Vertrauensarbeitszeit im Team: Regeln, Stunden, Beispiele

Was Vertrauensarbeitszeit bedeutet

Der Name sagt, worum es geht: Der Betrieb vertraut darauf, dass die vereinbarte Arbeit in der vereinbarten Zeit erledigt wird. Es gibt keine Kernzeit, keine Stechuhr am Eingang und niemanden, der nachfragt, warum jemand um 15 Uhr gegangen ist. Im Vertrag stehen weiter Wochenstunden, zum Beispiel 40, und die Aufgaben, an denen die Arbeit gemessen wird.

Vertrauensarbeitszeit ist damit die freieste Form der Gleitzeit: ohne Rahmenzeit, ohne Kernzeit, oft ohne Zeitkonto, das jemand kontrolliert. Gerade deshalb braucht sie klare Absprachen über das, was sonst feste Uhrzeiten regeln.

Wo sie passt und wo nicht

Passt gut	Passt schlecht
Projektarbeit mit klaren Ergebnissen und Fristen	Arbeit mit Öffnungszeiten: Kasse, Theke, Empfang
Vertrieb im Außendienst	Übergaben zwischen Schichten: Pflege, Küche, Produktion
Führungsaufgaben, Planung, Einkauf	Aufgaben, die eine feste Besetzung pro Stunde brauchen
Entwicklung, Text, Gestaltung	Neue Mitarbeitende in der Einarbeitung

Die Faustregel: Muss ein Platz zu einer bestimmten Uhrzeit besetzt sein, regelt das ein Dienstplan. Muss ein Ergebnis zu einem Termin fertig sein, kann Vertrauensarbeitszeit funktionieren. Viele Betriebe haben beides: das Büro mit Vertrauensarbeitszeit, den Laden mit Dienstplan.

Fünf Regeln, die ein Team vorher klärt

Erreichbarkeit. Zu welchen Zeiten sind alle im Team für Fragen da, auf welchem Kanal, und wie schnell wird geantwortet? Zum Beispiel: werktags von 10 bis 14 Uhr im Teamchat, Antwort am selben Tag.

Ergebnisse und Termine. Was bis wann fertig ist, steht an einem Ort, den alle sehen. Ohne diese Liste wird Vertrauen zum Rätselraten.

Stunden notieren. Wie und wie oft alle ihre Stunden aufschreiben, zum Beispiel einmal pro Woche als Summe pro Tag.

Mehrarbeit. Ab wie vielen Stunden über dem Soll die Person Bescheid gibt, wer entscheidet und wie sie ausgeglichen wird.

Abwesenheit. Urlaub und freie Tage werden beantragt, bevor sie beginnen. Wer krank ist, meldet sich am ersten Morgen. Alle im Team sehen, wer fehlt.

Starten Sie mit einem Team und einer Testphase von sechs Monaten. Danach wissen Sie, welche der fünf Regeln nachgeschärft werden muss.

Stunden trotzdem notieren: warum und wie

Ohne Stundenliste sieht niemand, wer dauerhaft zu viel arbeitet, und niemand kann später zeigen, dass die vereinbarten Stunden geleistet wurden. Die Liste hilft beiden Seiten. Sie muss nicht minutengenau sein: Beginn, Ende und Pause pro Tag oder die Tagessumme genügen. Wichtig ist, dass sie regelmäßig geführt wird. Aus dem Gedächtnis am Monatsende wird sie ungenau.

Ein einfaches Format: eine Zeile pro Tag, Spalten für Datum, Stunden und eine kurze Notiz. Die Stunden schreiben Sie als Dezimalzahl, also 7,5 für siebeneinhalb Stunden. Wie Sie Stunden und Minuten richtig in Kommazahlen umrechnen, erklärt der Artikel Dezimalstunden und Industrieminuten.

Beispiel: ein Monat mit Vertrauensarbeitszeit

Vereinbart sind 40 Stunden pro Woche. Der Monat hat vier volle Arbeitswochen, das Soll liegt bei 160 Stunden.

Woche	Soll	Notiert	Differenz
1	40	38,5	−1,5
2	40	44,0	+4,0
3	40	46,5	+6,5
4	40	42,0	+2,0
Monat	160	171,0	+11,0

Elf Stunden mehr in einem Monat sind kein Drama. Drei Wochen in Folge über dem Soll sind aber ein Signal: Ein Projekt ist größer als gedacht oder die Aufgaben sind ungleich verteilt. Das Gespräch darüber ist der eigentliche Nutzen der Liste. Wie Plus und Minus über mehrere Monate geführt werden, zeigt der Artikel Arbeitszeitkonto führen.

Überlastung früh erkennen

Vertrauensarbeitszeit scheitert meistens an zu viel Arbeit. Achten Sie auf diese Zeichen:

mehrere Wochen in Folge deutlich über dem Soll, etwa mehr als 45 Stunden;
Nachrichten regelmäßig spät abends oder am Wochenende;
Urlaub, der bis zum Jahresende liegen bleibt;
Termine, die immer knapper oder nur mit Nachtarbeit gehalten werden.

Dann hilft es, Aufgaben neu zu verteilen, Termine zu verschieben oder vorübergehend feste Arbeitszeiten zu vereinbaren.

Abwesenheit sichtbar machen, ohne Kontrolle

Auch ohne Stechuhr muss das Team wissen, wer wann fehlt. In InShift beantragen alle im Team Urlaub und freie Tage in der App und melden sich dort auch krank, jeweils mit Art, Zeitraum und Notiz. Dazu sehen sie ihr Urlaubskonto für das Jahr. Führungskräfte genehmigen oder lehnen die Anträge unter „Requests“ ab. Arbeitet ein Teil des Betriebs in Schichten, läuft dieser Teil über den Dienstplan, und die Stunden kommen aus dem Stempeln am Eingang.

Wie Dienstplan, Anträge und Team-App zusammenspielen, zeigt die Seite Dienstplan-App. Die Stempeluhr für die Schichtseite des Betriebs beschreibt die Seite Zeiterfassung-App.