Як було до
«Kavus», мережа з трьох кав'ярень у центрі Львова. У штаті 22 людини: бариста, помічники, касири, старші зміни, менеджер. Кав'ярні працюють з 7:30 до 22:00, графік: 2/2 по 12 годин плюс «скорочені» зміни 6–7 годин у пікові години.
Графік щомісяця складала менеджерка Надія в Excel. Шаблон у Google Sheets, один файл на локацію, заміни, через Telegram-групу «Kavus, робота». У середньому складання місячного графіку займало 2 вечори, плюс на кожну заміну йшло 5–15 хвилин пошуку того, хто може вийти.
«Щомісяця 12–16 годин на графік. Плюс заміни: щотижня 3–5 повідомлень у чаті “хтось може замість мене у середу?”. Я не мала виходу на п'ятничний чат до 23:00».
Як перейшли на InShift
Надія знайшла InShift через гугл, коли шукала «програма для графіку змін». Зареєструвалась увечері у вівторок. Наступного дня перенесла команду: додала три локації, людей з посадами і типи змін 2/2 по 12 годин.
До кінця тижня всі 22 людини встановили мобільний застосунок через QR-код. У наступний понеділок опублікували перший графік на тиждень вже в InShift. До чат-групи «Kavus, робота» кинули повідомлення: «Відтепер графік у застосунку, заміни теж».
Перший місяць був перехідним: частина людей ще писала у чат, Надія нагадувала про застосунок. До другого місяця чат практично закрили, усе узгоджувалось у InShift.
Що змінилося в цифрах
| Показник | Було (Excel) | Стало (InShift) |
|---|---|---|
| Час на місячний графік | 14 год | 3 год (−78%) |
| Час на одну заміну | 5–15 хв | ~1 хв (самі команди) |
| Замін, що зривалися | 4–5 на місяць | 0 на місяць |
| Людей знають графік на тиждень | ~60% | 98% |
| Повідомлень у чаті про графік | ~25/тиждень | 0–1/тиждень |