Учётный период и переработки: как правильно считать при сменном графике

Суммированный учёт рабочего времени — инструмент, который позволяет спокойно ставить смены по 10-12-24 часа. Но он только тогда не создаёт проблем, когда вы правильно считаете норму часов за учётный период. Разбираем механику.

Что такое учётный период

Учётный период — это промежуток времени, за который вы подводите итог часов: вышла команда в норму или есть переработка. Могут быть:

• Недельный — для 5/2 графика. Норма 40 часов.
• Месячный — для большинства сменных графиков. Норма равна сумме рабочих часов за этот месяц в производственном календаре.
• Квартальный — самый популярный для 2/2, 3/3. Даёт больше пространства для балансирования.
• Годовой — для сезонных бизнесов, где летом нагрузка выше.

Учётный период устанавливается приказом по предприятию или в коллективном договоре.

Как считается норма часов

Норма — это количество рабочих дней в учётном периоде × 8 (для 5-дневки). Рабочие дни берёте из производственного календаря.

Пример для декабря 2025:

• Рабочих дней: 22
• Норма: 22 × 8 = 176 часов

Для квартального периода — складываете нормы трёх месяцев.

Три реальных примера

Пример 1. График 2/2 по 12 часов, 1 человек

Ноябрь 2025 года. Норма — 20 рабочих дней × 8 = 160 часов.

Работник вышел: 15 смен × 12 = 180 часов.

Переработка: 180 − 160 = 20 часов. Оплачиваются сверхурочно.

Если установить квартальный учёт (октябрь+ноябрь+декабрь):

• Норма квартала: 175 + 160 + 176 = 511 часов.
• Работник за квартал: 46 смен × 12 = 552 часа.
• Переработка: 552 − 511 = 41 час.

Квартальный учёт всё равно даёт переработку, но менее резко, чем месячный.

Пример 2. График 1/3 (24 часа, охрана)

Декабрь 2025. Норма — 176 часов.

Охранник: 8 суточных × 24 = 192 часа.

Переработка: 192 − 176 = 16 часов. Плюс ночные надбавки за 8 часов каждой смены (с 22:00 до 6:00) — 64 часа × надбавка.

Пример 3. График 5/2 по 8 часов

Норма соблюдена точно. Переработок нет. Если человек выходит дополнительно — это сверхурочная работа с оплатой в полтора/двойном.

Когда переработка перестаёт быть легальной

Ориентиры, за которые лучше не выходить:

• Не более 4 часов сверхурочно за два дня подряд.
• Не более 120 часов в год на работника.

Если ваш график 2/2 по 12 часов выходит в 240 часов переработок в год — это уже нарушение. Надо сокращать смены (до 11,5) или добавлять выходные недели.

Как оплачиваются переработки

Как принято оплачивать:

• Первые 2 часа сверх нормы — в полуторном размере.
• Следующие часы — в двойном размере.

Если работник работал в выходной — оплата в двойном размере. В праздник — тоже двойная.

Как упростить учёт

В Excel это работает для 1-3 человек, дальше начинается хаос. Проблемы:

• Формулы ломаются при редактировании ячеек.
• Выходные/праздничные дни нужно обновлять вручную.
• Когда кто-то болел — нужно пересчитывать норму.
• Ночные часы нужно считать по часам пересечения с полосой 22:00–6:00.

Здесь помогает InShift:

• Весь график в одном месте, с историей правок и замен.
• Отработанные часы каждого за любой период — сразу, без формул.
• Сумма по часовой ставке считается сама.
• Выгрузка в Excel, чтобы бухгалтерия считала доплаты на готовых часах.

Доплаты за ночные, праздничные и переработки InShift не начисляет: ставки и надбавки у каждого бизнеса свои, поэтому эту часть ведёт бухгалтерия. Наша задача — дать ей точные часы, а не собранные по чатам.

Что держать на радаре

1. Учётный период установлен приказом.
2. Норма часов считается по производственному календарю.
3. Переработка фиксируется, оплачивается, не превышает 120/год.
4. Ночные смены сокращаются или компенсируются.
5. Бухгалтерия получает готовый табель, без ручного подсчёта.

Тогда итоги месяца сходятся, а команда не обижается на недоплаченные часы.

Итог

Учётный период — фундамент суммированного учёта. Месячный — простой, квартальный — гибче. Норму берём из производственного календаря, переработку фиксируем и оплачиваем в полтора/двойном. Автоматизация экономит часы рутины и устраняет ошибки.

Читайте также: Учёт рабочего времени при сменном графике, Сколько смен и часов выходит за месяц.