Графік змін для кав'ярні: як скласти для команди баріста й офіціантів

У кав'ярні графік це не просто таблиця часу. Це розподіл людей по хвилях відвідувачів. Поставив мало: черги, загубили клієнтів. Поставив багато: платиш за простої. Розбираємо як зробити правильно.

Три піки кав'ярні

Будь-яка кав'ярня працює за трьома хвилями:

• Ранковий пік (7:30–10:00), кава на винос офісним.
• Обідній пік (12:00–14:00), кава + десерт або кава + сендвіч.
• Вечірній пік (17:00–20:00), посиденьки, зустрічі, побачення.

Між піками: «мертвий час», коли 1-2 відвідувачів на годину. Ваш графік має ставити 2-3 людей у піки й лишати 1 людину в мертвому часі.

Скільки людей потрібно

Формула для кав'ярні на 30-40 посадкових:

• У пік: 1 баріста + 1 офіціант/касир. Якщо варите на 2 апаратах, 2 баріста.
• У непікові години: 1 людина (баріста-універсал).
• У нічні години (22:00+): 1 баріста + охорона (або 1 універсальний).

При графіку роботи з 7:00 до 23:00 (16 годин), приблизно 24 людино-години на день у залі. На тиждень це 168 годин. Поділіть на 40 (норма на людину), отримаєте 4,2 людини. Округлюйте до 5 (враховуючи відпустки, хвороби, заміни).

Формати змін, які працюють

Варіант A. Дві зміни по 8 годин

• Ранок: 7:00–15:00
• Вечір: 15:00–23:00

Плюси: 8-годинні зміни: легко фізично. Мінуси: треба 2 людини на тиждень × 2 зміни = 14 змін, потрібна команда ~5.

Варіант B. Дві зміни по 12 годин (2/2)

• Зміна: 8:00–20:00, 9:00–21:00 або 10:00–22:00

Плюси: 2 вихідних підряд. Мінуси: важко стояти 12 годин, особливо у піки.

Варіант C. Гібрид: коротка ранкова + довга вечірня

• Ранок: 7:00–14:00 (7 годин, 1 людина)
• Середина дня: 11:00–19:00 (8 годин, перекриття в піках)
• Вечір: 15:00–23:00 (8 годин)

Плюси: точне покриття піків. Мінуси: складніше планувати, потрібно 3+ людей на зміну.

Нічні години в кав'ярні

Якщо ви працюєте до 23:00 або 24:00, нічні години з'являються у вечірній зміні. Для зміни 15:00–23:00, нічна година одна (з 22:00 до 23:00). Доплата 20%.

Якщо кав'ярня 24/7, нічні накопичуються швидко, можуть додавати 10-15% до зарплати. Враховуйте це в бюджеті.

Що часто ламається

Баріста захворів: нема кому варити

У кав'ярні майже всі вміють варити, але «старший» баріста часто, єдиний, хто може робити латте-арт або оперативно приймати замовлення. Коли він хворіє, якість падає.

Рішення: крос-тренінг команди. Нехай два-три людини можуть варити добре, навіть якщо щодня варить один.

Офіціант пішов: хто зносить кухню

Якщо в кав'ярні є кухня (сендвічі, десерти), мусить бути дубль: один готує, інший виносить. Коли один іде, інший не може робити обидві роботи в піку.

Заміни між локаціями

Якщо у вас 2-3 точки й хтось готовий вийти на іншу, Excel не покаже це нормально. Потрібен додаток, де баріста сам бачить «на другій точці не вистачає людини завтра, я можу».

Розрахунок зарплати баріста

Типова структура:

• Годинна ставка: 120-180 грн/год (Київ), 80-140 грн/год (регіони).
• Доплата за нічні (22:00–6:00): +20%.
• Бонуси: 2-5% від виручки або фіксовано за виконання плану.
• Чайові: окремо, не через зарплату.

Приклад: баріста на графіку 2/2 по 12 годин, ставка 130 грн/год. За місяць 15 змін × 12 годин = 180 годин. Нічних годин ~15 (остання година кожної вечірньої зміни).

• Основа: 180 × 130 = 23 400 грн
• Нічні: 15 × 130 × 20% = 390 грн
• Бонус за план: 1 500 грн
• Разом: 25 290 грн

Специфічні виклики для мереж кав'ярень

Коли у вас 3+ точки, з'являються нові проблеми:

• Люди хочуть виходити на «зручну» точку, а не на ту, де не вистачає.
• Менеджер тримає в голові хто з якої точки, плутається.
• Старший бариста на всіх точках, намагається бути всюди.

Потрібен інструмент, що показує графіки всіх точок одним поглядом, а барістам, тільки їхні зміни з можливістю попросити заміну на сусідній точці.

Як це виглядає в InShift

Ми ведемо кав'ярні з 3 людьми й з 60. Основне:

• Шаблон «Кав'ярня 2/2» із готовими часами (7:00–19:00 і 19:00–7:00 або інші комбінації).
• Автоматичний розрахунок нічних годин у кожній зміні.
• Заміни в додатку: баріста пропонує, колега приймає, менеджер підтверджує однією кнопкою.
• Мультилокація це одна команда може працювати на кількох точках, менеджер бачить все.
• Push-сповіщення: нова зміна, зміна часу, запит на заміну.