх пристроях
  • Заміни, запити й підсумок дня поруч у тому ж застосунку
Про застосунок для команди

У команди

Команда бачить графік у застосунку тієї ж хвилини

Після публікації кожна людина бачить свої зміни на вкладці «Графік»: найближча зміна на головній, місяць списком, зміни колег за локацією. Про нову зміну або перенесення телефон каже push-сповіщенням.

  • Свої зміни в календарі місяця і найближча зміна на головній
  • Push про опубліковані й змінені зміни, тихі години вночі
  • Підписка на календар: зміни у Google, Apple або Outlook
  • Друк графіка по локаціях для дошки на точці, якщо хтось без телефона
Що бачить співробітник

Події

Свята команди й події в графіку

Дні народження, річниці в компанії, корпоративи й навчання панель тримає на вкладці «Події» і показує в стрічці, а команді приходить нагадування. Керівник бачить, кого привітати сьогодні, поки складає графік на тиждень.

  • Дні народження й річниці в команді рахуються з картки людини
  • Свої події: корпоратив, інвентаризація, навчання
  • Нагадування команді за день, за три дні або за тиждень
Події команди

Перший графік за один вечір

Порядок, з яким стартують нові організації в InShift.

  1. 1

    Локація і типи змін

    Назва точки, робочі дні, типи змін із часом і кольором. Це робиться один раз.

  2. 2

    Люди і посади

    Картка на кожного: ім'я, посада, локація. Код запрошення людина вводить у застосунку сама.

  3. 3

    Тиждень у планувальнику

    Клітинка за клітинкою або «Скопіювати минулий тиждень». Години кожного видно поруч з іменем.

  4. 4

    «Опублікувати»

    Команда бачить графік у застосунку, телефони отримують push. Наступний тиждень копіюється з цього.

Графік в Excel і графік в InShift

Таблиця чесно працює, поки людей мало й змін не буває. Далі різниця в тому, хто повідомляє команду і хто рахує години.

Хто дізнається про зміну

Таблиця в Excel або месенджері
Ті, хто відкрив файл або прочитав чат
Планувальник InShift
Кожен бачить свої зміни в застосунку, телефон отримує push

Накладки

Таблиця в Excel або месенджері
Помітні, коли дві людини прийшли на одну зміну
Планувальник InShift
Конфлікт часу підсвічується в клітинці до публікації

Наступний тиждень

Таблиця в Excel або месенджері
Копіювання аркуша й правка руками
Планувальник InShift
«Скопіювати минулий тиждень» і точкові правки

Години й зарплата

Таблиця в Excel або месенджері
Окрема таблиця з формулами
Планувальник InShift
Години рахуються з графіка, зарплата за змінами поруч

Кілька локацій

Таблиця в Excel або месенджері
Кілька файлів, які не сходяться
Планувальник InShift
«Усі локації разом» на одному екрані, права на кожну точку

Довідка з планування графіка

Статті з кадрами панелі: від першої локації до вільних змін.

Створити локацію і типи змін →

Назва, час, дні тижня й колір змін, які потім стоять у меню клітинки.

Скласти перший графік →

Клітинки, типи змін, чернетка й публікація.

Зміни: додати, змінити, перенести, видалити →

Що робити зі зміною після того, як вона вже в графіку.

Скопіювати минулий тиждень →

Як переноситься типовий тиждень і що робити з відмінностями.

Вільні зміни →

Зміна без виконавця, заявки команди й вибір керівника.

Опублікувати графік →

Що бачить команда до і після публікації.

Пов'язані сторінки

Заміни, відкриті зміни, відпустки →

Що робити, коли опублікований графік треба змінити.

Зарплата за змінами →

Як години з графіка перетворюються на нарахування.

Адмін-панель →

Усі розділи робочого місця керівника на кадрах.

Як скласти графік змін →

Методика: покриття, норма годин, відпочинок між змінами.

Графік змін →

Що це таке, типи 2/2, 3/3, 5/2 і доба через троє, нічні й переробки.

Шаблони графіка в Excel →

Готові таблиці 2/2, 3/3, 5/2, чергування і табель, скачати без реєстрації.

Часті запитання

Чи можна планувати графік на місяць або на рік наперед?▾

Так, на тарифі «Базовий». Вигляд «Місяць» показує зміни кожного по днях із підсумком годин, вигляд «Рік» дванадцять місяців на одному екрані. Зміни ставляться в будь-який день наперед, а публікувати можна частинами: наприклад, наступний тиждень сьогодні, решту місяця пізніше.

Як задати нічні зміни або зміни через північ?▾

Тип зміни з часом через північ, наприклад 22:00–06:00, створюється в картці локації так само, як денний. Нічні години рахуються окремо в підсумку людини, а надбавка за них задається в розділі «Зарплата» на вкладці «Надбавки».

Чи перевіряє InShift накладки в графіку?▾

Так. Якщо людина вже стоїть у зміні в цей час, клітинка показує «Конфлікт часу» з назвою і часом тієї зміни. Години кожного за тиждень видно поруч з іменем, тож перевантаження помітне до публікації.

Що бачить команда, поки я складаю графік?▾

Нічого нового. Усі поставлені зміни лишаються чернетками, які бачите лише ви в панелі. Після кнопки «Опублікувати» зміни з'являються в застосунку кожного, а телефони отримують push. Скопійований тиждень теж приходить як чернетки.

Чи можна складати графік з телефона?▾

Так. Планувальник є в застосунку керівника: ті самі типи змін, чернетки й публікація. Адмін-панель у браузері телефона теж працює, але застосунок зручніший для правок на ходу.

Як працює графік для кількох локацій?▾

У кожної локації свої типи змін, свої люди й свій графік. Вигляд «Усі локації разом» показує мережу на одному екрані. Права задаються по локаціях: керівник точки бачить і редагує лише свою, директор усю мережу.

Що робити, коли після публікації хтось захворів?▾

У рядку «Заміна» ставиться колега на чужу зміну без перезапису графіка, або створюється «Вільна зміна», на яку команда подає заявки з застосунку. Обидва варіанти описані на сторінці про заміни й запити.

Чи можна роздрукувати графік?▾

Так. Кнопка «Друк» готує графік локації або всіх локацій для друку чи PDF, а «Завантажити Excel» віддає той самий тиждень таблицею. Для команди з телефонами це не потрібно: кожен бачить графік у застосунку.

Складіть перший графік сьогодні

Почати можна безкоштовно з усією командою. Локація, типи змін і перший тиждень займають один вечір.

Почати безкоштовно