Должность это то, что человек делает на работе: бариста, повар, кассир, уборщица. У каждого сотрудника есть основная должность, и по должностям InShift строит график.
Почему это важно: в сетке графика люди сгруппированы по должностям, типы смен в локации группируются по должности, а замену на смену бариста система ищет среди тех, кто может работать бариста. Человек без должности в графике тоже есть, в группе «Без группы», и смену ему поставить можно, но на замену по должности его не предложат.
Должность и права доступа это разные вещи. Должность отвечает на вопрос «что человек делает», а права доступа («Співробітник», «Менеджер», «Директор») на вопрос «что человек может в приложении и админке». Повар может быть менеджером, а бариста может быть владельцем.
Где найти
Список всех должностей: меню «Сотрудники» → вкладка «Должности».
Добавить должность можно в двух местах: на этой вкладке кнопкой «Добавить должность» или внутри локации («Локации» → открыть локацию → «Добавить должность»). Результат одинаковый: должность одна на всю организацию.
Шаг за шагом
- В меню слева нажмите «Сотрудники», затем вверху вкладку «Должности».
- Нажмите «Добавить должность» вверху справа.
- В поле «Имя» напишите должность так, как её называют у вас: «Бариста», «Официант», «Старший смены». Одна должность на один вид работы, без фамилий и без локаций в названии.
- Выберите цвет, если хотите, чтобы должность выделялась в графике, и нажмите «Добавить должность».
Блок «Новая должность»: поле названия и цвета - Назначьте должность людям. Откройте карточку сотрудника («Сотрудники» → локация → нажмите на человека) и в блоке «Должность» выберите «Основная должность». Если человек умеет ещё что-то, добавьте это в «Может подменять»: тогда его будут предлагать на замену и по этой должности.
- Если новой должности нужны свои смены, добавьте их в локации: «Локации» → локация → карточка должности → «Добавить тип смены». В планировщике человеку предлагаются все типы смен локации, так что если подходят имеющиеся, добавлять ничего не нужно. Подробно в статье Создать локацию и типы смен.
Отделы
Когда должностей много, их удобно разложить по отделам: «Кухня», «Зал», «Склад». Отдел это только папка для должностей, на график он не влияет. Добавить отдел: вкладка «Должности» → «Добавить отдел», в появившейся строке впишите название (например «Кухня»), выберите цвет и нажмите галочку «Сохранить». Внутри локации та же кнопка открывает блок «Новый отдел» с полем «Имя» и кнопкой «Добавить отдел». Должность переносят в отдел перетаскиванием за ручку слева в её строке.
Как изменить или удалить
На вкладке «Должности» в строке должности справа есть значок с тремя точками, «Действия с должностью»: переименовать, изменить цвет, перенести в отдел или удалить. Цифра рядом показывает, сколько людей имеют эту должность.
Удалить можно только должность, которая больше никому не назначена, в том числе уволенным. Иначе появится надпись «Сначала снимите должность с N сотрудников»: измените должность этим людям в их карточках.
Почему действия нет
Нет вкладки «Должности» или кнопки «Добавить должность»: у вашей роли нет права «Должности и права доступа». Попросите владельца или совладельца.
В карточке сотрудника вместо поля должности надпись «Добавьте должности (бариста, повар…), чтобы назначать их в графике» и кнопка «Настроить»: должностей ещё не создано. Добавьте хотя бы одну на вкладке «Должности» и вернитесь.
В графике человек стоит в группе «Без группы», а не в своей должности: в его карточке не заполнена «Основная должность». Человека нет в сетке совсем: в блоке «График» включено «Без графика» или у него другая основная локация.
Вопросы и ответы
Сколько должностей заводить?
Столько, сколько у вас разных работ в графике. Кофейне обычно хватает двух или трёх: бариста, повар, уборщица. Не заводите должность под каждого человека.
Может ли человек иметь две должности?
Да. Основная одна, она определяет группу в графике. Остальные добавьте в «Может подменять»: в смены этой должности человека можно ставить и предлагать на замену.
Нужна ли должность владельцу?
Нет, если владелец не выходит в смены. В его карточке можно включить «Без графика», и его не будет в планировщике.
Что будет с графиком, если переименовать должность?
Ничего: смены останутся на месте, изменится только название группы.