График смен для кафе: как составить для команды бариста и официантов

В кафе график — это не просто таблица времени. Это распределение людей по волнам посетителей. Поставил мало — очереди, потеряли клиентов. Поставил много — платишь за простой. Разбираем как сделать правильно.

Три пика кафе

Любое кафе работает тремя волнами:

• Утренний пик (7:30–10:00) — кофе на вынос офисным.
• Обеденный пик (12:00–14:00) — кофе + десерт или кофе + сэндвич.
• Вечерний пик (17:00–20:00) — посиделки, встречи, свидания.

Между пиками — «мёртвое время», когда 1-2 посетителя в час. Ваш график должен ставить 2-3 людей в пиках и оставлять 1 человека в мёртвое время.

Сколько людей нужно

Формула для кафе на 30-40 посадочных:

• В пик: 1 бариста + 1 официант/кассир. Если варите на 2 аппаратах — 2 бариста.
• В непиковые часы: 1 человек (бариста-универсал).
• В ночные часы (22:00+): 1 бариста + охрана (или 1 универсальный).

При графике работы с 7:00 до 23:00 (16 часов) — примерно 24 человеко-часа в день в зале. В неделю это 168 часов. Разделите на 40 (норма на человека) — получите 4,2 человека. Округляйте до 5.

Форматы смен, которые работают

Вариант A. Две смены по 8 часов

• Утро: 7:00–15:00
• Вечер: 15:00–23:00

Плюсы: 8-часовые смены — легко физически. Минусы: нужно 2 человека в неделю × 2 смены = 14 смен, нужна команда ~5.

Вариант B. Две смены по 12 часов (2/2)

• Смена: 8:00–20:00, 9:00–21:00 или 10:00–22:00

Плюсы: 2 выходных подряд. Минусы: тяжело стоять 12 часов, особенно в пиках.

Вариант C. Гибрид — короткая утренняя + длинная вечерняя

• Утро: 7:00–14:00 (7 часов, 1 человек)
• Середина дня: 11:00–19:00 (8 часов, перекрытие в пиках)
• Вечер: 15:00–23:00 (8 часов)

Плюсы: точное покрытие пиков. Минусы: сложнее планировать, нужно 3+ человек на смену.

Ночные часы в кафе

Если вы работаете до 23:00 или 24:00, ночные часы появляются в вечерней смене. Для смены 15:00–23:00 — ночной час один (с 22:00 до 23:00). Доплата 20%.

Если кафе 24/7 — ночные накапливаются быстро, могут добавлять 10-15% к зарплате. Учитывайте это в бюджете.

Что часто ломается

Бариста заболел — некому варить

В кафе почти все умеют варить, но «старший» бариста часто — единственный, кто может делать латте-арт или оперативно принимать заказы. Когда он болеет — качество падает.

Решение: кросс-тренинг команды. Пусть два-три человека могут варить хорошо, даже если каждый день варит один.

Официант ушёл — кто выносит из кухни

Если в кафе есть кухня (сэндвичи, десерты), нужен дубль: один готовит, другой выносит. Когда один уходит, другой не может делать обе работы в пике.

Замены между локациями

Если у вас 2-3 точки и кто-то готов выйти на другую — Excel не покажет это нормально. Нужно приложение, где бариста сам видит «на второй точке не хватает человека завтра, я могу».

Расчёт зарплаты бариста

Типичная структура:

• Часовая ставка: разная по регионам.
• Доплата за ночные (22:00–6:00): +20%.
• Бонусы: 2-5% от выручки или фиксированно за выполнение плана.
• Чаевые: отдельно, не через зарплату.

Специфические вызовы для сетей кафе

Когда у вас 3+ точки, появляются новые проблемы:

• Люди хотят выходить на «удобную» точку, а не на ту, где не хватает.
• Менеджер держит в голове кто с какой точки, путается.
• Старший бариста на всех точках — пытается быть везде.

Нужен инструмент, показывающий графики всех точек одним взглядом, а бариста — только их смены с возможностью попросить замену на соседней точке.

Как это выглядит в InShift

Мы ведём кафе с 3 людьми и с 60. Основное:

• Шаблон «Кафе 2/2» с готовыми часами (7:00–19:00 и 19:00–7:00 или другие комбинации).
• Автоматический расчёт ночных часов в каждой смене.
• Замены в приложении — бариста предлагает, коллега принимает, менеджер подтверждает одной кнопкой.
• Мультилокация — одна команда может работать на нескольких точках, менеджер видит всё.
• Push-уведомления — новая смена, изменение времени, запрос на замену.