Не можете выйти на свою смену: попросите коллегу подменить вас прямо в приложении. Вы выбираете смену и человека, он соглашается, и смена переходит к нему в графике. В зависимости от правил вашей организации, после согласия коллеги замену ещё подтверждает руководитель.
Кому можно предложить, приложение решает само: показывает только коллег той же должности и локации, которые в этот день свободны.
Где найти
«Ещё» → «Замена», или кнопка «Замена» на вкладке «Главная».
Шаг за шагом: попросить конкретного коллегу
- Откройте «Замена». На вкладке «Найти замену» под заголовком «Выберите смену» список ваших будущих смен.
- Нажмите на смену, которую хотите отдать. Под ней развернётся «Кому можно предложить»: коллеги, которые могут вас подменить.
Развёрнутая смена: список коллег с кнопкой «Запрос» рядом с каждым - Нажмите «Запрос» рядом с нужным человеком. Под сменой появится «Статус запроса»: «Запрос отправлен: Андрей Бондаренко ещё не ответил». Коллега получит уведомление «Запрос на замену».
Передумали: нажмите «Отменить запрос».
Запрос отправлен: статус под сменой и кнопка «Отменить запрос» - Дождитесь ответа. Коллега увидит ваш запрос в своём приложении: «Запросы» → «Замены» с кнопками «Согласиться» и «Отказать».
Так видит запрос коллега: карточка с кнопками «Отказать» и «Согласиться» - Когда коллега согласился, статус станет «Андрей Бондаренко согласился, ожидает подтверждения». Дальше решение руководителя: в своей админ-панели он нажимает «Одобрить» или «Отклонить».
- После одобрения смена исчезает из вашего графика и появляется в графике коллеги. Вы получите уведомление «Замену одобрили», а в «Запросы» → «Замены» → «Мои» запрос будет с пометкой «Одобрено».
«Запросы» → «Замены»: запрос со статусом «Одобрено»
Шаг за шагом: предложить всем сразу
- В «Замена» нажмите на смену и внизу списка коллег нажмите «Опубликовать для всех».
- Запрос увидят все доступные коллеги на этой локации: у них на «Главная» появится «Доступная замена», а на вкладке «Доступные замены» кнопка «Взять смену». Кто примет первым, тот и заберёт смену. Дальше так же: подтверждение руководителя, если оно нужно в вашей организации.
Статусы запроса
«Ждёт коллегу»: вы отправили запрос, коллега ещё не ответил.
«На рассмотрении»: коллега согласился, ждёт решения руководителя.
«Одобрено»: замена утверждена, смена перешла коллеге.
«Отказ»: коллега отказал. Предложите кому-то другому или опубликуйте для всех.
«Отклонено»: руководитель не согласовал замену. Смена остаётся вашей.
«Отменено»: вы сами отменили запрос.
Все свои запросы вы видите в «Запросы» → «Замены» → «Мои».
Почему действия нет
Надпись «Замены выключены для этой организации»: руководитель не разрешил замены между сотрудниками. Договаривайтесь с ним напрямую.
Под сменой пусто или надпись «Нет доступных коллег»: некого предложить. Нажмите «Нет нужного человека?»: там список недоступных и причина рядом с каждым: «уже работает в этот день», «другая точка», «стажёр», «другая должность» или «не указана должность». Стажёр чужих смен не берёт, пока его не переведут в штат. Если коллега должен бы подходить, попросите руководителя проверить его должность и локацию в карточке.
Нет раздела «Замена» совсем: в «Ещё» его нет, когда замены выключены.
Смены не видно в списке «Выберите смену»: отдать можно только будущую опубликованную смену.
Вопросы и ответы
Могу ли я поменяться сменами, а не просто отдать свою?
В запросе вы отдаёте свою смену. Чтобы взять смену коллеги взамен, он так же отправляет запрос вам.
Видит ли руководитель, что я ищу замену?
Да: на главной панели в «Живая лента» видно «ищет замену» сразу, а когда коллега согласился, запрос приходит на его решение. Если в организации действует правило «Только коллега», замена происходит без его решения.
Что делать, если никто не соглашается?
Скажите руководителю: он может поставить на смену другого человека сам.