Код приглашения это 6 знаков, которые привязывают аккаунт человека в приложении к его карточке в вашей организации. Вы создаёте карточку, панель выдаёт код, человек устанавливает приложение, вводит код и видит свой график. Один код на одну карточку, и пока он действует, панель показывает один и тот же код, сколько раз вы бы его ни открывали.
Код состоит из больших букв и цифр без нуля, единицы и букв I и O, чтобы их не путали при диктовке, например «5MXK6M». Он действует 7 дней и сгорает после первого использования. Под кодом окно пишет точный срок по часам вашей организации, например «Код действует до 5 октября, 14:30».
Выдавать коды может владелец, совладельцы и те, у кого есть право «Управлять сотрудниками». Руководитель выдаёт код только людям, у которых прав меньше, чем у самого руководителя: на карточке с ролью, где столько же прав или больше, кнопка «Пригласить» серая с подсказкой «Приглашение на эту роль выдаёт совладелец или владелец: в ней столько же прав, как у вас, или больше».
Где найти
«Сотрудники» → в таблице столбец «Приложение»: у человека без приложения там кнопка «Пригласить». Кнопка «Не подключены» вверху оставляет в таблице только тех, кто ещё без кода. На телефоне «Пригласить» стоит в строке человека.
Для всех сразу: окно «Пригласите команду», один текст с кодом напротив каждого имени. Панель открывает его кнопкой «Пригласить команду» после добавления людей таблицей, после первой публикации графика в окне «График опубликован!» и после «Импорт». Для нескольких выбранных: галочки в таблице → «Пригласить N» в полосе внизу. На главной отдельного окна нет: строка «Не подключили приложение» с кнопкой «Пригласить» ведёт к списку сотрудников.
В карточке человека без приложения: форма «Редактировать» → блок «Приглашение» → «Пригласить». На странице «Глазами сотрудника» код лежит прямо в карточке человека.
Шаг за шагом: дать код одному человеку
- В «Сотрудники» нажмите «Пригласить» в столбце «Приложение» в строке человека. Откроется окно с его именем и кодом, а внизу срок, например «Код действует до 5 октября, 14:30», и кнопка «Перевыпустить код».
Окно приглашения: код, подсказка о входе, «Копировать приглашение», WhatsApp, Telegram, Email, поле для почты, срок кода и «Перевыпустить код» - Передайте код удобным способом.
«Копировать приглашение»: в буфер попадает готовое сообщение: обращение по имени, ссылка на загрузку приложения, код и три шага входа. Вставьте в любой мессенджер.
«WhatsApp», «Telegram», «Email», а на телефоне ещё «Viber» и «SMS»: открывают приложение с уже написанным сообщением.
«Или отправьте код на email»: впишите почту и нажмите «Отправить». Письмо придёт от InShift, появится надпись «Отправлено на …» и кнопка «Отправить ещё на один адрес». - Что делает человек: устанавливает InShift, нажимает «Регистрация» → «Я сотрудник», вводит код, создаёт аккаунт со своей почтой и паролем. Подробно в статье Присоединиться к команде по коду.
- Как только он введёт код, вместо «Пригласить» в его строке появится «Подключён», счётчик вверху списка изменится, например «7 человек · 6/7 подключены», а в «Живая лента» на главной появится запись, что человек подключил приложение.
Шаг за шагом: коды для всей команды
- Откройте окно «Пригласите команду»: после добавления людей таблицей кнопка «Пригласить команду», после первой публикации графика такая же кнопка в окне «График опубликован!». Только нескольким людям: отметьте их галочками в таблице «Сотрудники» и нажмите «Пригласить N» в полосе внизу.
- В окне готовый текст для всех, кто ещё не присоединился: ссылка на загрузку приложения, как войти («Регистрация» → «Я сотрудник» → свой код), строка «Коды для входа:» и под ней имя и код каждого, а в конце «Коды действуют до …». Срок берётся самый ранний: код, выданный раньше, сгорит раньше.
- Нажмите «Скопировать текст» и отправьте его в чат команды. Каждый найдёт своё имя и введёт свой код.
Окно «Пригласите команду»: один текст с именами и кодами и кнопка «Скопировать текст»
QR-кода в панели нет ни для команды, ни для одного человека: QR показывает приложение руководителя, статья Пригласить сотрудника с телефона.
Как работает код
Код выдаётся карточке, а не почте: человек регистрируется с любой своей почтой, и код привязывает этот аккаунт к карточке. Его почту вам знать не нужно.
Пока код действует, каждое открытие окна показывает тот же код. Когда срок «Код действует до …» проходит, код сгорает, и следующее нажатие «Пригласить» выдаёт новый. Старый после этого не работает.
Шаг за шагом: перевыпустить код
Код попал не тому человеку, текст с кодами ушёл не в тот чат или человек потерял сообщение: не ждите 7 дней, замените код.
- Нажмите «Пригласить» в строке человека. В панели это «Сотрудники», в приложении руководителя «Команда» или «Без приложения».
- Внизу окна нажмите «Перевыпустить код». Подтверждение не нужно.
- В окне появится новый код и новый срок на 7 дней, а под ними «Старый код больше не действует». Старый неиспользованный код не принимается уже с этой секунды: человек с ним увидит «Неверный или просроченный код».
- Передайте человеку новый код тем же способом. В тексте «Пригласите команду», отправленном раньше, код этого человека уже не работает: откройте окно ещё раз и отправьте свежий текст.
Перевыпустить можно только пока человек ещё не подключил приложение, и только тому, кто может выдать ему код.
Код одноразовый: как только им воспользовались, он помечается использованным. Второй раз тот же код не ввести.
Человек, у которого уже есть аккаунт InShift в другой организации, этим кодом присоединиться не сможет: один аккаунт работает в одной организации. Ему нужно зарегистрироваться с другой почтой.
Человек, которого вы уволили, а потом восстановили, получает новый код: старый аккаунт от карточки отвязан.
Почему код не подходит
Человек видит «Неверный или просроченный код»: проверьте знаки, в том числе похожие буквы, и срок «Код действует до …» в окне «Пригласить». Если срок прошёл, нажмите «Пригласить» ещё раз и передайте новый код. Если код перевыпускали, у человека старый: передайте ему тот, что сейчас в окне.
«Срок действия кода истёк. Попросите у руководителя новый»: то же, код старше 7 дней.
«Этот код уже использован. Если аккаунт создан, войдите в него»: человек уже зарегистрировался этим кодом, возможно, с другого телефона. Пусть нажмёт «Войти» и введёт почту и пароль. Забыл пароль: задайте новый в его карточке, блок «Доступ к приложению».
«Эта карточка уже подключена к аккаунту…» у человека или «Человек уже подключён к приложению, код ему не нужен…» у вас после «Пригласить»: карточка уже привязана к аккаунту, часто пока у вас был открыт старый экран. Если почта указана с ошибкой, не заводите новую карточку и не давайте новый код: измените почту в карточке человека, блок «Доступ к приложению», и при необходимости задайте там же новый пароль.
«У вас уже есть аккаунт» с подсказкой «Эта почта уже зарегистрирована. Код не нужен, просто войдите.»: человек вводит почту, с которой уже есть аккаунт в вашей организации. Ему нужно войти, а не регистрироваться.
Подсказка «Эта почта уже зарегистрирована в другой организации InShift. Один аккаунт работает в одной организации: для этой команды зарегистрируйтесь с другой почтой.»: человек работал в другой компании с InShift под этой почтой. Пусть зарегистрируется с другой.
Подсказка «Эта почта уже зарегистрирована. Войдите в свой аккаунт: приложение само попросит код приглашения.»: у человека есть аккаунт, который отвязали от предыдущей организации. Пусть войдёт, приложение само запросит код.
Человек вводит код на сайте, а не в приложении: код принимает только приложение. На сайте регистрируются владельцы.
У вас нет кнопки «Пригласить» или она серая: человек уже подключён, у вашей роли нет права «Управлять сотрудниками», или в роли человека столько же прав, как у вас, или больше, и такой код выдаёт совладелец или владелец. Уволенному код не выдаётся: сначала «Восстановить».
Вопросы и ответы
Безопасно ли отправлять код в мессенджере?
Да. Код привязывает аккаунт только к одной карточке, действует 7 дней и сгорает после использования. Чужой не сможет увидеть больше, чем видит этот человек.
Можно ли выдать код заранее, а человек придёт через месяц?
Нет, за 7 дней он сгорит. Выдайте код, когда человек готов установить приложение, или выдайте новый позже.
Код отправили не тому человеку. Как его отменить?
Нажмите «Пригласить» в строке человека, затем «Перевыпустить код». Старый код перестанет действовать сразу, а новый передайте нужному человеку.
По каким часам считается срок кода?
По часовому поясу и формату времени организации, тем же, что в графике. Поэтому руководитель и владелец видят одинаковый срок, даже если один из них в командировке.
Человек подключился с чужой почты. Что делать?
В его карточке в блоке «Доступ к приложению» измените «Электронная почта» на правильную. Меняет почту тот, кто ведёт карточку: владелец, совладелец или руководитель с правом «Управлять сотрудниками», если у человека прав меньше, чем у самого руководителя. Подтверждение не нужно, письма человеку тоже нет: сообщите ему новую почту сами.
У сотрудника уже есть аккаунт InShift с другой работы. Что делать?
Один аккаунт работает в одной организации, поэтому пусть зарегистрируется по вашему коду с другой почтой: приложение скажет «Эта почта уже зарегистрирована в другой организации InShift». Войти старым аккаунтом и ввести код можно только тогда, когда предыдущая организация его уволила и аккаунт отвязан: тогда приложение само попросит код приглашения.
Как понять, кто ещё не подключился?
Счётчик вверху «Сотрудники», например «7 человек · 5/7 подключены», кнопка «Не подключены» и строка «Не подключили приложение» на главной.