Für Kitas, Krippen und Kindergärten

Dienstplan Kita: von der Öffnung bis zum Abholen jede Gruppe besetzt

Die Kita öffnet um sieben, die letzten Kinder gehen um fünf, und kaum jemand im Team arbeitet die ganzen zehn Stunden. Mit InShift erstellen Sie den Dienstplan Ihrer Kita im Browser: Früh-, Kern- und Spätdienst für jede Gruppe, Teilzeit mit festen Tagen und die Verfügungszeit als eigenen Dienst. Jede Fachkraft sieht ihre Woche in der App, und bei einer Krankmeldung bieten Sie den Dienst dem Team als offene Schicht an.

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Zehn Stunden geöffnet, acht Fachkräfte, kaum eine in Vollzeit

Eine Kita mit zwei Krippengruppen und einer Kindergartengruppe ist von 7 bis 17 Uhr geöffnet. Früh kommen die ersten Kinder einzeln, zwischen neun und drei sind alle Gruppen voll, ab drei wird abgeholt. Das Team: Erzieherinnen und Erzieher, Kinderpflegerinnen, eine Leitung, eine Praktikantin, viele mit 25 oder 30 Stunden und festen freien Tagen. Dazu kommen Verfügungszeit für Vorbereitung und Elterngespräche, Teamsitzung, Fortbildungen und Schließtage.

Die Leitung schreibt den Plan meist am Freitag für die nächste Woche, oft auf Papier oder in Excel. Am Montag um 6:40 meldet sich jemand krank, und der Plan wird am Telefon umgebaut. Unten finden Sie eine Beispielwoche und sehen, wie Gruppen, Dienste und Verfügungszeit in InShift angelegt werden und was bei einer Krankmeldung passiert.

Beispiel: eine Woche in einer Kita mit drei Gruppen

Früh F 07:00–14:00, Kern K 08:30–15:30, Spät S 10:00–17:00, Teilzeit T 08:00–12:30, Verfügungszeit V 13:00–15:00 als eigener Dienst. Jeden Tag öffnen zwei Personen und zwei schließen.

WerMoDiMiDoFr
Erzieherin, Krippe 1FFSKF
Kinderpflegerin, Krippe 1SKFSS
Erzieherin, Krippe 2KSFFK
Erzieher, Krippe 2 (Teilzeit)TTT + VTfrei
Erzieherin, KindergartenSFKSF
Erzieherin, KindergartenFSSFS
Kinderpfleger, KindergartenKKKKU
LeitungKKKKK

U ist ein genehmigter Urlaubstag. Der Erzieher in Teilzeit hat am Freitag seinen festen freien Tag. Wer Verfügungszeit hat, bekommt an diesem Tag zwei Dienste, hier T und V am Mittwoch; ihre Stunden werden zusammengezählt. Die Besetzung je Gruppe, die Ihr Träger vorgibt, sehen Sie im Plan Tag für Tag; eine automatische Prüfung gibt es nicht.

Gruppen und Dienste

Jede Gruppe als Abteilung, jeder Dienst als Schichttyp

Die Kita ist ein Standort, die Gruppen Krippe 1, Krippe 2 und Kindergarten sind Abteilungen, Erzieherin, Kinderpflegerin und Leitung sind Positionen. Die Dienste legen Sie einmal als Schichttypen mit Beginn, Ende und Wochentagen an, auch „Verfügungszeit“, „Teamsitzung“ und „Fortbildung“. In der Wochenansicht steht dann jede Person in ihrer Gruppe, und im Kopf jedes Tages die Zahl der Dienste.

  • Feste freie Tage der Teilzeitkräfte markieren Sie mit „Can’t work“; „Publish“ warnt vor Diensten an diesen Tagen
  • „Copy week“ übernimmt die Woche als Entwurf, Sie ändern nur, was anders ist
  • Mehrere Kitas eines Trägers sind mehrere Standorte, Springerkräfte mit „Available for substitution“ sehen offene Dienste aller Häuser
  • An Schließtagen planen Sie keine Dienste; Urlaub beantragt das Team in der App unter „Day off“

Vertretung

Krankmeldung um 6:40, Vertretung vor dem Frühdienst

Die Kollegin meldet sich in der App unter „Day off“ mit „Sick leave“. Die Meldung erscheint bei der Leitung unter „Requests“, im Browser und in der App. Sie bestätigen sie und bieten den Dienst als offene Schicht an: Wer die passende Position hat, bekommt eine Push-Nachricht und tippt „I want it“. Sie entscheiden, wer übernimmt, und der Plan ist für alle sofort aktuell.

  • „Time off“, „Swaps“ und „Open shifts“ als Reiter, jede Anfrage mit „Approve“ und „Reject“
  • Tausch unter Kolleginnen über „Substitute“; unter „Request rules“ legen Sie fest, ob die Leitung zustimmen muss
  • Wer vorübergehend nicht eingeplant wird, etwa in Elternzeit, bekommt „Not scheduled“

Verfügungszeit, Teamsitzung und Fortbildung im Plan

Verfügungszeit ist Arbeitszeit ohne Kinder: Beobachtungen schreiben, Elterngespräche vorbereiten, Portfolios pflegen. Steht sie nur im Kopf der Leitung, wird sie an vollen Tagen gestrichen. Steht sie als eigener Dienst im Plan, etwa mittwochs von 13 bis 15 Uhr, sieht das ganze Team, wer wann dran ist, und die Stunden zählen mit.

Die Teamsitzung am Donnerstagabend ist ein Dienst für alle, die teilnehmen. Ein Fortbildungstag ist ein Dienst mit den Stunden, die Sie anrechnen, und der Plan zeigt, dass diese Person an dem Tag nicht in der Gruppe ist. Die Stunden des Monats je Person stehen in „Payroll“, mit „Export to Excel“ für den Träger oder das Lohnbüro.

In der App

Jede Fachkraft sieht ihre Woche und wer mit ihr arbeitet

Im Reiter „Rota“ der App steht der Monat mit allen Diensten der Person. Ein Tipp auf einen Tag zeigt Dienst und Uhrzeit und unter „Who else is working“, wer an diesem Tag mit im Haus ist. Änderungen nach „Publish“ kommen als Push-Nachricht, ein Aushang im Personalraum ist nicht mehr nötig.

  • Urlaub, Krankmeldung und persönliche Tage als Antrag in der App
  • Dienste tauschen mit „Substitute“, die Leitung sieht jeden Tausch
  • Team-Chat für die Kita, ohne private Handynummern

Den Dienstplan der Kita an einem Nachmittag umstellen

Für eine Kita mit acht bis zwanzig Beschäftigten.

  1. 1

    Kita und Gruppen

    Konto mit E-Mail oder Google. Die Kita als Standort, die Gruppen als Abteilungen, Erzieherin, Kinderpflegerin und Leitung als Positionen.

  2. 2

    Dienste anlegen

    Früh, Kern, Spät, Teilzeit und Verfügungszeit als Schichttypen mit Uhrzeit und Wochentagen.

  3. 3

    Team einladen

    „Add multiple“ nimmt die Namensliste auf einmal, „Invite team“ gibt Code und QR-Code für die App.

  4. 4

    Erste Woche

    Öffnung und Schließung zuerst besetzen, dann die Kernzeit, dann „Publish“. Danach „Copy week“ und nur Änderungen eintragen.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich einen Dienstplan für die Kita?▾

Zuerst die Öffnungszeit in Dienste teilen, etwa Früh 7 bis 14, Kern 8:30 bis 15:30 und Spät 10 bis 17 Uhr. Dann Öffnung und Schließung besetzen, danach die Kernzeit in jeder Gruppe, zuletzt Verfügungszeit und Teilzeit. In InShift legen Sie die Dienste einmal an und kopieren die Woche.

Wie plane ich die Verfügungszeit?▾

Als eigenen Schichttyp mit Uhrzeit, etwa „Verfügungszeit 13:00–15:00“. Eine Person kann am selben Tag zwei Dienste haben, zum Beispiel Frühdienst und Verfügungszeit; die Stunden werden zusammengezählt.

Prüft InShift die Besetzung jeder Gruppe?▾

Eine automatische Prüfung gibt es nicht. Im Plan steht jede Person in ihrer Gruppe, im Kopf jedes Tages die Zahl der Dienste, und Lücken fallen vor „Publish“ auf. Offene Schichten gehen nur an Personen mit passender Position.

Können Teilzeitkräfte feste freie Tage haben?▾

Ja. Sie markieren die Tage bei der Person mit „Can’t work“, ganztägig oder für einen Zeitraum. Plant jemand trotzdem einen Dienst an so einem Tag, warnt „Publish“ vor dem Veröffentlichen.

Wir sind ein Träger mit mehreren Kitas. Geht das?▾

Ja. Jede Kita ist ein Standort mit eigener Leitung und eigenem Plan, Springerkräfte mit „Available for substitution“ sehen offene Schichten aller Häuser. Die Geschäftsstelle sieht alle Standorte zusammen.

Was kostet InShift für eine Kita?▾

Der Tarif Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen und reicht damit für viele kleine Kitas. Größere Teams und Träger mit mehreren Kitas nutzen den Tarif Basic und zahlen pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Die nächste Woche schon in InShift planen

Gruppen, Dienste und die erste Woche an einem Nachmittag, und das Team sieht den Plan noch am selben Tag in der App.

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