Für Handwerksbetriebe mit Werkstatt und Baustellen

Zeiterfassung im Handwerk: Stempeln in Werkstatt und Baucontainer

Ihre Monteure stempeln morgens am Tablet im Baucontainer oder in der Werkstatt, mit der InShift-App oder mit Personalnummer und PIN. Im Büro sehen Sie, wer auf welcher Baustelle ist, und am Monatsende stehen die Stunden je Person neben dem Wochenplan, als Excel-Datei oder als Export für DATEV.

Kostenlos startenBeispielwoche ansehen ↓

Stundenzettel am Freitag, Lohnabrechnung am Montag

In vielen Betrieben schreibt jeder Monteur seine Stunden auf einen Zettel, am Freitag im Transporter oder am Montag aus dem Gedächtnis. Im Büro werden die Zettel abgetippt, Lücken erfragt, und am Monatsende geht eine Liste an das Lohnbüro. Wer wann auf welcher Baustelle war, steht in drei Handschriften auf fünf Zetteln.

InShift dreht die Reihenfolge um. Erst steht der Plan: wer nächste Woche auf welcher Baustelle ist, wer im Kundendienst fährt, wer in der Berufsschule sitzt. Dann stempelt jede Person dort, wo sie arbeitet, und die gestempelte Zeit steht neben der geplanten. Abgetippt wird nichts mehr.

Beispiel: eine Woche in einem SHK-Betrieb mit zwei Baustellen

Neubau Lindenstraße (L) und Sanierung der Grundschule (S) jeweils 07:00–16:00, Kundendienst (K) 08:00–17:00 ab Werkstatt, Werkstatt (W) 07:00–15:30, Berufsschule (B) für die Azubis.

WerMoDiMiDoFr
MeisterLSLSW
Monteur 1LLLLL
Monteur 2LLSSS
Monteur 3SSSLL
Monteur 4KKKKK
HelferLLLSW
Azubi, 2. LehrjahrSBSSW
Azubi, 1. LehrjahrKKBBK

Jede Baustelle ist ein Standort mit eigenem Tablet, der Kundendienst stempelt in der Werkstatt. Der Azubi im ersten Lehrjahr fährt an Kundendiensttagen mit Monteur 4. Wechselt jemand mittags die Baustelle, sind das zwei Schichten an zwei Standorten, und die Stunden des Tages werden zusammengezählt.

Auf der Baustelle

Ein Tablet im Baucontainer als Stempeluhr

Als Terminal dient jedes Tablet oder ältere Handy mit Browser, im Baucontainer, im Bauwagen oder an der Werkstatttür. Es zeigt einen QR-Code, der sich laufend erneuert, und gehört zu genau einem Standort. Der Monteur scannt den Code mit der InShift-App beim Kommen, zur Pause und beim Gehen. Wer kein Smartphone dabeihat, tippt „Without a phone“ und gibt Personalnummer und PIN ein.

  • Ohne Netz läuft der Code weiter; die App speichert die Buchung und sendet sie nach, mit der Uhrzeit aus dem Code
  • Ein Bildschirmfoto des Codes funktioniert nach zwei Minuten nicht mehr
  • Neue Baustelle: Unter „Terminals“ legen Sie ein Terminal für den Standort an und verbinden das Tablet mit dem „Pairing code“
  • Ein Tablet fällt aus: Die Leitung trägt die Zeiten mit „Add a shift manually“ und einem Grund nach

Stunden und Lohn

Stunden je Monteur und je Baustelle, für Lohn und Nachkalkulation

In „Payroll“ steht jede Person mit ihren Schichten, den geplanten Stunden unter „Scheduled“ und den gestempelten unter „Checked in“. Der Lohn wird aus dem veröffentlichten Plan gerechnet; die Stempelzeiten stehen daneben zum Abgleich. Hat jemand länger gearbeitet, passen Sie die Schicht im Plan an, und der Betrag folgt. Nach Standort gefiltert zeigt dieselbe Seite die Stunden und Lohnkosten einer Baustelle für jeden Zeitraum.

  • Stundenlohn für Monteure und Helfer, Monatslohn für Meister und Azubis, je Person unter „Pay“
  • Überstunden mit der Regel „Over the daily norm“ unter „Premiums“, mit Ihrem Prozentsatz
  • Eine Auswärtspauschale als „Per-shift bonus“, als Regel nur für den Standort einer entfernten Baustelle
  • „Export to Excel“ und ein Export für DATEV mit Stunden und Lohnliste für das Lohnbüro

Kundendienst, Notdienst und was InShift nicht erfasst

Im Kundendienst fährt ein Monteur vier oder fünf Kunden am Tag an. Er stempelt morgens und abends am Tablet in der Werkstatt, unterwegs nicht. Die Bereitschaft am Wochenende ist ein eigener Schichttyp, etwa „Notdienst Sa–So“, damit jeder sieht, wer dran ist. Eine Pauschale dafür tragen Sie in „Payroll“ mit „Bonus or deduction“ ein.

Stunden je Auftrag für die Kundenrechnung erfasst InShift nicht, ebenso wenig Material, Aufmaß oder Fotos von der Baustelle. Einen GPS-Standort fragt die App nicht ab: Wo gestempelt wurde, ergibt sich aus dem Tablet, dessen Code gescannt wurde. Für Aufträge, Angebote und Rechnungen bleibt Ihre Handwerkersoftware; InShift beantwortet, wer wann wo gearbeitet hat und was das an Lohn ergibt.

In der App

Jeder Monteur sieht seine Woche und seine Stempelzeiten

Die App zeigt die Baustelle des nächsten Tages mit Beginn und Ende, und unter „Who else is working“ steht, wer mit im Trupp ist. Unter „My check-ins“ stehen die eigenen Buchungen des Monats mit der Summe „This month“. Fragt das Büro nach einem fehlenden Tag, sehen beide dieselben Zeiten, und der Streit über den Stundenzettel entfällt.

  • Urlaub und Krankmeldung als Antrag in der App, Freigabe unter „Requests“
  • Planänderungen nach „Publish“ kommen als Push-Nachricht
  • Chat je Standort für die Baustelle, ohne private Gruppen auf dem Handy

Den Betrieb an einem Nachmittag einrichten

Für einen Betrieb mit fünf bis dreißig Leuten.

  1. 1

    Werkstatt und Baustellen

    Konto mit E-Mail oder Google. Die Werkstatt als ersten Standort, jede längere Baustelle als weiteren, mit Adresse.

  2. 2

    Positionen und Schichttypen

    Meister, Monteur, Helfer, Azubi. Dazu „Baustelle 07:00–16:00“, „Kundendienst“, „Werkstatt“ und „Berufsschule“ mit ihren Wochentagen.

  3. 3

    Team und Tablets

    „Add multiple“ für alle Namen, „Invite team“ für die App, PIN für alle ohne Smartphone. Unter „Terminals“ je Standort ein Tablet verbinden.

  4. 4

    Erste Woche

    Baustellen besetzen, Kundendienst und Berufsschule eintragen, dann „Publish“. Ab Montag wird gestempelt.

Häufige Fragen

Wie funktioniert die Zeiterfassung auf der Baustelle?▾

Im Baucontainer oder Bauwagen steht ein Tablet oder altes Handy mit Browser als Terminal. Es zeigt einen wechselnden QR-Code, den der Monteur mit der InShift-App scannt. Ohne Smartphone stempelt er mit Personalnummer und PIN. Spezielle Hardware brauchen Sie nicht.

Was passiert ohne Netz auf der Baustelle?▾

Der Code auf dem Tablet läuft ohne Netz weiter. Die App speichert die Buchung und sendet sie, sobald wieder Verbindung besteht, mit der Uhrzeit aus dem Code. Fehlt eine Buchung ganz, trägt die Leitung die Schicht mit Grund von Hand nach.

Nutzt InShift GPS?▾

Nein. Der Ort einer Buchung ergibt sich aus dem Tablet, dessen Code gescannt wurde, und jedes Tablet gehört zu einem Standort. Ein Bewegungsprofil der Monteure entsteht nicht.

Kann ich die Stunden je Auftrag für die Rechnung erfassen?▾

Nein. InShift erfasst Stunden je Person und je Standort, also je Baustelle, wenn sie ein eigener Standort ist. Stunden je Auftrag im Kundendienst, Material und Aufmaß bleiben in Ihrer Handwerkersoftware.

Wird nach den gestempelten Stunden bezahlt?▾

Der Lohn wird aus dem veröffentlichten Plan gerechnet, die gestempelten Stunden stehen in „Payroll“ daneben. Weicht ein Tag ab, passen Sie die Schicht im Plan an, und der Betrag ändert sich mit.

Was kostet InShift für einen Handwerksbetrieb?▾

Der Tarif Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Mit Baustellen als weiteren Standorten nutzen Sie den Tarif Basic und zahlen pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5; Standorte, Tablets und Zeiterfassung kosten nichts extra. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Ab nächster Woche ohne Stundenzettel

Werkstatt, Baustellen und Team an einem Nachmittag anlegen, ein Tablet in den Baucontainer stellen und am Montag stempeln.

Kostenlos starten