Форма П-5 і графік

Табель обліку робочого часу: форма П-5 і готові години з графіка

Що таке табель, хто його веде, які коди ставити в клітинках і скільки зберігати. І як не рахувати години руками: у InShift вони вже стоять у відомості за графіком і за відмітками приходу, лишається перенести в табель.

Почати безкоштовноЯк заповнювати ↓
Розділ «Зарплата» в адмін-панелі InShift: години кожної людини за графіком і за відмітками за місяць

Що таке табель обліку робочого часу

Табель обліку використання робочого часу це первинний документ, у якому за кожен день місяця записано, скільки годин людина відпрацювала або з якої причини була відсутня. З нього бухгалтерія рахує зарплату, лікарняні й відпусткові, а при перевірці саме табель доводить, хто і скільки працював.

Типова форма П-5 затверджена державною статистикою ще у 2008 році. Вона обов'язкова для бюджетних установ, а приватний бізнес може вести табель у власній формі, якщо в ній є ті самі поля: прізвище, табельний номер, посада, дні місяця з кодами й годинами, підсумки відпрацьованого часу і неявок за місяць.

Мінімальний строк зберігання табеля за переліком типових документів один рік, а для податкової перевірки документи про нарахування зарплати потрібні три роки, тому на практиці табелі тримають не менше трьох років. Табелі працівників зі шкідливими умовами праці зберігаються 75 років.

Коди позначень у табелі П-5

Кожна клітинка дня має літерний код і кількість годин. Найуживаніші коди з тридцяти, передбачених формою.

Р (01)

Години роботи, передбачені колективним договором. Звичайна зміна: Р і поруч 8 або 12 годин.

РН (04)

Нічні години роботи з 22:00 до 06:00. Ставляться окремо від денних, бо оплачуються з доплатою.

НУ (05)

Надурочні години понад норму облікового періоду. Оплачуються у подвійному розмірі, за рік не більше 120.

РВ (06)

Години роботи у вихідні та святкові дні. Подвійна оплата або інший день відпочинку.

В (08)

Основна щорічна відпустка. Додаткова щорічна має свій код Д (09).

ТН (26)

Оплачувана тимчасова непрацездатність, тобто лікарняний. Неоплачувана позначається НН (27).

НА (18)

Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін.

ВД (07)

Відрядження. Години рахуються як робочі, але окремим кодом.

НЗ (28)

Неявка з нез'ясованих причин. Після з'ясування код міняється на потрібний, наприклад ТН або ПР (24) для прогулу.

Як заповнювати табель вручну

Класичний порядок на місяць для однієї точки.

  1. 1

    Скласти графік

    Дні й години кожного на місяць наперед. Табель заповнюється за фактом, але без графіка нема з чим звіряти.

  2. 2

    Відмічати щодня

    Наприкінці кожної зміни код і години в клітинку дня. Нічні окремо кодом РН, робота у вихідний кодом РВ.

  3. 3

    Підбити місяць

    По кожній людині: відпрацьовані дні й години, з них нічні, надурочні, святкові, а також дні неявок за кожним кодом.

  4. 4

    Підписати й передати

    Підпис відповідального за ведення табеля і керівника підрозділу, далі в бухгалтерію для нарахування зарплати.

В InShift

Години для табеля вже пораховані

Кожна опублікована зміна має тип, час і людину, тож години за місяць відомі з графіка. Якщо ввімкнено облік часу, поруч стоять години за відмітками приходу й уходу. Розділ «Зарплата» показує обидва стовпці по кожній людині, а «Експорт в Excel» віддає ту саму таблицю за обраний період. Форму П-5 InShift не друкує: він віддає готові години, які лишається перенести в табель.

  • Стовпці «За графіком» і «За відмітками» в одній відомості
  • Нічні години рахуються за інтервалом, заданим на вкладці «Надбавки»
  • Робота у свято й години понад денну норму окремими надбавками
  • «Експорт в Excel» за будь-який період для бухгалтерії
Години за відмітками у зарплаті

Факт замість слів

Відмітки приходу й уходу на табло

Табель має відображати фактично відпрацьований час. В InShift людина відмічає прихід телефоном за кодом на планшеті або табельним номером і PIN на самому планшеті, а табло в розділі «Облік часу» показує, хто на місці, хто запізнився і хто пішов. Ці відмітки і стають годинами «За відмітками».

  • План і факт в одному рядку: зміна за графіком і час за відміткою
  • Табельні номери роздаються всій команді одним натисканням, починаючи з 1001
  • Забутий ухід система закриває сама плановим кінцем зміни й позначає на табло
  • Ручна відмітка керівника з причиною, якщо телефон розрядився
Система обліку робочого часу докладно

Табель у таблиці й години з InShift

Що змінюється для того, хто веде табель.

Звідки години

Таблиця П-5 в Excel
Записуються щодня руками
InShift
З опублікованого графіка й відміток приходу

Нічні й святкові

Таблиця П-5 в Excel
Виділяються вручну по кожній зміні
InShift
Рахуються з типу зміни й правил «Надбавки»

Зміна в останній момент

Таблиця П-5 в Excel
Переписати рядок людини
InShift
Поправити зміну в планувальнику, години перерахуються

Факт присутності

Таблиця П-5 в Excel
Зі слів або з журналу
InShift
Відмітки на планшеті, стовпець «За відмітками»

Підсумок місяця

Таблиця П-5 в Excel
Формули, які легко зламати
InShift
Готовий у відомості, «Експорт в Excel»

Сама форма П-5

Таблиця П-5 в Excel
Заповнюється в цьому ж файлі
InShift
Заповнюється в шаблоні готовими годинами

Поруч із табелем

Шаблони графіка в Excel →

Готові таблиці 2/2, 3/3 і 5/2 та бланк табеля.

Калькулятор відпрацьованих годин →

Порахувати години за днями з перервами.

Калькулятор нічних годин →

Скільки годин зміни припадає на 22:00–06:00 і яка доплата.

Програма обліку робочого часу →

Термінал на планшеті, табло й години у зарплаті.

Зарплата за змінами →

Ставка, надбавки, відомість і виплати з графіка.

Графік змін: посібник →

Типи графіків, норми годин, нічні й переробки.

Часті запитання

Чи обов'язкова форма П-5 для приватного бізнесу?▾

Ні. Типова форма П-5 обов'язкова для бюджетних установ, а приватне підприємство може затвердити власну форму табеля. Головне, щоб у ній були прізвище, табельний номер, посада, дні місяця з кодами й годинами та підсумки за місяць. Коди П-5 зручно використовувати і у власній формі: бухгалтери їх знають.

Хто веде і підписує табель?▾

Особа, призначена наказом відповідальною за облік робочого часу: керівник підрозділу, старший зміни або кадровик. Табель підписує відповідальний за ведення і керівник підрозділу, після чого він передається в бухгалтерію.

Як позначати нічні години і роботу у свято?▾

Нічні години з 22:00 до 06:00 ставляться окремо кодом РН із кількістю годин, решта зміни кодом Р. Робота у вихідний або святковий день позначається кодом РВ. Надурочні години понад норму облікового періоду мають код НУ.

Як виправити помилку в табелі?▾

Неправильний запис закреслюється однією рискою, поруч пишеться правильний, ставиться підпис того, хто виправив, і дата. Стирати або замальовувати не можна: табель це первинний документ, за яким нараховано зарплату.

Скільки років зберігати табель?▾

Мінімальний строк за переліком типових документів один рік. Водночас документи, за якими нараховано зарплату, потрібні для податкової перевірки протягом трьох років, тому на практиці табелі зберігають не менше трьох років. Табелі працівників зі шкідливими умовами праці зберігаються 75 років.

Чи робить InShift форму П-5 сам?▾

Ні, бланк П-5 InShift не друкує. Він дає готові години кожної людини за графіком і за відмітками приходу за обраний період, а «Експорт в Excel» віддає їх таблицею. Ці години переносяться в табель, руками рахувати нічого не треба.

Години для табеля без ручного підрахунку

Почати можна безкоштовно з усією командою. Графік, відмітки приходу й відомість за місяць в одній панелі.

Почати безкоштовно